高校學報新編輯作者資源庫建設與維護

孟婉婉,鄧 佳

(武漢交通職業(yè)學院 學報編輯部，湖北 武漢 430065)

高校學報作為一種專業(yè)性強、學科研究涉及面廣的學術期刊，是高校教學及科研相互交流的通道，是我國學術期刊的重要組成部分。高校學報以反映高校教學和科研成果的特性既決定了其總體上以“綜合類”為主，但其重點欄目又突出學校特色。在培育世界一流科技期刊的大背景下，高校學報在面臨巨大發(fā)展機遇的同時，其在稿源質量和辦刊質量等方面的競爭也越來越激烈，對高校學報的組稿工作也提出了更高的要求。作為稿件的創(chuàng)造者，高校學報的作者資源是高效學報賴以生存和發(fā)展的生命線，擁有一支高水平、穩(wěn)定的作者隊伍是高校學報持續(xù)高質量發(fā)展的動力。新編輯如何在有限的時間內掌握作者資源開發(fā)方向和方法以及如何做好作者資源庫的維護是其需要重點思考的問題。筆者作為一名新編輯，結合自身工作經驗，嘗試對作者資源庫的建設與維護方法進行總結，為新入職的年輕編輯提供工作思路，更快進入編輯工作狀態(tài)，提高組稿效率與精準度。

1 高校學報新編輯建設作者資源庫的思路

1.1 明確學報定位 明晰作者目標群體

學報新編輯可以通過學報定位明確學報的發(fā)展方向以及學報的選題范疇，進而鎖定作者群體。筆者這里談的學報定位是指對學報的辦刊宗旨、近幾年的核心影響因子、涉及的學科領域、學科占比、學科細分、面向的作者群體以及近幾年的發(fā)文作者進行統(tǒng)計分析，了解學報的總體辦刊情況[1]。由于學報具有跨學科多領域的特點，通過對近幾年學報刊發(fā)文章涉及的學科領域、學科占比等進行統(tǒng)計分析，可以準確把握學報的研究重點及熱點，從學科領域方面初步定位作者群體。此外，通過統(tǒng)計分析近幾年發(fā)文作者的總發(fā)文量、在學報的總發(fā)文量、發(fā)文密度以及作者所在單位、職稱等，一方面，可以促使學報新編輯通過職稱以及學校層次進一步鎖定作者目標群體；另一方面，學報新編輯可以挖掘出在學報發(fā)文量高和發(fā)文密度高的老作者，以便更有針對性地對其約稿、組稿，以保證高校學報的專業(yè)學術水平和高質量發(fā)展。

1.2 搜索作者資源信息的方法和途徑

明確了學報定位，明晰了作者目標群體，學報新編輯通過什么途徑和方法去獲取這些作者資源尤為關鍵。下面筆者結合自身工作實踐，梳理總結學報新編輯搜索和積累作者資源的幾種常用方法。

1.2.1利用高校官方網站找作者

利用高校官方網站找作者是比較直接、簡單的方法。新編輯在明確學報的定位后，可通過瀏覽相關學校官方網站，根據本學報的選題范疇進入相關院系頁面，獲取部分潛在作者的履歷、職稱、研究方向、科研成果以及聯(lián)系方式等信息。通過這些信息掌握潛在作者的基本情況，有選擇性地把這些潛在作者納入作者資源庫，并對其持續(xù)跟進。

1.2.2利用各類學術會議找作者

學術會議是相關專業(yè)學術交流的陣地，參加學術會議，聽取研究報告，可以了解國家的政策方針，掌握最新科研動態(tài)，把握相關專業(yè)研究熱點，這可以幫助新編輯進行選題策劃，對于學報需要哪些熱點文章，未來的約稿方向在哪里，新編輯可以做到心中有數。新編輯在主辦方允許的情況下，可以向參會人員發(fā)放約稿函和近期學報，一方面可以宣傳本學報，擴大學報的影響力；另一方面還可以有目地進行組稿約稿。學術會上的發(fā)言人以及在學會或者協(xié)會擔任領導職務的專家往往是在某個學科專業(yè)上有影響的人物[2]，新編輯有機會的話可以當面與其進行交流并推介學報，他們是新編輯需要重點關注的潛在作者群體。

1.2.3利用基金項目找作者

作者所持有的基金項目數量和層次一定程度上反映了該作者的學術水平，也暗示著作者近期正在做這方面的研究。新編輯可以通過各類的基金項目查詢系統(tǒng)查詢近幾年的立項項目，通過搜索關鍵詞可以獲取與學報研究相關的各類項目，項目的立項人就是新編輯所需要的潛在作者資源。新編輯可以通過上述學報定位進一步縮小范圍，之后通過中國知網等網站查詢立項者近期發(fā)文情況，進一步掌握其基金項目進展情況。這種方法目標比較明確，約到稿件的成功率會比較高，新編輯可以把這些立項人作為重點作者資源。

