檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化研究

【摘要】檔案管理中的基礎(chǔ)工作是極為重要的內(nèi)容，通過有序的檔案管理能夠提升整體的工作效率及管理水平，同時(shí)也是建立現(xiàn)代化檔案管理的重要基礎(chǔ)。本文將通過分析檔案管理中的基礎(chǔ)工作、檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展以及二者之間的關(guān)系，探討在處理檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化關(guān)系時(shí)應(yīng)注意的問題及措施，希望以此為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;基礎(chǔ)工作;檔案管理現(xiàn)代化

由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，不斷的改變著檔案管理的工作方式，其中信息的收集、儲(chǔ)存、檢索及利用從傳統(tǒng)管理工作方式不斷朝向網(wǎng)絡(luò)信息化的方向發(fā)展。但根基檔案管理目前實(shí)際工作內(nèi)容來看，基礎(chǔ)工作中仍然還存在一定的問題，本文將就檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的作用及相互關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)的探討和分析。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作

檔案管理工作主要是保存與記錄我黨及國(guó)家歷史等重要資料的主要方式，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的作用及目標(biāo)的重要途徑。檔案管理基礎(chǔ)工作中的核心是檔案的收集，通過對(duì)各類的檔案的歸檔整理，使碎片化的數(shù)據(jù)資料條理化，在檔案收集歸檔中鑒定真?zhèn)危瑢⒕哂袃r(jià)值的資料妥善保管，以此確保檔案的完整性及真實(shí)性。而檔案檢索、編研以及使用同樣是建立在檔案管理基礎(chǔ)工作之上，而且，由于檔案管理工作具有完整動(dòng)態(tài)性的特質(zhì)，因此各項(xiàng)工作之間具有由此及彼、由表及里互為基礎(chǔ)的關(guān)系。

檔案管理基礎(chǔ)工作在不同發(fā)展時(shí)期中的工作原則、性質(zhì)及方式具有一定的差異，尤其是在現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理基礎(chǔ)工作從簡(jiǎn)單的收集、整理歸檔等傳統(tǒng)管理逐步過渡到與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合的管理，通過在崗位中使用微機(jī)進(jìn)行檔案的收集、歸檔、檢索、編目以及統(tǒng)計(jì)，不僅有效的提升了工作效率及工作質(zhì)量，也為實(shí)現(xiàn)完全自動(dòng)化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。

2 檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在實(shí)體檔案的收集、管理、傳輸以及檢索的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過使用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)，完成文字、圖像及音頻等各種檔案的系統(tǒng)化規(guī)范化、科學(xué)化管理。檔案管理的自動(dòng)化主要是指工作中技術(shù)手段、工作方法的現(xiàn)代化，例如電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用，微縮復(fù)制、聲像轉(zhuǎn)錄修復(fù)、數(shù)字通信傳輸及儲(chǔ)存技術(shù)等。這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)，只有不斷應(yīng)用新技術(shù)及先進(jìn)的設(shè)備，才能有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率，真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化中，通過利用縮微技術(shù)降低了檔案的儲(chǔ)存空間，結(jié)合計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)檔案的快速處理、遠(yuǎn)距離傳輸以及自動(dòng)化管理，如檔案自動(dòng)著錄、索引、借閱、傳輸、統(tǒng)計(jì)等自動(dòng)化的管理控制。檔案管理現(xiàn)代化中將傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)變?yōu)楣獗P、硬盤等新式媒介，檔案的傳遞方式由人員的手動(dòng)操作向自動(dòng)化方向發(fā)展，在節(jié)省了人力同時(shí)更顯著的提升了檔案管理的工作質(zhì)量及效率。

3 檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的相互作用

3.1 檔案基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件

檔案管理工作的基本原則是對(duì)檔案的統(tǒng)一管理，并確保檔案的完整與安全，便于后期的調(diào)用。通過有效的收集、整理、鑒定、保存以及檢索才能更好的接收具有重要價(jià)值的檔案、不斷的滿足使用者的需求、使用中能夠快速的查詢以及將檔案資料進(jìn)行永久性的保存，只有在此基礎(chǔ)上才能更充分的利用檔案信息資源創(chuàng)造條件，并推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化及業(yè)務(wù)建設(shè)。而檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化則是實(shí)施先進(jìn)技術(shù)、保障檔案資源的前提，是檔案現(xiàn)代化管理有效實(shí)施的先決條件。

3.2 檔案現(xiàn)代化管理是實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的技術(shù)手段

實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化能夠更加充分的發(fā)揮檔案信息資源在當(dāng)前社會(huì)建設(shè)中的應(yīng)用價(jià)值。檔案管理工作的宗旨是保證檔案資料的完整與安全，因此，通過檔案管理的現(xiàn)代化可代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理中復(fù)雜繁瑣的人工操作，顯著的提升工作效率及工作質(zhì)量;通過自動(dòng)化、智能化技術(shù)可以有效的校正傳統(tǒng)檔案管理工作中的非規(guī)范操作，長(zhǎng)此以往，將促使檔案管理工作的內(nèi)容更加適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，形成一個(gè)良性循環(huán)。可見，檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)相輔相成的一種關(guān)系：檔案管理現(xiàn)代化需要良好的基礎(chǔ)工作作為開展的手段，若缺少基礎(chǔ)工作，即使擁有先進(jìn)的現(xiàn)代化電子信息技術(shù)也無法實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化;若只擁有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)工作，而沒有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，檔案管理工作也只能停留在人工操作的層面，將無法滿足使用的需求，久而久之將會(huì)被時(shí)代所拋棄。

4 檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑

4.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的首要條件，只能通過建立統(tǒng)一的數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化才能更好的進(jìn)行檔案的綜合管理。在檔案管理工作中，數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)交換及傳輸需要依托通用檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，從而減少檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)不必要的失序問題。此外，部分部門只注重眼前利益，忽略了標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的構(gòu)建及實(shí)施，這種短見將會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理現(xiàn)代化整體的發(fā)展部署與管理。因此，檔案管理現(xiàn)代化必須強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及協(xié)調(diào)性的綜合發(fā)展。

4.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

管理的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施的重要保障。在實(shí)施檔案管理工作的過程中應(yīng)增加相關(guān)人員對(duì)管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，并在工作的實(shí)踐過程中，使用先進(jìn)的技術(shù)及方式為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，在加強(qiáng)檔案資源合理性的同時(shí)獲得更多的利益。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)新興而又具有一定復(fù)雜性的工程，在實(shí)際的工作中應(yīng)不斷的根據(jù)自身情況，加強(qiáng)檔案管理中的基礎(chǔ)工作建設(shè)，提升對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，通過腳踏實(shí)地的態(tài)度做好每一項(xiàng)工作，并且根據(jù)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，不斷的克服工作中出現(xiàn)的問題，并探尋有效的措施，為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：李妍（1975年9月-），女，彝族，云南省保山市。研究方向：檔案管理。工作單位：云南省保山市龍陵縣檔案館。