高職院校辦公自動(dòng)化管理建設(shè)的探討

【摘要】當(dāng)前高職院校在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面還存在傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變不夠，高職院校管理層認(rèn)知不足，學(xué)校統(tǒng)籌規(guī)劃不夠，辦公自動(dòng)化建設(shè)存在技術(shù)難題等問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題提出了相關(guān)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高職;辦公自動(dòng)化;管理;建設(shè)

隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，以及在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。高職院校作為信息技術(shù)的集散地，辦公自動(dòng)化建設(shè)也成為了使得高職管理效率水平得到提高的有效手段和重要的途徑，可以說(shuō)是學(xué)校進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，更是高職院校信息化發(fā)展的突出的體現(xiàn)，同樣是對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平進(jìn)行衡量進(jìn)行評(píng)判的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此在當(dāng)前高職院校所開(kāi)展的管理工作中，需要科學(xué)地利用相關(guān)的信息技術(shù)手段，展開(kāi)有效的自動(dòng)化建設(shè)。

1高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.1傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變不夠，管理體制陳舊

在當(dāng)下，更多的高職院校因?yàn)榱?xí)慣于傳統(tǒng)的辦公程序，不愿意做出一定的改變，他們不夠重視工作效率的提高，對(duì)于工作耗費(fèi)的時(shí)間也并不介意，這就導(dǎo)致高職在發(fā)展的道路上受到了嚴(yán)重的阻礙。教育行政管理部門因?yàn)樽陨淼闹笇?dǎo)協(xié)調(diào)性不夠，不同地區(qū)之間的發(fā)展也不平衡，因此在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這方面并沒(méi)有投入較多的資源，進(jìn)行的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)這一工作比較困難，工程管理的難度也在不斷的提高，應(yīng)用的信息資源無(wú)法和別的部門同事共享。因此在當(dāng)下發(fā)展過(guò)程當(dāng)中存在的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用難題將會(huì)成為一個(gè)主要的挑戰(zhàn)。目前大部分的高職院校在辦公的過(guò)程當(dāng)中也沒(méi)有建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)的辦公平臺(tái)，教育信息化整體的建設(shè)相對(duì)還是比較緩慢的。政府以及有關(guān)的教育行政管理辦事部門，在工作的過(guò)程當(dāng)中更多的沿用傳統(tǒng)的方式，缺乏有效提高辦公自動(dòng)化的管理水平的能力以及相關(guān)的動(dòng)力。

1.2高職院校管理層認(rèn)知不足，缺乏推動(dòng)辦公自動(dòng)化建設(shè)的優(yōu)良環(huán)境

從當(dāng)下管理層自身的思想認(rèn)知上面進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)管理層對(duì)于網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化以及辦公自動(dòng)化建設(shè)的優(yōu)越性沒(méi)有充分的認(rèn)知，對(duì)于這方面的了解不足，認(rèn)為僅僅讓學(xué)生或者是教師了解其中的部分信息就實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。學(xué)校的范圍并不大，所以辦各種事情都是比較方便的，對(duì)于辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)的建設(shè)，沒(méi)有必要投入較多的資金，較多的精力。而從管理層的各種工作習(xí)慣上進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，他們也更喜歡聽(tīng)辦公人員親自匯報(bào)工作的進(jìn)度情況，對(duì)結(jié)果進(jìn)行書面的審批。不可否認(rèn)的是這對(duì)于辦公自動(dòng)化的有效建設(shè)造成了一定的阻礙。而從工作的難度上進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的有效發(fā)展，涉及到不同部門職能方面的有效轉(zhuǎn)變，也涉及到權(quán)力下放的問(wèn)題，同時(shí)各項(xiàng)機(jī)構(gòu)以及工作人員的調(diào)整這項(xiàng)任務(wù)也比較繁重，正是因?yàn)檫@些方面存在的一系列問(wèn)題，導(dǎo)致他們工作過(guò)程當(dāng)中面臨的難度非常大。而從環(huán)境條件的角度進(jìn)行研究也能夠發(fā)現(xiàn)，沒(méi)有辦法構(gòu)造辦公自動(dòng)化推動(dòng)的良好環(huán)境，也沒(méi)有辦法提供更多的資源以及更好的條件。

