交通運輸檔案信息化管理探討

魯志恒

（山東省交通科學研究院，山東 濟南 250031）

引言

交通運輸檔案管理工作發展至今，已經累積了公路、水運、鐵路、港航、機場等領域大量的檔案資料信息，但行業內部分單位擁有的檔案檢索設備以及相關的技術能力、人員配備已逐漸無法跟上現今社會和行業發展需求，導致檔案資料整理時間長、查找效率偏低、借閱流程繁瑣，無法保證檔案利用者快速、準確地使用相關交通運輸檔案資料及數據信息。交通運輸檔案管理工作可充分運用時代發展所帶來的5G、大數據等先進科學技術產物進行管理，采用檔案信息數字化的管理方法[1]，實現檔案管理能力和水平的全面提升，為交通強國建設提供高效信息服務。

1 交通運輸檔案信息化管理的意義

1.1 契合時代發展需求

隨著交通強國戰略的實施，交通運輸行業內各領域、各單位均需要使用大量的檔案資料信息以更好地開展相關行業管理、工程建設、科研等工作，因此，加快推進交通運輸檔案信息化管理，為行業提供優質檔案信息資源服務，是滿足信息化時代和交通運輸行業發展的必然要求。作為從事交通運輸檔案管理工作的人員，應充分認識到當今時代信息化、數字化技術對檔案管理工作的重要意義和作用，積極利用相關技術手段開展工作，更好地為交通運輸事業發展服務[3]。

1.2 創新檔案管理模式

交通運輸行業涉及公路、水運、港口、鐵路、機場等領域，開展的相關基礎設施建設項目、決策咨詢服務項目眾多，檔案種類復雜、數量繁多，導致在檔案管理工作中需要花費大量的人員成本和時間成本。因此，通過信息化、數字化手段，實現交通運輸檔案的精準、高效管理是行業發展的基本要求和必要保障。通過大數據、5G互聯網等新興技術，分散管理電子與實體檔案，有效解決了傳統檔案管理模式中存在的整理耗時長、資料易受損、空間受限等問題，使交通運輸檔案管理工作步入新階段。

1.3 提高檔案服務質量

交通運輸檔案的信息化管理，將極大地提高交通運輸檔案資料的功能性和服務性，有效幫助行業內各領域開展發展趨勢預測、數據分析、工程項目、技術應用等各類工作。紙質檔案經過信息化處理，既能使檔案利用者隨時隨地閱覽檔案資料，又能保證同一檔案同時滿足多人查閱需求，還可通過數字化手段幫助檔案利用者自動檢索和提取相關重要信息數據，多種功能以更好地服務行業工作者快速、高效地查閱和使用交通運輸檔案。通過提供高質量的交通運輸檔案服務，全面加強檔案信息服務能力，為自身單位和行業發展做出更大貢獻。

2 交通運輸檔案信息化建設的內容

2.1 信息化基礎設施建設

抓好信息化基礎設施條件建設是交通運輸檔案信息化管理順利實施的必備要素。檔案信息化的核心是檔案信息系統載體建設，這一平臺能夠實現檔案資料的傳送、互換和共用共享[4]。交通運輸行業有關單位結合自身業務管理、工作需求，做好內部局域網等基礎設施建設的統籌開發工作，保證相關檔案信息化系統及相關關聯系統的正常使用，以確保后期交通運輸檔案信息化管理工作的高效開展。

2.2 檔案應用數據系統建設

檔案應用數據系統建設可以為交通運輸檔案資源的高效開發利用和檔案信息網絡化管理提供技術保障[5]。交通運輸行業有關單位的各領域檔案內容繁多，覆蓋面廣，因此，需要建設一個能處理龐大數據的應用信息系統以滿足日常檔案管理需求。系統應具備電子文件歸檔、電子檔案管理以及檔案信息的資源標識、掃描、儲存、查詢、交換、管理和使用等功能，能快速實現將紙質資料轉換為電子資料，并根據設置好的類別，形成系統、完善的檔案信息庫，進一步提升檔案管理者的管理效率和檔案利用者的查閱效率。

2.3 數字化檔案建設

交通運輸檔案管理需要專業檔案管理人員，手動提取紙質檔案中的相關重要文件、信息、數據輸入信息化管理系統，并通過系統開發人員的技術手段，整合成數字化檔案，建立統一、高效的檔案數據庫，做好交通運輸檔案信息化建設的最后一步。

3 實現交通運輸檔案信息化管理的措施

3.1 建立交通運輸檔案信息化管理的規范化、標準化流程

（1）明確各檔案管理崗位的崗位責任、工作清單及具體責任人，形成標準化操作規范和細則，以便各項檔案管理工作有序展開。（2）確保檔案信息錄入時效性，要在檔案入檔后第一時間組織管理人員將檔案資料中相關文件、信息、數據向信息化系統進行錄入，以免后期檔案資料丟失或損毀。（3）不同類型交通運輸檔案進行分區管理，分門別類地建立檔案資料數據庫，提高檔案入庫效率和檔案利用者的查詢使用效率。

3.2 加強交通運輸檔案信息化管理人才培養

（1）要注重硬技能培養，積極開展交通運輸檔案信息化管理職業技能教育，加強對檔案信息化先進技術的培訓，并針對交通運輸檔案信息化管理過程中可能遇到的問題，及時傳授切實有效的解決應對方法。（2）要注重意識培養，檔案管理人員了解檔案信息化管理對促進交通運輸行業發展的重要價值和意義，進一步提高交通運輸檔案保管的安全性、錄入的準確性和查找的高效性，全面提升交通運輸檔案管理服務水平，配合檔案利用者快速、精準地使用相關交通運輸檔案資料信息。

3.3 切實加大檔案管理資金投入力度

（1）在交通運輸檔案信息化建設過程中，提前做好資金籌劃，明確好不同建設節點的投入金額，確保建設期資金充裕，使資金投入與建設任務相匹配，以完成好系統的前期建設及后期運維工作。（2）積極引進配置更先進的檔案信息化軟硬件設施，提升相關交通運輸檔案信息化管理系統運行效率，豐富其功能性和實用性，真正促進提升檔案管理工作服務質量。

4 結語

交通運輸行業的特點決定了交通運輸檔案必須走信息化管理的道路，相關從業人員應充分認識交通運輸檔案信息化管理的重要意義，切實推進檔案管理信息化建設工作，加大資金投入力度，建設好相關信息化管理系統，積極引進培養檔案信息化管理人才，全面提高交通運輸檔案管理工作的能力和水平，為交通運輸行業高質量發展貢獻更強信息服務力量。