大數據時代電子檔案管理創新研究

摘要：大數據時代的到來對傳統的檔案管理產生了一定的沖擊，傳統的檔案管理已經不能滿足現有的社會需求。近年來，各機構也在不斷提高檔案管理質量，并取得了良好的效果。許多機構已經認識到互聯技術在檔案管理中的重要作用，但這些變化還遠遠不夠。因此，創新檔案管理，構建科學、完善的檔案管理體系，有必要對數據進行系統分析，了解數據之間的關系，以便為公共機構的決策提供寶貴的參考。

關鍵詞：大數據時代;電子檔案管理;創新

檔案具有客觀性、邏輯性、實用性和歷史性的特點，有永久和定期兩種保管期限。在計劃生育協會的長期發展中，將會產生多種檔案，因此，為了保證人們的工作效率，我們需要及時地收集和歸檔文件和檔案。由于其復雜性，文件在排序、收集和歸檔等過程中容易出現問題。大數據時代的到來在一定程度上改善了傳統檔案管理的弊端。電子檔案的出現可謂劃時代的革命，它極大地提高了檔案工作者的工作效率，同時也降低了傳統檔案的毀損率。但電子檔案仍存在一些緊迫的問題。

一、大數據時代對檔案管理的影響

在大數據時代，各行各業的工作都離不開大數據的使用，檔案管理工作也離不開大數據技術的處理。隨著大數據時代的到來，檔案管理實現了技術水平的創新，實現了檔案管理方式的創新，使人們感受到了大數據帶來的便利。眾所周知，公共機構的發展離不開管理的改善，管理的最重要內容之一是管理人力資源檔案。為此，各機構需要建立一個科學合理的數據庫，同時確保檔案的管理計劃清晰、靈活，以便隨時更新檔案中的信息。在大數據時代，檔案管理有了新的維護方式，可以全面有效地維護人們的智力勞動，從而確保相關人員的權益得到有效維護。當前，隨著社會經濟的發展，機構在利用大數據技術管理檔案時，需要調動員工的積極性，改變傳統管理方式，突出大數據技術的優勢。在使用大型數據技術進行記錄管理方面，最顯著的變化之一是生產率顯著提高，工作人員比以往任何時候都更加細心。然而，一些因素繼續干擾檔案的管理，主要是缺乏資源，包括人力和財政資源。這些問題需要根據實際情況采取相應的措施加以解決，只有解決這些干擾因素，檔案管理才能邁上信息化的道路，工作效率才能逐步提高。

二、大數據時代電子檔案的必要性

電子檔案包含多種類型，無論是公司檔案還是學校人事檔案等等，都是非常重要的。當一項偉大的技術到來時，是張開雙臂擁抱它，還是躲在角落里，這是每個檔案工作者都要思考的問題。隨著大數據時代的到來和檔案類型和數量的激增，迫切需要電子網絡分擔負擔。我們以計劃生育協會檔案為例，來闡述大數據時代電子檔案的必要性：

（一）不注意收集和歸檔辦公室記錄

許多單位對檔案的管理不重視，很少計劃生育協會愿意聘用專門從事檔案分類收集和歸檔的工作人員。一般而言，為了節省工作成本，需要一名在其他部門工作的工作人員。因此，即使現有檔案對事業單位和協會的運作非常重要，但由于高層領導人對檔案重視不夠，工作人員不夠專業，不知道如何收集和歸檔，很難找到、保存和移交現有檔案。此外，兼職工作人員或一些工作人員沒有足夠的責任心來處理這種單調乏味的工作，很可能會容忍、任意編排、保存不當、損壞甚至丟失檔案。

（二）計劃生育協會職工檔案、資料不夠全面

建立檔案不是一個一次性的過程，它需要在各個階段不斷地補充檔案。但是，在計劃生育協會，員工的檔案總是不很詳細。有些人認為職工的檔案并不特別重要。因此就會導致協會中的個人信息不夠全面，存在許多差距。隨著職工以往由于工作時的檔案信息不完整，帶來了許多不可避免的麻煩，給今后的事業帶來一定的阻礙，影響個人的職業發展。