1.3學(xué)校統(tǒng)籌規(guī)劃不夠，辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)越性無(wú)法發(fā)揮

全校的信息內(nèi)容在當(dāng)前并沒(méi)有得到合理的整合和處理，對(duì)于這些信息也沒(méi)有應(yīng)用統(tǒng)一的公共數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和有效的支撐，各種信息系統(tǒng)基本上都是相互獨(dú)立的，彼此之間無(wú)法進(jìn)行聯(lián)合和有效的統(tǒng)一，缺乏固定的標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)部門都按照本部門的各項(xiàng)要求進(jìn)行管理，系統(tǒng)的研發(fā)并沒(méi)有注意和其他管理系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)合，也沒(méi)有關(guān)注到部門之間的銜接工作開(kāi)展的具體情況，造成這些管理系統(tǒng)的兼容性相對(duì)比較差，無(wú)法形成有效的資源共享。學(xué)校對(duì)于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行利用的目的是為了能夠有效的宣傳，方便教師和學(xué)生進(jìn)行資料的下載，反映各方面的情況，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行充分的挖掘和使用，也無(wú)法真正的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公這一目標(biāo)。從系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)狀況進(jìn)行分析也能夠發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)下懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)，還有高效管理工作的復(fù)合型人才，呈現(xiàn)嚴(yán)重缺乏的狀態(tài)，因此研發(fā)和實(shí)際的狀況存在著非常明顯的脫節(jié)，構(gòu)建的系統(tǒng)功能并不非常完善，也不符合當(dāng)前高職的具體需求，可以說(shuō)這些系統(tǒng)的操作性不強(qiáng)，可行性也比較低。

1.4辦公自動(dòng)化建設(shè)存在技術(shù)難題，影響高職辦公自動(dòng)化的有效發(fā)展

從網(wǎng)絡(luò)存在著所具備的基礎(chǔ)條件進(jìn)行分析，能夠發(fā)現(xiàn)目前的校園網(wǎng)絡(luò)存在著不健全，不完善的情況，受到了一些不可控制，不可預(yù)見(jiàn)的因素影響，在運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中存在的安全性和可靠性都是非常低的。也正是因?yàn)檫@些方面因素的影響，導(dǎo)致應(yīng)用環(huán)境相當(dāng)復(fù)雜，容易產(chǎn)生嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題，比如說(shuō)受到黑客的攻擊，產(chǎn)生數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象等等，也正是因?yàn)檫@些存在的安全隱患，使得高職院校的運(yùn)行受到了嚴(yán)重的打擊，面臨更加嚴(yán)重的阻礙。網(wǎng)絡(luò)辦公在訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置以及身份認(rèn)證這方面的工作展開(kāi)，是非常復(fù)雜的，無(wú)法保證信息的安全性，工作流程也需要擁有更加規(guī)范的需求，對(duì)于文件的存檔也產(chǎn)生了一定的難度，需要經(jīng)過(guò)多個(gè)不同的環(huán)節(jié)。

2推進(jìn)高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)的對(duì)策

2.1政府和教育行政部門應(yīng)制定相關(guān)規(guī)劃，提高高職院校辦公自動(dòng)化管理水平

政府在當(dāng)前應(yīng)該根據(jù)電子政務(wù)建設(shè)的有關(guān)原則以及需要完成的各項(xiàng)步驟，建立政府和有關(guān)事業(yè)單位資源共享的平臺(tái)，積極的支持高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)的推動(dòng)和發(fā)展。政府部門可以設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)各個(gè)不同層面之間的信息交流以及平臺(tái)的有效建設(shè)，同時(shí)高職院校應(yīng)該及時(shí)的向政府進(jìn)行匯報(bào)和請(qǐng)示工作，當(dāng)然這個(gè)工作流程一定要實(shí)現(xiàn)電子化的目標(biāo)，確保信息傳遞的快速以及高效提高辦事的工作效率，使得高職院校也能夠享受到更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而有利于政府更快更好的推動(dòng)電子政務(wù)工作的發(fā)展，也有利于高職院校自身提高辦公自動(dòng)化的具體水平。

