如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理分析

摘要：精細化管理對于事業單位人事檔案管理工作有著重要意義，本文首先明確了事業單位人事檔案管理的必要性，其后具體分析了事業單位人事檔案精細化管理要求的提出，并圍繞如何在事業單位人事檔案管理中開展精細化管理提出了幾點對策，以期可供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;必要性;精細化管理

1 引言

人事檔案管理工作是機關事業當中必不可少的一項重要工作，可以為事業單位各項工作的開展和制定發展決策提供重要的參考依據。為了更好地使人事檔案管理工作服務于事業單位的發展，本文提出精細化管理理念，通過在事業單位人事檔案管理中開展精細化管理工作，促進檔案管理水平的提高。

2 事業單位人事檔案管理的必要性

人事檔案記載了事業單位人員的個人履歷、技能水平、業績考核等信息，這些信息不僅清晰地反映了單位職工的日常工作表現和思想品德，而且也與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系接轉等緊密相關。因此，進一步做好人事檔案管理工作具有一定的必要性。

第一，是合理開發人才資源的重要依據。人事檔案是人才信息的重要承載，關系到單位工作人員的考核、調動、升職等諸多事項，是培養和考察選拔干部的重要依據。因此，在實際工作中，優化和改進人事檔案管理工作，對單位合理運用人才發揮著十分重要的作用。

第二，是推動事業單位良性運轉的關鍵。加強人事檔案管理工作，對職工隊伍的成長有一個清晰的認識和了解，不僅幫助單位發掘人才和留住人才，而且有助于單位人才培養及素質提升工作的開展，進而充分發揮人才的優勢，助推單位的創新發展。

第三，是改進人事檔案管理工作現存問題和不足的現實需要。受體制、機制等多種因素的影響，有的事業單位人事檔案管理工作中領導的積極性較低，忽視了檔案管理的重要性，有的缺少現代化的管理手段等問題，直接影響了人事檔案管理的科學化水平。因此，進一步創新與優化人事檔案管理工作，不僅能夠大大提升人才資源的有效配置，同時還能夠解決檔案管理工作中的不合理問題。

3 事業單位人事檔案精細化管理要求的提出

3.1精細化管理的內涵

與傳統的管理理念相比，精細化管理強調的是管理的“精”與“細”，是現代化管理的重要組成部分。精細化管理模式的提出，在提高管理質量、效率方面具有重要作用，是在常規管理模式上的一個深化發展。精細化管理方法主要看重以下幾個方面：強調管理人員職責的合理分配，明確相關人員工作內容;在提高管理質量的同時，有效降低成本，提供更高質量、更為精細的服務?；跁r代的發展，事業單位的人事檔案資料不斷增加，進一步增加了管理嫩度，針對檔案資料雜亂、繁多的問題，必須做好明確分工、恪守職責，全面提高檔案管理的精細化水平。

3.2精細化管理的要求

在事業單位人事檔案精細化管理中，具體要求可歸納為“精、準、細、嚴”四個字，為有效提高人事檔案管理水平，必須從嚴抓住四大關鍵點，完善人事檔案管理制度，做到精益求精，保證管理及時性、準確性。在人事檔案管理工作執行過程中，必須重視執行細節，滿足細化管理的基本要求;同時，必須對各種管理制度執行效果進行監督，及時發現管理中存在的問題并提出相應的解決對策，切實滿足精細化管理要求。

4 在事業單位人事檔案管理中開展精細化管理的幾點對策

4.1完善人事檔案管理制度，實現機制精細化

事業單位人事檔案管理中開展精細化管理工作，必須要結合單位和部門實際健全相關的制度和體系，確保人事檔案管理工作有章可循，關鍵還要將各項制度落到實處。在實際工作中，檔案管理人員必須要嚴格執行人事檔案的收集、整理、審核、歸檔等制度，實現人事檔案管理的規范性與科學性。一是定期填寫職工情況履歷表或者變動情況表，確保檔案的動態管理;二是定期對檔案進行歸檔、整理和補充。凡與員工密切相關的材料，如職稱材料、工資材料、獎懲材料等要及時歸檔，對發現問題的檔案材料要及時予與糾正，發現失真的檔案材料要嚴格核實，以確保材料的真實性。同時，要結合單位實際，不斷調整和完善管理的工作細則，建立標準化的大業務制度，要求檔案管理人員日常工作過程中準確執行各項標準，以保證精細化管理的力度。