1.2.4通過老作者找新作者

老作者也是新編輯積累作者的重要資源之一，新編輯要密切關注老作者的發(fā)文密度和研究進展情況，平時加強與老作者的溝通與聯(lián)系。新編輯可以讓老作者幫忙引薦其周圍的老師或者其做研究的學生，利用老作者的人脈來挖掘潛在作者，實現(xiàn)作者資源“點-線-面”的擴展。對于第一次在學報發(fā)文的作者，編輯也可以在學報印后與作者進行聯(lián)系時，對其表達謝意，并請其多多關注學報，把學報推薦給他們周圍的同事或者學生，這也是新編輯利用工作挖掘新作者的機會。

1.2.5利用論文及其參考文獻找作者

利用論文及其參考文獻找作者是比較便利的方法，新編輯可以根據學報選題范圍直接在中國知網、萬方等數據庫搜索關鍵詞，在搜索結果里面甄選出近幾年優(yōu)質的文章，通過這些文章找作者。除此之外，新編輯在搜索的過程中也可以進一步了解相關選題近期的研究趨勢，對學報的組稿會有一定幫助。優(yōu)質的文章的參考文獻一般質量也比較高，參考文獻的標引反映作者對該學科領域了解的廣度和深度，新編輯通過文獻的閱讀可以拓寬思路，掌握研究進展，獲取多個潛在作者資源。

1.2.6通過期刊找作者

新編輯在上述進行期刊定位時應該對同等層次的期刊以及某個領域內比較優(yōu)秀的期刊有所了解，還有與自己期刊保持長期交流的期刊，這些都是新編輯獲取作者資源的重要途徑。特別是有一些期刊，會在每一篇文章的作者簡介部分提供作者的郵箱地址，這樣就便利了很多，對這些期刊進行長期跟蹤，會幫助新編輯積累比較豐富的作者資源。新編輯要想挖掘優(yōu)質的作者，需要具有職業(yè)敏感性，更需要用心去尋找，耐心去積累。

1.3 對作者資源庫進行管理

作者資源庫的積累是一個漫長的過程，為了約稿的高效與精準，新編輯要定期對其進行整理、過濾。筆者認為主要需要注意以下兩點：(1)進行分類管理。對通過不同渠道獲取的作者資源進行分類管理。例如，分別建立一個Excel表格，這些表格中通用的欄目包括作者姓名、工作單位、研究領域、職稱、聯(lián)系電話、郵箱地址、是否取得聯(lián)系、聯(lián)系的結果如何等。此外，對于通過不同渠道獲取的作者資源，其需要記錄的側重點又會不同，如對于老作者資源庫，可以記錄一下他們在學報的投稿頻率、刊發(fā)刊次等；對于通過基金項目獲取的作者資源，需要記錄一下項目名稱、獲批時間，根據基金項目的獲批時間進行歸類等。總之，新編輯可以在工作中根據自己的需要進行區(qū)別備注。(2)持續(xù)跟進與更新。新編輯在積累作者資源的過程中，要不斷對資源庫進行跟進與更新，對于聯(lián)系不到的可以不做重點關注或者刪去；對于聯(lián)系到并有意愿的可以持續(xù)跟進；對于手上有基金項目的要優(yōu)先聯(lián)系并跟進，總之，要把作者資源庫有效利用起來，使其持續(xù)動態(tài)發(fā)展。

2 高校學報新編輯作者資源庫的維護

新編輯在逐步建立作者資源庫的時候，也要學會如何去利用，好的作者資源是聯(lián)系和利用起來的，這樣才能夠發(fā)揮作者資源的巨大價值。這就需要新編輯做好作者資源庫的維護。

