淺析新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作

孫宇航

【摘要】在行政事業單位的工作中，檔案管理工作尤為重要，做好檔案管理是服務人民和單位內部管理的基礎。鑒于此，本文主要討論數字化檔案管理的優勢，以及工作中出現的問題，并對行政事業單位如何做好檔案數字化管理提出建議。

【關 鍵 詞】行政事業單位;檔案管理優化;數字化建設

在行政事業單位的工作中，做好檔案管理能給各項工作提供可靠依據，但因檔案管理工作復雜性高、周期性長，要做好檔案管理并非易事。得益于數字化技術快速發展的今天，將數字化技術與檔案管理相結合，可顯著提高檔案管理效率。本文從實際出發，淺析行政事業單位如何應用數字化技術對檔案進行管理。

一、行政事業單位檔案管理現存問題

目前行政事業單位雖已著手數字化檔案管理改革，但在規范性、專業性、安全性上仍需提高，其問題主要體現在以下幾方面。

1.1現對數字化檔案管理缺乏專業設施

目前，仍有一部分行政事業單位因受傳統檔案管理方式影響，對檔案管理存在一些誤解，其認為只要做好檔案的歸檔保存即可，卻忽略了當今人口流動愈加頻繁，單位需對檔案進行較為頻繁的管理、取用、查找，傳統檔案管理方式已逐漸跟不上時代發展。檔案管理設備的不足、專業信息管理系統的缺失、管理資金的短缺，都讓各單位的檔案管理問題難上加難。更有甚者，單位內并未配備專有的檔案室，而是將檔案分放在各辦公室，只讓本辦公室工作人員順便收納和管理，檔案存放處的不規范不僅有可能造成檔案的混淆，還有可能造成檔案的破損或遺失，其后果可能給單位帶來不必要的麻煩，也會對民群眾或其他單位查詢利用檔案造成不便。而有一部分單位雖配備專有檔案室，但卻并未配備相關的專業信息管理系統、ERP系統、資源管理系統等，僅憑工作人員用非專業軟件錄入、整理、查詢，不僅會讓工作人員工作量增加，同時還很難保證既快速又準確的管理檔案。除卻上文闡述的專業設備不足問題，檔案數字化管理專業人員不足也是目前單位檔案管理的一大難題。

1.2數字化檔案管理專業人員不足

隨著近年來各單位的人事調動、體制內改革、人員的變動，導致原有檔案管理人員離開崗位或轉為其他職位，而新晉檔案管理人員又未經過專業培養，因此導致部分單位對檔案管理愈加松懈，流于形式，只是敷衍了事卻不從實際出發做好檔案管理。一部分單位中缺失的檔案管理職位僅靠從各辦公室調派臨時人員，大部分辦公室人員并非檔案管理專業人員，不僅沒有檔案管理經驗，對檔案管理也無正確認知，更是不了解檔案的正確存放方式，因此這一類人員在檔案的收集、整理、歸檔、裝訂的過程中很有可能出現錯漏，也有可能因歸檔不及時造成檔案銜接不上的問題。這些因檔案管理不當造成的各種問題最終仍需單位解決，而一而再再而三的解決這些問題只會讓單位的工作受到更大影響，可謂得不償失。而在檔案管理問題中，一部分單位有心想做好但卻苦于沒有相關人員可招募，或相關人員工作一段時間后選擇離職、調崗，單位要培養專業人才卻無路可走的情況也需要進一步解決。

二、檔案數字化管理的優化建設

基于上文闡述的行政事業單位檔案管理現存問題，下文將提出幾點建議。單位不僅要對檔案管理有足夠的重視，在設施完善和人員培養上也要下足功夫。

2.1完善檔案數字化管理設施

傳統檔案管理以紙張為載體，用來記錄事件和錄入信息，但紙質檔案占地面積大，紙張存放不當容易發霉、損壞，如果重新歸檔又耗時費力，這給單位帶來了很大的影響。所以單位可以依托時代發展，緊跟數字化建設進程，將檔案數字化管理和紙質檔案相結合，用數字化檔案彌補紙質檔案的不足。同時單位需運用信息管理相關的專業系統進行高效的檔案管理，專業信息管理系統有高效、準確、及時的優點，足以應對當今社會快速的人員變動，檔案管理人員也可以隨時對每個公民的檔案進行錄入。在單位發展數字化檔案的同時，也要加強網絡安全措施的建立，建設單位的數字化檔案庫進行有規劃的管理，以此來防止檔案丟失。

2.2著重培養檔案管理人員

專業人員在檔案管理中占據著至關重要的位置，如果只完善檔案數字化管理設施而不注重專業人員的培養，那么檔案管理依舊要面臨很大的挑戰。單位應配備專有檔案室，招攬檔案管理人才并培養專業檔案管理人員，如培養管理人員可從組織檔案管理學習入手，以此來增加單位內人員和檔案管理人員的交流，學習檔案管理相關制度及管理方法，同時樹立檔案管理的正確認知，建立嚴格的管理制度。其次單位要建立一套嚴謹的人事檔案規范化管理制度，以此要求檔案管理人員做到照章辦事，對每一份檔案的管理都要認真負責，杜絕出現錯歸、漏歸、遺失檔案的現象。在工作之余，單位應對檔案管理人員進行培訓，不斷學習檔案管理新知識，對檔案管理的各模塊完善學習，提高檔案管理的專業性。

2.3提高意識及增加經費投入

在檔案管理逐漸邊緣化的當下，檔案管理設施的不完善，專業性的欠缺，以及專業人員配備不到位的問題，都可歸結為單位管理者對數字化建設的認知薄弱和經費投入的不足。單位為了提高檔案數字化管理意識可組織學習、加強實操，讓思想較為落后的工作人員認識到檔案數字化管理的優勢，以此來達到傳統檔案管理到檔案數字化管理的過渡。而經費投入不足的問題則需檔案管理人員與單位管理者進行積極溝通，為檔案管理設施更新迭代和招募專業人員爭取經費基礎。與此同時，單位管理者要做好監督工作，確保檔案管理經費做到專款專用，避免出現專項經費錯用情況。在基礎建設完善、專業人員充足、檔案管理人員數字化建設意識增強、專項經費到位的情況下，檔案管理難題將迎刃而解。

結束語

檔案的數字化管理對行政事業單位的日常工作和未來發展起著至關重要的作用，如果各單位都能對檔案數字化管理工作給予足夠的重視，并將檔案數字化管理運用到工作中，將會更加高效、準確的為群眾和單位服務。

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