4.2強化檔案人才建設，打造精細化管理隊伍

打造精細化管理隊伍是優化檔案管理工作的關鍵。一方面，要重視提升檔案人員的素質，加強檔案管理人員的業務培訓，及時更新自身知識體系，不斷提高業務水平和工作能力，特別是熟練掌握信息技術操作技能，適應信息化發展的要求，為檔案管理工作有序開展提供有力保障。此外，必須要重視檔案管理人員的職業道德建設，要選擇政治可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案管理工作，要重視對檔案人員的職業道德教育，增強他們的社會責任感，讓他們有足夠的能力勝任此項工作。

4.3信息技術賦能檔案管理，支撐精細化管理工作

事業單位在人事檔案精細化管理工作中，要充分發揮信息化檔案管理的優勢，使作為信息傳遞載體的文件在網絡空間能規范、智能流轉及管理，減少人為操作的失誤和干預，數字轉型背景下文件與檔案的關系如下圖1所示。

圖1 數字轉型背景下文件與檔案的關系

信息技術賦能事業單位人事檔案精細化管理具體需做好以下幾點工作：一是依據《電子文件管理系統通用功能要求》和《數字檔案室建設指南》等標準和指南提出系統需求報告，設計符合業務規范要求的檔案管理流程和功能，確保系統功能齊全、穩定流暢運轉。二是開發利用數字技術與工具，提升系統的智能化水平。數字時代，檔案人員和用戶對檔案業務的智能化需求和期待越來越高，因此需要重點關注文件分類、鑒定、處置與利用業務的交互式智能設計與實現。三是實現檔案的動態化管理，提高利用價值。及時做好新增材料的分類、錄入工作，及時更新人員基本信息。除此之外，面對數字化系統可能存在的風險，要對管理的流程進行嚴格把控，必須加大數字化系統的安全管理，及時進行信息備份和系統升級，防止出現網絡信息涉密的風險，確保檔案資料的安全。與此同時，檔案管理人員應適應數字時代的發展要求，提升數字技術應用能力 ：一是積極參加信息化技術相關業務培訓學習，豐富知識結構 ;二是要追蹤新型數字技術的迭代升級，分析其在檔案管理工作中的應用效果，以數字技術應用提升檔案服務水平。

5 結語

綜上所述，事業單位人事檔案管理中，精細化管理方法的應用具有重要意義，可有效提高檔案管理效率與規范性。對此，事業單位必須建立起的精細化檔案管理制度，加強檔案人才建設，并積極順應時代的發展，推廣信息化技術實現檔案數字化管理，全面提升檔案精細化管理水平。

參考文獻：

[1]艾爭先，馮永艷. 基于精細化檔案管理的信訪穩定工作初探[C]//電力行業優秀管理論文集——2014年度全國電力企業優秀管理論文大賽獲獎論文（《中國電力企業管理》2014年第一期增刊）.，2014：1127-1128.

[2]吳桂娟.事業單位人事檔案管理的必要性與具體策略[J].黑龍江科學，2020，11（13）：150-151.

[3]吳桂娟.機關事業單位干部人事檔案管理研究[J].黑龍江科學，2020，11（17）：138-139.

[4]孫偉.淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛生產業，2015，12（30）：168-170.

[5]郭志欣.事業單位人事檔案的信息化管理[J].黑龍江科學，2020，11（07）：138-139.

[6]王大鵬.事業單位干部人事檔案信息化管理構想[J].黑龍江科學，2019，10（23）：142-143.

[7]李易.如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J].傳播力研究，2018，2（12）：188-189.

[8]何麗芬.解析事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：172-173.

作者簡介：湛晶（1984-），女，湖南長沙人，中級館員，碩士，工作方向：檔案管理。