采購管理中信息化的實(shí)踐

在企業(yè)管理過程中，物資采購管理存在許多缺陷和不足，主要表現(xiàn)在物資采購體系不完善，資金預(yù)算過程不準(zhǔn)確，采購管理效果不明顯、質(zhì)量從未能夠達(dá)到相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)等。因此，為改善這種社會(huì)狀況，有必要不斷加強(qiáng)物資采購管理，采取有效措施應(yīng)對(duì)難點(diǎn)，以達(dá)到預(yù)期的發(fā)展目標(biāo)，提高物資采購管理水平。

一、企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)狀與信息化的優(yōu)勢(shì)

就目前企業(yè)發(fā)展來看，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)都屬于系統(tǒng)級(jí)的管理，不能完全滿足整個(gè)物料采購管理過程中的管理需求。計(jì)劃管理和價(jià)格管理之間缺乏完善的對(duì)接和采購管理系統(tǒng)，不難看出，各行各業(yè)的發(fā)展已經(jīng)難以離開信息化技術(shù)的支撐。

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，如何實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞已經(jīng)逐漸成為企業(yè)追逐的核心，因此建立完善的信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，改善信息管理模式也是公司物資采購管理發(fā)展的新方向。信息技術(shù)可以應(yīng)用于設(shè)備管理的各個(gè)方面，例如固定資產(chǎn)管理，運(yùn)營(yíng)管理，維護(hù)管理，備件管理，人力資源管理等。在信息處理過程中，計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)計(jì)算，檢索方面具有無與倫比的優(yōu)勢(shì)。

通過各種軟件和通信程序的互通，實(shí)現(xiàn)了各方需求和愿望的遠(yuǎn)程信息傳遞，實(shí)現(xiàn)了公司物資的管理，在選擇合適的產(chǎn)品和數(shù)量方面起著關(guān)鍵作用。同時(shí)，可以更快地檢查和解決供應(yīng)方與制造商實(shí)際需求之間的匹配沖突。雙方可以及時(shí)溝通供應(yīng)和需求的障礙，這對(duì)于現(xiàn)代物料管理非常方便。

設(shè)備管理信息化系統(tǒng)

二、物資采購管理工作中存在的問題分析

（一）缺乏對(duì)物資儲(chǔ)備問題的重視度

加強(qiáng)物料儲(chǔ)備管理是實(shí)施物料管理的核心，同時(shí)物料儲(chǔ)備管理也會(huì)對(duì)采購管理產(chǎn)生直接性的影響。作為生產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行物資儲(chǔ)備管理過程中不可避免會(huì)出現(xiàn)儲(chǔ)備過多或者儲(chǔ)備不足的情況，可能造成企業(yè)的原材料積壓，影響正常生產(chǎn)過程。

（二）編制資金預(yù)算比較困難

企業(yè)購買的大部分材料產(chǎn)品都是臨時(shí)材料。盡管采購數(shù)量有限，但所需的采購成本卻非常明顯。因此，為了合理降低運(yùn)行成本，相關(guān)人員必須在物資采購前，根據(jù)市場(chǎng)情況，為物資和產(chǎn)品價(jià)格制定準(zhǔn)確的預(yù)算。但是，許多單位忽視預(yù)算工作的重要性。編制的預(yù)算計(jì)劃不僅有很多不合理的地方，而且會(huì)增加編制預(yù)算的難度。因此，相關(guān)單位在進(jìn)行物資采購管理時(shí)，必須以資金預(yù)算為管理重點(diǎn)，并采取相應(yīng)措施及時(shí)解決難題，以保證資金預(yù)算的質(zhì)量，滿足成本控制的需要。

（三）物料采購中的混亂競(jìng)爭(zhēng)問題

部分物資市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化，低價(jià)惡性競(jìng)爭(zhēng)，中標(biāo)價(jià)格過低，導(dǎo)致供應(yīng)不及時(shí)、不主動(dòng)，供應(yīng)過程協(xié)調(diào)困難，甚至偷工減料，以次充好，物資質(zhì)量不能保證。例如，在某些項(xiàng)目中，減水劑的購買價(jià)格大大低于不到2000元/噸的成本價(jià)（我們目前采購的減水劑價(jià)格是1800元/噸）。采購價(jià)格明顯異常，沒有進(jìn)行確認(rèn)。

