辦公室自動化與計算機應用

任利軍

(黑龍江職業學院，哈爾濱 150080)

傳統的辦公室工作技術較為單一，原有的工作模式已不能滿足工作需要。要提高辦公效率，減少人工費用，就要借助現代化技術。計算機應用于人們的工作和生活中，在企事業單位管理中發揮著重要的作用。OA是辦公室自動化的簡稱，是利用計算機進行數據存儲、運算、分析等工作。在信息溝通方面，辦公自動化的應用打破了原有的辦公模式，使信息接收更加順暢。

1 辦公室自動化

辦公室業務一般為文件起草、處理、通知、存檔及查詢等，通過計算機對文字信息進行存儲處理。辦公自動化范圍很廣，如辦公過程中的某項技術等。辦公室常用的基礎設備如打印機、復印機、傳真機等，對文檔進行復制、打印、遠距離傳輸，屬于辦公自動化范疇。人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等是辦公事務中常見的應用軟件，很多企事業單位已將常用的辦公軟件制作成軟件包，以便對數據進行共享或調用，提高辦公效率。

2 計算機辦公自動化系統的應用

計算機辦公自動化事務的處理由綜合數據庫提供信息，針對需要做出決策的問題，構造或選用決策數字模型，結合內部和外部條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。一體化、網絡化辦公系統的優點是可以使本單位的辦公信息運轉更緊湊，也有利于和外界的信息溝通，實現信息資源共享。

3 辦公室自動化和計算機應用實踐

3.1 信息和數據處理

高效處理各項信息和數據是辦公室實施自動化的最終目的，所以需要對信息和數據進行收集、整理和歸納，再對其進行核算，最后進行分類存檔、保管和修改等工作。這些工作十分煩瑣，需要運用成熟有效的辦公自動化管理模式，使辦公自動化變得更便捷、實用、可靠。便捷是指計算機對數據和信息存儲、提取方便；實用是數據信息開放共享，方便企業獲取信息；可靠是指對計算機數據的分析真實有效。辦公室管理的重點是計算機數據和信息，實際應用中，這些數據和信息可以為使用者提供文件體系，便于快速找到所需信息。

3.2 信息和數據傳輸

對數據信息進行保存，通過自動化系統處理信息并發送到用戶手中，實現了辦公自動化。利用傳真機、復印機等機械設備對數據進行傳輸也是辦公自動化的一種方式，很多單位還專門設有局域網絡，通過局域網進行統一管理，即利用遠程技術對計算機進行資源共享。

3.3 判斷和決策

應用計算機辦公自動化技術，工作人員可通過計算機完成各項數據的整理分析，保證了數據準確性。管理者與決策者可通過辦公室管理系統進行信息查詢，解決了工作中的問題，將復雜的問題變得簡單化。

4 優化辦公室自動化和計算機應用的措施

4.1 提升人員素質

辦公室自動化通過計算機操作，但核心是人員自身，良好的素養是提高辦公效率的前提。工作人員要對各領域知識有所了解，這樣才能更好地做好本職工作。很多先進設備及技術要求具備一定的專業知識和技能，工作人員要全面掌握辦公室設備操作和使用方法。各單位要定期對員工進行專業知識培訓，制訂獎勵機制，激發員工的學習熱情。

4.2 健全管理體系

健全管理體系是保證辦公室工作正常運行的前提。企事業單位應建立完善的體系制度，使員工快速融入單位的運轉中。注重創新發展，使單位充滿生命力。

4.3 提高應用技術水平

辦公自動化不僅需要硬件支撐，還需要軟件維護，兩者缺一不可。21世紀，計算機辦公自動化技術飛速發展，對工作人員也提出了更高的要求，要想進一步提高辦公自動化技術，要求工作人員熟練掌握現代計算機技術，能夠不斷開發與創新，完善計算機辦公自動化系統。我國計算機專業人才逐年增多，在競爭日益激烈的環境下，要有危機意識，不斷提升自身專業水平，熟練掌握計算機辦公自動化各項功能，適應現代社會發展的需要。管理單位內部，協調與外單位辦事部門的關系，是機關、企事業單位辦公室的重要職責，應強化辦公室管理，提高辦文質量，加快信息傳遞。應熟練使用和操作計算機，應用辦公自動化技術，提高信息傳遞效率，簡化工作程序。要充分利用現代計算機辦公自動化功能，提高辦公效率。利用先進的自動化軟件，實現信息共享，使信息傳遞更迅速，為領導判斷、決策提供參考。

5 結語

計算機技術的進步為辦公室自動化發展帶來新契機，不但提升了辦公水平，還促進了企事業單位在社會化、信息化網絡時代的健康發展。企事業單位要想實現辦公自動化管理，還要不斷探索創新，利用先進科學技術，提升辦公自動化工作效率，為其發展打下良好基礎。