（三）文件檔案容易受損

首先要明確的是，現在人們使用的大多數文件都是紙質文件，如果保存不當，這些文件可能會丟失。由于大雨，辦公室里水漫金山，或者沒有采取步驟使文件被像蟲子或老鼠吃掉。或者是辦公室突然起火導致文件燒毀。目前，天災人禍難以預料，許多意想不到的因素可能造成檔案問題。就計劃生育協會而言，檔案的救濟是很麻煩的，需要所有努力工作的用人單位一起合作都不一定使檔案完整準確，如果管理人員不采取預防措施，并且由于檔案本身的材料，沒有辦法保存，將遭受巨大損失。

三、大數據時代檔案管理創新的可行性策略

（一）促進檔案資料的有序開發和管理

計劃生育協會的檔案管理工作應與當今大數據時代的發展保持同步。因此，在實際的檔案數據開發和管理中，要有一定的創新意識，能夠融匯一些創新思維，樹立開放服務的檔案管理理念，實現以往檔案管理開發技術與大數據技術的有機統一，確保檔案數據的快速檢索。同時，大數據技術仍然是一種信息技術，因此檔案管理也可以向信息化的道路邁進。檔案管理向信息化方向發展是歷史的必然，但不能將其強加給其他行業的信息化管理路徑，而應根據自身存在的實際問題，建立有針對性的信息管理系統。這需要按照機構本身的戰略目標進行，以確保檔案管理工作不違反機構的總體目標，并確保檔案管理工作的方向與計劃生育協會的發展方向相一致。

（二）建立大數據時代檔案信息安全管理系統

在任何時候，文件數據的安全性都是一個非常重要的問題。在大數據時代，檔案信息的安全管理越來越困難，信息披露的可能性越來越大，檔案管理的安全問題也越來越受到人們的關注。因此，公共機構的工作人員需要認識到檔案管理的分配受到很大的阻礙，導致檔案人才在計劃生育協會內部的分配非常不合理。由于計劃生育協會文件管理存在各種類型，不同類型的文件信息因其特點而有相應的工作流程，每個工作流程或多或少都有一些不同。由于缺乏技術管理人才和公司內部分布不均，容易造成單位管理水平的差異，使計劃生育協會不能完全整合信息更新系統。而強化檔案管理集中檔案人才，有利于計劃生育協會對人才的布局、合理配置，提升計劃生育協會檔案管理水平。

（三）檔案信息資源整合

目前，計劃生育協會應用的檔案管理系統一般都是分類管理系統，不利于檔案信息的整合。在此系統下，文件借閱程序變得更加復雜。為了使各部門更方便地查詢和利用檔案信息，會造成檔案的重復，即同一文件被存放在計劃生育協會的多個檔案室中，不僅造成紙張的浪費，而且浪費檔案的存儲空間。此外，這種管理系統不利于檔案信息數據的集成。檔案的編制與管理是計劃生育協會檔案數據綜合化的過程，是信息數據整合的重要工作。檔案研究必須與自身實際相結合，而目前由于計劃生育協會具有編輯和研究能力的人員較少，難以集中和整合計劃生育協會的復雜信息，造成了編輯和研究工作的壓力，使計劃生育協會的編輯和研究成果不理想。檔案集約化管理使計劃生育協會檔案成為計劃生育協會的資源，消除了重復的檔案，提高了檔案管理工作的效率，同時為計劃生育協會決策提供了有力的數據支持。此外，檔案管理的深入細致，可以有效促進數字檔案館建設，充分實現信息資源的有效共享，方便人們的查閱和利用。

四、結語

檔案的重要性是不言而喻的。海量數據的產生，電子檔案普及的興起解決了傳統檔案管理的弊端，但由于網絡的復雜性，電子檔案的管理也面臨著巨大的風險。為了使檔案的管理更加嚴格，領導和工作人員應更加重視，端正態度，并采取有效措施加以避免。

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作者簡介：臧芬芬（1983-），女，山東濟寧人，濟寧市任城區計劃生育協會，研究方向：檔案管理。