（四）管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在實(shí)際采購過程中由于部門較多，采購程序復(fù)雜，采購部門需要和多部門溝通、聯(lián)系，因此對(duì)于各個(gè)部門之間的專業(yè)能力和技術(shù)水平要求較高。尤其是對(duì)于一些新來的采購人員，在采購物資的過程中由于溝通問題或者信息不暢通等可能導(dǎo)致采購管理出現(xiàn)一定的偏差，針對(duì)此種情況需要不斷提高采購人員的專業(yè)能力，加強(qiáng)不同部門人員之間的溝通。應(yīng)強(qiáng)調(diào)材料采購人員的專業(yè)技術(shù)水平，糾正工作態(tài)度，并保持耐心和責(zé)任感，以免損害企業(yè)利益。

三、物資設(shè)備采購供應(yīng)管理中信息化的價(jià)值

（一）有利于成本控制

信息化支持下的物資采購和供應(yīng)可以在更大范圍內(nèi)收集，分析和組織信息，并整合管理資源，以實(shí)現(xiàn)集中，智能和自動(dòng)化的采購，存儲(chǔ)和管理，減少采購和存儲(chǔ)。在基于信息的環(huán)境中，可以實(shí)現(xiàn)在線協(xié)商，管理和采購，可以促進(jìn)信息的收集和交換，并可以降低協(xié)商和協(xié)商的成本。同時(shí)，信息化還可以監(jiān)視和分析企業(yè)內(nèi)部需求和外部市場(chǎng)的變化，并根據(jù)監(jiān)視和分析的結(jié)果調(diào)整采購和供應(yīng)管理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的全過程控制。

（二）幫助提高及時(shí)性

在物資采購和供應(yīng)管理中，信息化可以促進(jìn)快速，輕松地收集，傳輸和交換各種類型的信息。信息化的電子商務(wù)系統(tǒng)極大地提高了物料流通效率，可以實(shí)時(shí)提供物料安全，避免了傳統(tǒng)管理模式下物料存放和供應(yīng)滯后的問題。信息化還可以通過收集，智能分析，研究以及判斷和預(yù)測(cè)物料供應(yīng)數(shù)據(jù)來及時(shí)調(diào)整管理策略。

（三）增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的必要性

在物資信息管理中，企業(yè)通過構(gòu)建一個(gè)完善的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源、財(cái)務(wù)、材料供應(yīng)鏈、采購、庫存、運(yùn)輸?shù)雀鱾€(gè)過程的管理，繼而實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，達(dá)到提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

（四）依法合規(guī)，采購行為進(jìn)一步規(guī)范

企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，將信息化作為提高管理能力的重要手段，著力開展了集中采購平臺(tái)、電子商城、設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。企業(yè)對(duì)采購管理制度進(jìn)行了修訂和完善，并相應(yīng)地進(jìn)行了制度的更新，確保了制度層面的依法合規(guī)；按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和規(guī)范，并固話在集中采購平臺(tái)和各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)中，確保了流程層面的依法合規(guī)，通過組織各種招標(biāo)活動(dòng)的具體示范和引領(lǐng)，促進(jìn)企業(yè)操作層面的依法合規(guī)。

（五）公開、公平、公正、陽光采購

企業(yè)通過集中采購平臺(tái)，開辟了信息公開專用窗口，強(qiáng)化了信息公開的監(jiān)督指導(dǎo)；采購項(xiàng)目在線受控，全稱可監(jiān)控，全流程可追溯，各環(huán)節(jié)公開，透明，進(jìn)一步降低了采購過程中可能發(fā)生的腐敗風(fēng)險(xiǎn)，為采購工作的陽光透明提供了有力的支撐。

四、加強(qiáng)物資采購管理信息化建設(shè)

