如何在事業(yè)單位檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理分析

摘要：精細(xì)化管理對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作有著重要意義，本文首先明確了事業(yè)單位人事檔案管理的必要性，其后具體分析了事業(yè)單位人事檔案精細(xì)化管理要求的提出，并圍繞如何在事業(yè)單位人事檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理提出了幾點(diǎn)對(duì)策，以期可供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;必要性;精細(xì)化管理

1 引言

人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)重要工作，可以為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展和制定發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。為了更好地使人事檔案管理工作服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展，本文提出精細(xì)化管理理念，通過(guò)在事業(yè)單位人事檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

人事檔案記載了事業(yè)單位人員的個(gè)人履歷、技能水平、業(yè)績(jī)考核等信息，這些信息不僅清晰地反映了單位職工的日常工作表現(xiàn)和思想品德，而且也與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系接轉(zhuǎn)等緊密相關(guān)。因此，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作具有一定的必要性。

第一，是合理開(kāi)發(fā)人才資源的重要依據(jù)。人事檔案是人才信息的重要承載，關(guān)系到單位工作人員的考核、調(diào)動(dòng)、升職等諸多事項(xiàng)，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。因此，在實(shí)際工作中，優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案管理工作，對(duì)單位合理運(yùn)用人才發(fā)揮著十分重要的作用。

第二，是推動(dòng)事業(yè)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。加強(qiáng)人事檔案管理工作，對(duì)職工隊(duì)伍的成長(zhǎng)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，不僅幫助單位發(fā)掘人才和留住人才，而且有助于單位人才培養(yǎng)及素質(zhì)提升工作的開(kāi)展，進(jìn)而充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，助推單位的創(chuàng)新發(fā)展。

第三，是改進(jìn)人事檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題和不足的現(xiàn)實(shí)需要。受體制、機(jī)制等多種因素的影響，有的事業(yè)單位人事檔案管理工作中領(lǐng)導(dǎo)的積極性較低，忽視了檔案管理的重要性，有的缺少現(xiàn)代化的管理手段等問(wèn)題，直接影響了人事檔案管理的科學(xué)化水平。因此，進(jìn)一步創(chuàng)新與優(yōu)化人事檔案管理工作，不僅能夠大大提升人才資源的有效配置，同時(shí)還能夠解決檔案管理工作中的不合理問(wèn)題。

3 事業(yè)單位人事檔案精細(xì)化管理要求的提出

3.1精細(xì)化管理的內(nèi)涵

與傳統(tǒng)的管理理念相比，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)的是管理的“精”與“細(xì)”，是現(xiàn)代化管理的重要組成部分。精細(xì)化管理模式的提出，在提高管理質(zhì)量、效率方面具有重要作用，是在常規(guī)管理模式上的一個(gè)深化發(fā)展。精細(xì)化管理方法主要看重以下幾個(gè)方面：強(qiáng)調(diào)管理人員職責(zé)的合理分配，明確相關(guān)人員工作內(nèi)容;在提高管理質(zhì)量的同時(shí)，有效降低成本，提供更高質(zhì)量、更為精細(xì)的服務(wù)。基于時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案資料不斷增加，進(jìn)一步增加了管理嫩度，針對(duì)檔案資料雜亂、繁多的問(wèn)題，必須做好明確分工、恪守職責(zé)，全面提高檔案管理的精細(xì)化水平。

3.2精細(xì)化管理的要求

在事業(yè)單位人事檔案精細(xì)化管理中，具體要求可歸納為“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”四個(gè)字，為有效提高人事檔案管理水平，必須從嚴(yán)抓住四大關(guān)鍵點(diǎn)，完善人事檔案管理制度，做到精益求精，保證管理及時(shí)性、準(zhǔn)確性。在人事檔案管理工作執(zhí)行過(guò)程中，必須重視執(zhí)行細(xì)節(jié)，滿(mǎn)足細(xì)化管理的基本要求;同時(shí)，必須對(duì)各種管理制度執(zhí)行效果進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，切實(shí)滿(mǎn)足精細(xì)化管理要求。

4 在事業(yè)單位人事檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理的幾點(diǎn)對(duì)策

