Office在企業日常管理中的應用研究

摘要：隨著現代社會的飛速發展，計算機逐漸成為了工作和學習中的重要組成部分，而在計算機眾多軟件中，辦公軟件Office在當中屬于使用頻率較高的軟件， Office操作也也就成為了當前社會一項基本的技能，因為大多數企業都會采用Office進行輔助辦公。本文針對Office在企業日常管理中的應用進行研究。

關鍵詞：Office，企業管理，辦公軟件

一.Office辦公軟件

當下市場上辦公軟件種類繁多，較為主流的包括Microsoft ?Office，金山wps，紅旗2000RedOffice，永中Office等，本文以Microsoft Office為主要對象進行分析研究，以下簡稱Office。Microsoft Office是由Microsoft（微軟）公司開發的一套基于Windows操作系統的辦公軟件套裝，其常用組件包含Word、Excel、PowerPoint等。通過Office辦公軟件可以實現對文字的處理，表格的制作，幻燈片的制作，以及圖形圖像處理等基本操作。

具體來說，Word是文字處理軟件，可以實現對文檔的頁面格式與方向進行設置，對文檔的編排格式進行設置，文檔的插入設置，文檔的整理修改和保護，還有文檔表格的繪制，長文檔的處理以及郵件合并等功能。Excel是電子表格軟件，可以對數據表格進行處理，環境設置與修改，對數據表格的編排與修改，對數據進行管理與分析，圖表的運用，數據文檔的修訂與保護，對多源數據的管理，模型性分析與結論推導等。PowerPoint是演示文稿軟件。可以對演示文稿進行創建，設置頁面格式和編排格式，幻燈片的配色方案，幻燈片編號，在演示文稿中插入圖表、表格、圖片、文本框、影片和聲音、對象，超級鏈接、批注、講演者備注，設置放映方式、預設動畫、自定義動畫，動作設置等。

除此以外，不同辦公軟件之間還可以通過鏈接和嵌入對象等方式，實現信息共享，例如在文檔中插入數據圖表及演示文稿，利用文檔大綱創建演示文稿，將文檔表格復制到數據表格中，在演示文稿中使用外部文件和數據插入文檔或文檔表格，從數據庫或其他數據源向文檔插入數據、聲音和視頻文件，在各種辦公軟件中轉換文件格式等。

目前辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統計，小到會議記錄，辦公軟件都朝著操作簡單化、功能細化的方向發展。基本涵蓋企業日常辦公所需，能有效幫助企業解決戰略落地、文化建設、規范管理、資源整合、運營管控等難題。

二.企業日常管理問題

隨著我國社會的快速發展，各大中小企業的數量逐年遞增，但許多企業在日常管理過程中存在著許多問題。1，企業沒有明確的組織結構，缺少良好的運行管理機制，時常出現員工職責不清晰，管理層級權限責任不明確的問題;2，數據和材料混亂，查詢管理效率不高，經常出現要用的材料查找時間長，檔案資料遺失或損毀的問題;3，工資發放和財會管理的效率不高，經常出現誤差和額外的損失，許多企業仍采用書面材料，容易發生造假的問題，賬務不清無法反應真實情況，另外財務人員不具備現代化的管理理念，增加了企業的財務管理成本，加劇了企業的財務風險; 4，在人力資源管理中，薪酬管理體系也不完善，未能和能力業績掛鉤等問題，落后的分配機制會導致企業員工工作積極性不高，達不到有效激勵員工工作積極性的作用，導致企業業績下滑，影響企業長遠發展;5. 工作標準化程度不高，導致員工工作效率慢，積極性不高，而企業缺少好的培訓工具和培訓方式加以指導。

對于企業來說，這些日常問題倘若不盡早解決，容易轉變成大問題，危機企業的管理，所以解決這些問題成了迫在眉睫的事情，急需合適的工具輔助管理，而辦公軟件所體現出來的功能能夠很好的幫助企業解決諸多問題。

三.Office辦公軟件在企業中的應用

使用Office辦公軟件可以完成電腦辦公中處理數據和統計分析的操作，可以有效地應用在企業管理中的財務收支分析、業績統計，薪資發放，檔案管理，企業培訓等方面的問題。

例如，Word辦公軟件在企業日常管理中的運用十分廣泛，通過Word里面的SmartArt可以輕松構建企業的組織結構，幫助企業解決架構問題，除此之外，Word還常被運用在與檔案信息管理給相關工作中，當前大多數的企業信息檔案管理并不嚴謹，經常會出現紙質檔案信息保管不當、數據缺失和信息查詢效率低下和不準確等問題，通過Word可以對將檔案和信息進行很好的歸納總結和儲存，便于修改和完善，以及信息查詢，幫助企業做好檔案工作。

而Excel 辦公表格運用在企業的日常財務收支以及薪資發放方面，可以達到清晰直觀的進行統計和展示效果，很好的避免造假和書面統計錯誤問題的出現，使得財務賬目公開透明。將企業日常管理的數據信息錄入表格，在需要使用時可以實現快速查找，從而避免文件檔案混亂，資料泄露和丟失等現象，不僅如此，在Excel統計表格上還可以清晰反映出企業業績的增減趨勢，為企業的管理提供清晰明了的借鑒依據，便于調整方向，做出科學合理的規劃以及管理策略的改進。

同樣POWERPOINT演示文稿在企業培訓宣講等方面也發揮了積極的作用，不僅可以在投影儀或者計算機上進行演示，也可以進行打印，還可以在互聯網上召開面對面會議、遠程會議或在網上給觀眾展示演示文稿。能夠生動形象地展示內容，幫助演講者更準確的傳達信息。

結語

綜上所述，企業通過Office進行日常管理其優點在于，所有操作均可在網絡上進行，實現無紙化辦公，更能夠極大地提高工作效率;能夠幫助企業節省運營成本：包括但不限于時間成本和物料等;還能夠規范單位管理，使得工作流程變得井然有序，幫助管理者了解真實數據，以便于更好的完成決策工作，以數據和真相為依據，讓決策變得迅速而且科學;也使得企業能夠更好的完整的保存數據和資料、讓信息提取變得方便快捷高效等。基于以上優點，Office辦公軟件在企業的日常管理運營中起到了舉足輕重的作用，所以正確合理的使用Office辦公軟件對企業的日常管理工作有十分重要的意義。

參考文獻

1.Excel 辦公在企業管理中的應用探索. 郭洪潤（中遠海運散貨運輸有限公司）. 2018-07

2.淺談Word軟件的應用. 周敬然.遼寧大連.2011-05

3. 論辦公室計算機辦公軟件的應用 . 黃麗莎.（廣西農墾國有昌菱農場，廣西）

作者簡介：

歐陽媛媛（1993-8-），女，漢族，福建漳州人，本科，漳州理工職業學院，助教，人力資源三級管理師，研究方向：辦公軟件應用。

漳州理工職業學院橫向科研項目：Office在企業管理中的應用研究（項目編號：20210601S）