1.信息化建設(shè)是物資采購管理的發(fā)展的必然結(jié)果。物料采購對(duì)于企業(yè)來說是非常重要的過程，尤其是建筑行業(yè)更是如此，在整個(gè)物料的采購過程中，員工需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要制定好合理的采購計(jì)劃。但是事實(shí)上，目前市場(chǎng)上流通的采購信息化模式還不夠完善，對(duì)于數(shù)據(jù)的一手資料掌握不完全，導(dǎo)致物料管理工作效果不夠完善。因此加強(qiáng)信息化建設(shè)工作是實(shí)施物質(zhì)采購的關(guān)鍵。2.加強(qiáng)信息化的利用能夠有效發(fā)揮采購的優(yōu)勢(shì)。為了充分保證采購工作能夠真正發(fā)揮作用，需要借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強(qiáng)信息技術(shù)的利用，并在物料采購管理中加強(qiáng)信息技術(shù)的利用，但是實(shí)際上，信息的構(gòu)建并不是一件簡(jiǎn)單的事情，而是一系列信息軟件的投資和開發(fā)。只有通過實(shí)際應(yīng)用，才能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。另外，為了使信息化的采購管理模型發(fā)揮作用，有必要將相關(guān)業(yè)務(wù)部門和物料管理部門的數(shù)據(jù)相結(jié)合，并在工作中切實(shí)使用，加強(qiáng)與采購部門之間的協(xié)調(diào)與溝通。使采購流程更加透明，開放，也可以實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，專業(yè)化的采購管理，全面提高企業(yè)采購管理能力。

五、在物資設(shè)備采購管理中信息化方面的舉措

（一）變革管理思想

在物資管理方面，應(yīng)改變管理思路，特別是在工程建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)人應(yīng)不斷改進(jìn)和創(chuàng)新物資管理方法，認(rèn)識(shí)到物資管理在工程建設(shè)過程中的重要性，要注意控制項(xiàng)目成本，減少采購成本和材料消耗，增加了項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。物資管理在建設(shè)中占有重要地位，信息化在物資管理中的作用日益重要。因此，有必要積極營(yíng)造良好的信息管理氛圍，實(shí)施信息開發(fā)戰(zhàn)略，建立科學(xué)合理的物資管理信息平臺(tái)，并采用電子手段對(duì)商品的種類，數(shù)量，價(jià)格，規(guī)格，庫存等進(jìn)行管理。依靠其先進(jìn)的材料，系統(tǒng)的查詢功能和報(bào)告功能可以及時(shí)準(zhǔn)確地收集所需的數(shù)據(jù)，并建立了方便快捷的材料信息收集平臺(tái)。

（二）信息材料采購的綜合管理

傳統(tǒng)的企業(yè)物料采購是依靠單獨(dú)人員進(jìn)行采購，人員需求量較大，工作效率低，同時(shí)不同部門之間信息交流少，資源浪費(fèi)嚴(yán)重。針對(duì)此種情況，企業(yè)有必要加強(qiáng)對(duì)資源的整合，公共建立資源供應(yīng)站，加強(qiáng)和生產(chǎn)部門之間的聯(lián)系，并詳細(xì)記錄和統(tǒng)一各個(gè)部門對(duì)所有物資的需求，保證物料管理圖表的可靠性和實(shí)時(shí)性。通過對(duì)圖表的分析進(jìn)行采購和管理，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，合理分配資源。通過資源的合理分配提高資源利用效率，降低采購成本，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效益的提高。

（三）互聯(lián)網(wǎng)+采購

企業(yè)充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，推動(dòng)采購管理水平的提升。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，互聯(lián)網(wǎng)帶來了我們生活方式的巨大改變，同時(shí)在采購行為上也發(fā)生了巨大的變革，傳統(tǒng)的采購模式被電子采購模式而代替。各企業(yè)通過公共資源交易平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“平臺(tái)之外無交易”。

六、結(jié)論

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)，想要提高物料采購管理水平的公司必須遵循現(xiàn)代信息化的觀點(diǎn)，加強(qiáng)物料采購管理的信息化建設(shè)。通過這種方式，能夠有效解決物資管理和設(shè)備管理過程中存在的問題，力求為企業(yè)提供實(shí)時(shí)、精確的管理信息，進(jìn)而幫助企業(yè)在發(fā)展過程中合理預(yù)測(cè)市場(chǎng)的發(fā)展變化，為企業(yè)的采購提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高我國的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和綜合實(shí)力。