各個(gè)教育部門也應(yīng)該積極的發(fā)揮在政府和高職院校之間的橋梁作用，配置專門的辦公系統(tǒng)，以及信息交流的平臺(tái)，推動(dòng)各級(jí)教育行政部門和學(xué)校彼此之間進(jìn)行信息的溝通和交流，也要在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中研發(fā)辦公系統(tǒng)軟件，為各高職院校的政務(wù)信息化發(fā)展提供技術(shù)的有效支持，逐步的建立起能夠覆蓋全國(guó)教育系統(tǒng)的信息網(wǎng)絡(luò)。在信息化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中還應(yīng)該提出建設(shè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程中需要保證遵循這一標(biāo)準(zhǔn)，在這一標(biāo)準(zhǔn)得到了遵循的前提下，展開(kāi)有效的辦公自動(dòng)化建設(shè)。在政府和教育部門進(jìn)行調(diào)研的時(shí)候，應(yīng)該及時(shí)的聽(tīng)取高職院校對(duì)此提出來(lái)的一些意見(jiàn)，了解具體的運(yùn)行環(huán)境以及各種需求進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行，得到了有效的認(rèn)證之后，才能夠繼續(xù)推廣這些工作。

2.2高職應(yīng)該提高對(duì)于辦公自動(dòng)化建設(shè)的重視，提供良好的條件和資源

高職院校應(yīng)該高度的重視網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的有效建設(shè)，因?yàn)楦呗氃盒５挠?jì)算機(jī)數(shù)量是比較多的，校園內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)率也比較高，具有一定的基礎(chǔ)設(shè)施條件。同時(shí)高職院校也是信息的集散地，人員素質(zhì)也比較高，能夠更快的接受新的知識(shí)，有利于推動(dòng)辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展。高職院校還需要將辦公自動(dòng)化和智慧校園的有效建設(shè)兩者相互結(jié)合，使得網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施更加的完善健全，能夠讓學(xué)校內(nèi)的管理和服務(wù)各項(xiàng)工作都得到網(wǎng)絡(luò)的有效覆蓋。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變自身的職能，根據(jù)相關(guān)的操作流程，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)以及其中的相關(guān)工作人員。

辦公自動(dòng)化的有效建設(shè)應(yīng)該首先搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)布網(wǎng)站信息，實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件的有效傳輸，最后實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的這一思路，克服其中存在的各種困難，堅(jiān)持思想觀念的有效轉(zhuǎn)變，明確各個(gè)不同的步驟，反復(fù)的試驗(yàn)，不斷的彌補(bǔ)其中的漏洞，不斷的進(jìn)行完善，從而為辦公自動(dòng)化的建設(shè)發(fā)展創(chuàng)造更好的環(huán)境。

2.3高職應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享

高職院校應(yīng)該切實(shí)的對(duì)職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的多方面優(yōu)勢(shì)，建設(shè)辦公自動(dòng)化的有關(guān)信息平臺(tái)，真正的實(shí)現(xiàn)交互式辦公的目標(biāo)。因?yàn)楦呗毾鄬?duì)是一個(gè)獨(dú)立的社區(qū)，進(jìn)行服務(wù)，并且需要管理的范圍并不大，管理的對(duì)象也比較穩(wěn)定，因此進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以及后續(xù)的管理工作難度都是相對(duì)比較小的。高職院校辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)可以建立內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，建立信息數(shù)據(jù)的管理庫(kù)，為各種信息系統(tǒng)提供有關(guān)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成發(fā)展，為決策提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)和參考。

在加強(qiáng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的同時(shí)，還需要增強(qiáng)應(yīng)用的功能，對(duì)相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行完善，真正的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在教學(xué)以及科研包括具體管理工作當(dāng)中所起到的作用。并且在建設(shè)平臺(tái)的過(guò)程當(dāng)中，各個(gè)部門也應(yīng)該遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)以及運(yùn)行開(kāi)發(fā)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的流通和相關(guān)資源的共享。為了能夠促使高職院校的信息化建設(shè)能夠滿足實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的需求，也需要對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，構(gòu)建全新綜合的平臺(tái)。除此以外，高職院校還應(yīng)該了解各個(gè)不同管理系統(tǒng)的情況，對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行利用，解決目前存在的一系列技術(shù)問(wèn)題。

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朱曉菲（1988-），女，江蘇蘇州人，蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，主要研究方向：高職教育管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)與應(yīng)用、軟件技術(shù)。