高職院校綜合檔案室規劃建設淺釋

朱麗珊

摘要：高職院校擔負著為社會主義經濟發展輸送高技能型人才和實用型人才的重要任務，是為社會主義偉大培養建設者和接班人的重大使命。為了多出人才，快出人才，為國家培養德、智、體全面發展的高級專門人才，必須加強學院的各項管理工作。其中檔案工作是學院管理工作重要部分，特別是科技、信息高速發展的今天，檔案工作更有其特殊的歷史意義和現實意義。因此，要重視檔案工作的重要性，記錄好各級領導的議事日程，從人力、物力、財力等方面進行合理的投資，才能使檔案工作適應當前深化改革和飛速發展的需要。

關鍵詞：高職院校檔案室;作用;規劃建設;工作內容

檔案室是由學院黨政直接領導下的工作機構中不可或缺的一部分，其保存資料涉及的內容包括各個部門，比如行政部門、財務部門、教學部門、教師部門、學生部門以及后勤服務保障部門等。學院檔案室通常按照不同的部門的檔案按科目進行歸類，并將這些資料裝訂成冊，具有綜合性和系統性的特點。從檔案資料中可以了解學院的發展歷史以及成長情況，能夠反映出學院教育事業變革和發展過程中呈現的不同特點，作為院內教職員工和學生勞動創造的無價成果，對學院來說具有重要的意義。

1規劃建設學院綜合檔案室的作用

1.1學院檔案實行集中統一管理

有利于檔案室發揮出其職能，使得各部門關系更加協調穩定，溝通渠道更加順暢。將各類文件材料按照統一的規章制度和管理方法展開整理、歸檔，不僅有利于指導和檢查工作的展開，而且進一步提升了歸檔的效率和質量，也使得檔案管理職責更加清晰明了。

1.2實行綜合統一管理

能夠增強檔案業務人員的工作能力和工作效率，為檔案部門通盤考慮提供基礎，對業務工作和技術培訓等進行獨立安排，便于檔案室更好的實現目標管理，便于定崗定責。

1.3綜合管理有利于為學院領導決策服務

檔案工作通過各個職能部門能夠準確快速的傳遞到學院領導層，為領導層決策和綜合治理提供有力的支撐，學院綜合系統中的各個分系統的工作效率也會隨之提升。

1.4建立綜合檔案室有利于庫房設備的優化

建立綜合檔案室意味著要將檔案進行專門庫房集中保管，這使得原來混合保管的檔案和文件材料轉變成為專一保管，增強了檔案的安全性和保密性。

1.5綜合檔案室的建立為查閱資料提供了方便

提高檔案的利用率。查找便利，可以利用準確的數據和資料，就能夠在教育教學崗位上進行科學分析研究，實行有效的指導，高效能高質量地完成學院各項工作任務。

1.6綜合管理有利于檔案信息資源的開發利用

學院檔案工作的重點就是檔案信息開發，對檔案進行綜合管理后，學院的各種編研和檢查工作的系統性會隨之增強，檔案的利用率、查全率、查準率會有所提升。

2高職院校綜合檔案室規劃建設

2.1檔案室的要求

為了確保檔案有良好的保存和安全的環境，必須要對檔案室的各項指標進行考量，首先從儲存空間來說，要滿足資料存在所需要的容積，還要留有一定的備用空間;一般地面承重容量范圍在800公斤/平方米-1240公斤/平方米之間，采用密集架時要小于或者等于1200公斤/平方米。密集架每層擱板有80公斤的承重能力，其中柜體本身的重量為80公斤。根據檔案盒子尺寸計算出每組柜體存放檔案盒的數量，一般來說檔案室門高度為兩米，寬度為一米，存放特殊檔案的室門可以根據需求進行高度和寬度的擴展;門窗需要用防塵橡膠條進行統一的密封。此外檔案室的門窗需要具有良好的防火和防盜的性能，建筑設施內的排水管和給水管不能從檔案室穿過，消防栓要放置在走廊內或樓梯間附近便于及時取用，但是不能在檔案室內安置;空調位置盡量避開文件資料存放位置，及時對室內進行真菌、霉菌消毒處理，檢查是否有嚙齒類動物（如老鼠等）等破壞資料;利用不燃材料對通過墻壁或樓、地面處的管道進行填塞密實，采取同樣的防護措施對其他墻身孔洞進行防護，對檔案室的底層地面可以利用地坪的形式降低潮濕度。

