基于EXCEL 服務器的資料信息化系統應用

◎孟翔鵬 王茜 段云云

如今信息化技術發展迅猛，基于信息化系統的電子文件資料管理逐步替代了傳統紙質資料的管理方式，電子化資料保管、傳閱快速便捷，安全性好，可長期保存不丟失。隨著各類信息化管理輔助工具的應運而生，電子文件資料管理模式逐步普及和發展，管理流程高效率和便捷性是其顯著的特點。作為存放大量文件資料的場所，資料室過去采用的手工明細、臺帳記錄，實物保存紙質檔案的管理模式，已經遠遠無法適應當今科技飛速發展和資料管理的需求，為此，基于信息化管理系統的資料電子化管理改進已經刻不容緩。

一、傳統資料管理方式的不足

首先，傳統資料檔案的管理過程復雜，需要較多的人力資源進行資料錄入、擺放、清點、查找等工作，特別是資料的替換、相應臺帳的更新及新資料的傳閱工作，過程非常繁瑣，效率低下。不同人員負責不同機型、不同類型的資料管理，如民機圖紙、軍機資料、膠板等，每天主要工作是將檔案館新發資料進行替換更新，新資料替換后，舊資料需要打包并放置到專門位置待處理，資料替換后還需手動登記更新臺帳，完成以上工作后就是資料的傳閱工作，由各級傳閱人員簽字確認后交給下一個傳閱人，最后回到資料室進行歸檔，有時傳閱人臨時不在，則紙質資料一直在傳閱人處流轉，可能造成資料丟失。

其次，傳統資料檔案依靠紙質媒介進行信息存儲和交換，很難長期完好保存，且使用不便。傳統資料材質一般為普通紙張，紙質資料易磨損，極易造成資料內容磨損或丟失，造成工作延誤引起重大質量損失；另外，紙質資料只能供給一個人查看使用，若多人需要查看，首先是只能排隊等候，其次是采用備份的方式，同一份資料復制一套供其他使用者使用，但復制的資料的更新和維護如果沒有和原資料同步則會出現問題，嚴重情況下會導致產品設計更改錯誤。

因此，改變目前傳統的資料管理方式勢在必行。

二、改進總體思路

1.可以充分利用和發揮現有計算機網絡的優勢，實現資料信息的高度集成、共享，實現資料信息化與本單位信息化管理的同步規劃、實施。

2.充分發揮EXCEL 服務器平臺的優勢，開發資料管理表單，界面簡潔統一，日常管理流程轉化為功能按鍵，提升管理效率。

3.由于電子檔案文件存儲的特殊性，使其具有了對保存場地的環境要求不高的特點，結合生產技術改進，降低實物資料的產生數量，改為電子資料，從而可以大大地降低管理成本。

三、改進技術方案和流程

1.資料接收上帳工作。

資料員在從檔案館取回資料后上賬，為提高工作效率，避免不必要的重復性工作，在服務器內建立與原有記錄表格相同的信息化表單。

資料新增：在對應包的明細中新增行記錄。打開登記表單，選擇機型后，添加文件號、資料名稱、版次、頁碼信息等，保存后完成文件資料的錄入。

資料換版：系統中舊版本記錄保留，添加報廢標志。

2.資料借閱歸還流程與記錄。

借閱：設計員模糊輸入機型號段，通過查閱得到資料包編號，再打開表單，填寫胸卡號、資料包，最后保存即可。

歸還：打開表單后，填寫借閱人胸卡號和所借資料包編號，保存即可。

這里需要注意的是，首先資料包應整包借閱，不可單獨借閱某份資料；其次，資料包借閱期限為14 個自然日，到期辦理歸還重新借閱。

3.資料傳閱流程與記錄。

按照3.2 中要求完成資料錄入后，如果選擇傳閱人后再填寫其他信息并保存，則系統自動生成新的傳閱表單。新生成的技術資料傳閱帳，通過選擇傳閱單位，由預設的單位或部門負責人完成資料傳閱，系統自動生成電子簽名。

圖1 文件資料登記賬

4.資料數據庫的建立與維護。

新建立的數據庫細化到每一份資料，包括但不限于編號，名稱，版本，接收日期，包編碼。數據庫包含每包的借閱記錄，或者用表單調取借閱記錄。初始數據庫的建立借鑒資料員的EXCEL帳，盡量減少創建時間，避免影響后續工作。

5.其他流程改造。

資料室除紙質資料外，膠版（一種用來檢驗樣板產品的聚酯薄膜）占用了近一半的存儲空間，現在通過技術流程改造，變更樣板檢驗方式，膠版只作為電子數據進行存檔，或者在需要的時候作為臨時輔助手段配合樣板檢驗，不必長期儲存，極大的節省了存放空間，同時通過優化交接管理流程，提升了資料員與工人明膠板對接效率。

四、實施效果

1.基于EXCEL 服務器的電子資料管理工作效率顯著提升。

基于EXCEL 服務器表單開發的資料管理系統，能夠有效避免傳統資料管理中的錄入、存儲、傳閱等繁瑣的工作流程，通過表單的一鍵填報，能夠快速錄入資料并實現在線傳閱，電子資料能夠有效保障資料的完整性，修改便捷，傳閱及時快速，避免了實物資料管理的弊端，人與資料的交互交接過程更加簡單高效，效率增幅可達70%以上。

2.基于EXCEL 服務器的電子資料管理成本下降。

通過系統平臺管理，資料管理人員需求量大幅下降，原本需要3 人完成的工作1 人完全可以勝任，重復性工作大幅減少；因實物資料數量減少，其損耗也相應下降。例如因工作流程改進，膠板生成量減少，降低了庫存壓力，工人借用膠板的流程也能夠通過系統完成

五、結論

綜上所述，基于EXCEL 服務器的資料數字化管理系統的應用，解決了傳統資料管理中的痛點，極大提升了管理效率，降低管理成本，通過資料本體和流程的線上轉化，今后通過數據可視化分析系統的連接和調取，能夠更加方便的監控資料管理動向，為資料管理的進一步發展和改善提供了便利。本方法目前已在工作中正式應用，效果顯著，相信在不久的將來，通過技術革新，不斷涌現出更新更好的管理模式，使航空產業不斷進步發展。