2.1 強化服務意識，建立良好的溝通模式

新編輯在整個出版活動中，要不斷培養(yǎng)為作者服務的意識，給予作者更多的人文關懷，運用良好的溝通方式，讓作者感受到較好的投稿體驗，從而樹立學報良好的形象，這也是增強學報競爭力的有效手段。第一，縮短審稿周期，及時反饋稿件信息。作者在投遞過一篇論文之后，往往想快速收到與稿件相關的信息，不論稿件質量如何，編輯都應該第一時間反饋稿件初審信息。對于通過初審的稿件，要及時通知作者，讓作者了解稿件的進展以及復審的期限，使作者做到心中有數；對于沒有通過初審的稿件，可建議作者另投他刊，并說明理由，給出修改建議。對于作者發(fā)過來的郵件，要第一時間予以回復[3]。第二，運用良好的溝通方式。不管稿件質量高低，編輯都要注意與作者交流時的語氣，態(tài)度要誠懇，語氣要委婉。對于沒有通過審理的稿件，編輯首先要肯定文章，再指出需要提高的地方，切記態(tài)度要溫和，感謝作者對學報的關注和信任。如果是由于不符合學報的辦刊宗旨而退稿，編輯可根據業(yè)務知識幫助作者推薦適合其投遞的刊物，并介紹一下學報的主要研究領域，如果以后有相關研究可以繼續(xù)投遞學報；如果是由于質量沒有達到要求，要把審稿意見很明確、很客觀地告訴作者，有的審稿意見可能帶有評判性的語氣或者表述比較直白，新編輯要對審稿意見進行重新整理，在保持原有意見意思不變的情況下，語言用語盡量委婉柔和。總之，在語言藝術上要多花心思，秉承“尊重知識、尊重作者勞動”的原則[4]，做到充分尊重作者，一般情況下，作者會理解編輯的用心。對于通過審理的稿件，新編輯也要為作者提供一份具體、明確、建設性的修改意見，也可以給作者發(fā)送樣稿，讓作者作為參考。在作者修改稿件過程中，做到主動溝通，詢問修改進度 為作者提供必要的幫助。在進行編輯加工時，如有較大的改動，要及時告知作者，與作者進行溝通與修改，使文章質量不斷提高。給作者提供優(yōu)質的服務必然會在作者心中留下很深的印象，進而可以提高學報的知名度與影響力。

2.2 通過互動機制與作者建立長期合作關系

期刊影響力的提升需要作者的長期關注與支持，在上述對作者的聯(lián)系與溝通處于單篇文章發(fā)表周期之外，新編輯還需具備“主動經營”理念。這種主動溝通的方式可以起到穩(wěn)定作者資源庫、提高學報影響力等作用[5]。筆者認為可以做到以下幾點：(1)跟蹤學術前沿，密切關注潛在作者和老作者的研究進展，加強與他們的溝通，定期給他們寄送學報或者介紹學報最新的選題方向。(2)第一時間表達問候，新編輯要多關注行業(yè)信息，看到有在行業(yè)學會等重要會議上發(fā)言的潛在作者時，要及時表達自己的關注；對于獲得基金立項的潛在作者要第一時間表示祝賀，對其基金項目的研究成果進行跟蹤，通過研讀這些作品，也可以根據自己的專業(yè)知識給作者提供相關選題或者創(chuàng)作思路。在節(jié)假日也可以表達問候。(3)點對點進行推送，新編輯可以把學報近期發(fā)表的重點文章根據選題分類發(fā)送至特定學者的郵箱，請其多多指導，以使他們能夠更深層次地了解學報。

2.3 提升編輯學術素養(yǎng)

新編輯在作者資源庫積累的過程中，能夠發(fā)現(xiàn)成熟的作者、善于挖掘有潛力的作者，能夠與相關專業(yè)內的權威建立聯(lián)系，以及如何在工作中與作者進行交流，這都需要新編輯有較高的職業(yè)素養(yǎng)和學術水平[6]。此外，新編輯還需要不斷提高自身的審稿和編輯加工能力，新編輯通過對稿件的審讀、編輯加工、校對，把高質量的論文呈現(xiàn)出來，本來就是對作者提供的最好服務。同時，新編輯具有較高的學術素養(yǎng)不僅可以不斷提升學報的整體質量水平，也會贏得學者們對學報的尊重和認可。因此，新編輯要在日常工作中多多關注時事政治，了解黨和國家的政策方針；學習編輯業(yè)務知識，積累工作經驗，努力提高編輯業(yè)務能力；對學報的研究領域多加關注學習，及時掌握相關領域的研究動態(tài)，并對最新的研究進行認真研讀；走出去，多參加學術會議和編輯業(yè)務分享會，汲取同行的工作經驗等；主動加強對計算機軟硬件技術與互聯(lián)網技術的自我學習，不斷對自身進行技術更新。全面不斷提升編輯學術素養(yǎng)，才能夠把上述工作做到位。

3 結語

作者資源庫的建設與維護是一項動態(tài)的、長期的系統(tǒng)工程，需要新編輯用心主動地去經營。對于新編輯來說，積累和挖掘作者資源的過程是自己不斷學習成長的過程。因此，新編輯一定要學會主動去積累和挖掘作者資源，并精心維護。上述關于高校學報新編輯作者資源庫建設與維護的思路，希望能給部分新編輯提供借鑒。