2.2關于檔案室的采光、通風要求

一般檔案室的燈光需要有自然光進行照射，但是如果條件有限，也可使用人造光代替自然光，在進行檔案查閱的過程中要避免資料被陽光直射，降低紫外線對檔案、資料造成的損害，采用人工照明檔案庫和查閱檔案時需要選擇防爆燈，這種燈即使在使用時間較長的情況下也不容易發生火災，如果使用的是熒光燈，則需要對紫外線過濾采取一定的措施，還要注意防火方法的運用。在通風方面，檔案室一般要求利用自然風，但是如果條件有效可以采取空調通風的形式進行通風。

2.3檔案室溫濕度要求

檔案室排除氣候條件影響應長年設置溫控裝置，溫度范圍可以控制在14℃-24℃之間，相對濕度在45%RH-60%RH之間。干燥氣候區可以利用加濕器或者濕拖把將室內的環境濕度保持在合理的范圍內。如果所在地區氣候較為濕潤，則可以利用抽濕機將檔案室進行適當的干燥。檔案室的采暖系統不能利用水、汽作為熱媒，要確保采暖系統的溫度適宜。

2.4檔案室潔凈度要求

檔案室的地面以及墻面等區域應該使用不起塵材料進行裝飾，門窗需要設置紗窗保證防塵效果，對室內的衛生進行定期打掃，對防塵網進行定期的清洗。

2.5檔案室電源要求

在檔案室電壓不穩定時可以利用調壓或穩壓設備將電壓波動調整在合理范圍內。采用UPS供電系統或逆變器供電系統來為計算機機房或數據機房提供不間斷交流電和無瞬變的通信負荷，采用兩組并聯的形式將蓄電池連接在一起，通常情況下擁有一組UPS蓄電池即可，在UPS設計時需要考慮到冗余備份的情況，利用串并聯的形式進行連接。按最大功率確定逆變器/UPS，如果條件允許，還可以在設置的過程中留有一臺備用機的位置。

3高職院校綜合檔案室建設規劃的檔案管理人員需了解和完成的工作內容

3.1檔案類型及歸檔要求

通常來說學院黨、政、工、團（隊）在工作過程中產生的一些文件材料都屬于文書檔案;學院中教師和學生在教學活動中產生的各種文件材料屬于教學檔案;教師在對學生展開教育管理形成的各種文件資料屬于教育檔案;學院中的財務工作中以賬、表、憑證等材料表現形式呈現的屬于會計檔案;關于科研項目、基礎設施建設等相關的材料屬于后勤檔案。這些檔案材料對學院來說具有較高的價值，通常在各個部門中通過整理和立卷的形式來萬層，并將其移交到學院綜合檔案室進行歸檔保管，屬于學院共有財產，不能被個人擅自占有和使用。

3.2檔案歸檔時間

不同類型的材料歸檔的時間不同，每學年結束后學院需要對教學、教育檔案材料展開立卷歸檔的工作;工作結束后會對后勤檔案進行歸檔，設備、儀器檔案材料的歸檔通常設置在安裝試用后。

3.3檔案保管期限

學院檔案的保管期限通常分為三個：一是永久保管;二是長期保管;三是短期保管。

3.4卷內文件應齊全完整

為保證卷內文件的完整性和齊全性，通常收文、發文以及來往文書都需要遵循一定的流程，收文需要按照正文、附件、辦理、結果流程執行;發文需要按照定稿、印本、附件;來往文書流程展開，此外處分材料也需要遵守一定的流程，比如綜合、旁證、個人交待和處理結果等。

3.5卷內文件排列及要求

卷內文件排列需要遵循正文在前、附件在后的要求，此外還需要保證以下兩方面的要求：一是印本在前、底稿在后;二是批復在前，請求在后。每一類的案卷都需要有目錄和張次號。文件歸檔時要保證具有清晰的字跡，署名完整明了。要用專業的筆進行書寫，將卷內金屬物進行拆除。

3.6案卷裝訂要整齊美觀

案卷裝訂前需要對案卷的標題進行檢查，具體包括案卷的作者、主題、名稱等，無政治方面的錯誤，具有簡介明了的文辭述語。案卷的封面可以用毛筆進行書寫，一般選用正楷字作為書寫字體，要保證字跡清晰整潔。

3.7歸檔后要求

文件材料歸檔完成后需要對其進行加工處理，具體包括統計工作、登記工作以及編目工作等，依據方便保管企業排列有序的原則將這些資料按年代和保管期限編號。

4結語

在高職院校建設過程中不能忽視檔案建設的重要性，從檔案建設工作中可以觀察到高職院校歷史發展和未來前進的痕跡。高職院校需要對這些具有巨大價值的檔案資料進行深度挖掘，在此過程中不斷發現問題，改進問題，實現創新和突破，構建出更加美好的校園建設環境和氛圍，為校園未來的發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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