4.1完善人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)機(jī)制精細(xì)化

事業(yè)單位人事檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理工作，必須要結(jié)合單位和部門(mén)實(shí)際健全相關(guān)的制度和體系，確保人事檔案管理工作有章可循，關(guān)鍵還要將各項(xiàng)制度落到實(shí)處。在實(shí)際工作中，檔案管理人員必須要嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案的收集、整理、審核、歸檔等制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。一是定期填寫(xiě)職工情況履歷表或者變動(dòng)情況表，確保檔案的動(dòng)態(tài)管理;二是定期對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、整理和補(bǔ)充。凡與員工密切相關(guān)的材料，如職稱(chēng)材料、工資材料、獎(jiǎng)懲材料等要及時(shí)歸檔，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的檔案材料要及時(shí)予與糾正，發(fā)現(xiàn)失真的檔案材料要嚴(yán)格核實(shí)，以確保材料的真實(shí)性。同時(shí)，要結(jié)合單位實(shí)際，不斷調(diào)整和完善管理的工作細(xì)則，建立標(biāo)準(zhǔn)化的大業(yè)務(wù)制度，要求檔案管理人員日常工作過(guò)程中準(zhǔn)確執(zhí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，以保證精細(xì)化管理的力度。

4.2強(qiáng)化檔案人才建設(shè)，打造精細(xì)化管理隊(duì)伍

打造精細(xì)化管理隊(duì)伍是優(yōu)化檔案管理工作的關(guān)鍵。一方面，要重視提升檔案人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)更新自身知識(shí)體系，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，特別是熟練掌握信息技術(shù)操作技能，適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，為檔案管理工作有序開(kāi)展提供有力保障。此外，必須要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員從事干部檔案管理工作，要重視對(duì)檔案人員的職業(yè)道德教育，增強(qiáng)他們的社會(huì)責(zé)任感，讓他們有足夠的能力勝任此項(xiàng)工作。

4.3信息技術(shù)賦能檔案管理，支撐精細(xì)化管理工作

事業(yè)單位在人事檔案精細(xì)化管理工作中，要充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，使作為信息傳遞載體的文件在網(wǎng)絡(luò)空間能規(guī)范、智能流轉(zhuǎn)及管理，減少人為操作的失誤和干預(yù)，數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文件與檔案的關(guān)系如下圖1所示。

圖1 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文件與檔案的關(guān)系

信息技術(shù)賦能事業(yè)單位人事檔案精細(xì)化管理具體需做好以下幾點(diǎn)工作：一是依據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)和指南提出系統(tǒng)需求報(bào)告，設(shè)計(jì)符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求的檔案管理流程和功能，確保系統(tǒng)功能齊全、穩(wěn)定流暢運(yùn)轉(zhuǎn)。二是開(kāi)發(fā)利用數(shù)字技術(shù)與工具，提升系統(tǒng)的智能化水平。數(shù)字時(shí)代，檔案人員和用戶(hù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的智能化需求和期待越來(lái)越高，因此需要重點(diǎn)關(guān)注文件分類(lèi)、鑒定、處置與利用業(yè)務(wù)的交互式智能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。三是實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，提高利用價(jià)值。及時(shí)做好新增材料的分類(lèi)、錄入工作，及時(shí)更新人員基本信息。除此之外，面對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，要對(duì)管理的流程進(jìn)行嚴(yán)格把控，必須加大數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)進(jìn)行信息備份和系統(tǒng)升級(jí)，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息涉密的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案資料的安全。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展要求，提升數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力 ：一是積極參加信息化技術(shù)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，豐富知識(shí)結(jié)構(gòu) ;二是要追蹤新型數(shù)字技術(shù)的迭代升級(jí)，分析其在檔案管理工作中的應(yīng)用效果，以數(shù)字技術(shù)應(yīng)用提升檔案服務(wù)水平。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理中，精細(xì)化管理方法的應(yīng)用具有重要意義，可有效提高檔案管理效率與規(guī)范性。對(duì)此，事業(yè)單位必須建立起的精細(xì)化檔案管理制度，加強(qiáng)檔案人才建設(shè)，并積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推廣信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，全面提升檔案精細(xì)化管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：湛晶（1984-），女，湖南長(zhǎng)沙人，中級(jí)館員，碩士，工作方向：檔案管理。