現代化工企業檔案管理數字化建設

胡金秀(陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西 華州 714100)

0 引言

數字化網絡具有較快的發展能力，廣泛分布在各個行業中，能夠增強企業工作效能，借助智能信息處理功能，有效收集紙張、錄音制品等資源，整合成具有可讀性的圖片、文字、聲樂等資源，便于數字化存儲與使用。隨著信息技術的不斷深入，做好企業檔案管理的數字化建設非常重要，不僅可以給檔案利用者帶來極大的便利，也能為企業自身的發展帶來新的研究成果。在化工企業檔案管理工作中，融合數字化技術，能夠提升企業檔案管理工作效率，為其檔案管理工作有序發展提供技術支持。

1 檔案數字化概述以及優勢

1.1 檔案數字化概述

檔案的數字化管理，就是借助當下的電子信息技術與網絡技術，如計算機技術、多媒體技術、掃描傳真技術、信息存儲技術等，將檔案信息以計算機及其他設備進行上傳和處理，以數據庫的方式存儲技術，以網絡技術進行數字信息的傳輸與共享，共同形成了數字化新檔案管理系統，極大地提升了檔案管理的效率和質量。建設企業數字化檔案管理系統，則要推進落實企業檔案的數字化，將傳統的紙質檔案通過數字化技術轉化為數字信息檔案，以信息管理軟件為操作功能界面，對數字檔案進行收集、整合、利用。在使用數字化檔案時，通過專門的管理軟件，進行信息的檢索、編輯、更改及傳遞、共享，為企業檔案管理效率的提升及為客戶快速便捷服務提供便利條件[1]。

1.2 化工企業檔案管理數字化的優勢

第一，提高工作效率。在紙質檔案的實際管理中，化工企業大都采取人工方式完成信息的整理和編排。數字化時代，信息技術成為檔案管理的主要工作手段。立足信息技術，收集、整理、編排信息不僅可以提升工作效率，也能降低失誤率，進而從整體上提升化工企業的檔案管理水平，推動化工企業的良性發展。第二，管理流程規范化。雖然采取人工管理模式也可以保證信息的準確性，但卻無法規范管理流程，而基于信息技術的現代化管理手段，則可以輕松解決這一問題。除此以外，電子檔案是當下企業檔案發展的主要方向，先進的管理系統可以提前預設流程，完成管理。第三，降低成本。將傳統的檔案管理數字化，借由計算機技術、網絡技術及數字化技術與相關設備就可實現，不再需要紙質材料，也不用印刷，節省了紙張，減少了人工及耗材，從而降低檔案管理的成本，自然就相應地提高了企業的經濟效益。第四，提升檔案利用率。將檔案管理數字化可以快速的檢索、調用檔案信息，提高了檔案的利用效率[2]。同時，借助網絡信息技術實現數字化檔案的共享，企業內不同部門、不同人員只要有檔案管理的權限，就可以在自己的辦公室或者移動端上進行檔案管理，省時省力。

2 化工企業檔案管理數字化建設存在的問題

2.1 化工企業忽視檔案管理的數字化建設

長時間以來，化工企業的任務全部放在經濟效益的提升上，檔案管理工作完全處于邊緣地帶。企業領導的忽視，導致化工企業依然采用紙質檔案管理模式，即便部分化工企業嘗試發展數字化檔案，但因專業管理人員缺乏，化工企業檔案管理的數字化建設一直處于擱置狀態，企業采購的計算機、先進的系統完全成了擺設，進而造成資源浪費。

2.2 化工企業檔案管理的數字化建設未形成規范體系

信息技術的發展及其在化工企業檔案管理中的應用，推動了企業檔案管理的數字化發展，因此，化工企業的檔案保管、信息儲存以及檔案信息利用方面都發生了改變。原有管理模式無法滿足當前信息時代的需求，所以化工企業要立足自身情況，制定全新的檔案發展標準。但化工企業受內外部因素的影響，至今沒有形成標準的數字化管理模式，檔案管理者只能摸索前進。因此檔案管理者有時無法明確自身的義務，甚至忽視管理流程，影響了化工企業檔案管理的數字化發展[3]。

2.3 化工企業檔案管理的數字化建設技術落后

化工企業檔案管理的數字化建設之所以緩慢，有一個根本性的原因，即關鍵技術落后。首先，檔案數字化軟件不規范，而且眾多軟件之間存在相互排斥的問題，很多軟件無法在規定時間內讀出關鍵信息。其次，化工企業數字化檔案的保存是亟須解決的問題，通常情況下，電腦空間儲存有一定限度，需要載體完成檔案信息的儲存[4]。一般化工企業檔案管理者會采取硬盤這一載體進行檔案信息的保存，但這些檔案信息的載體存在空間、壽命的局限性，無法大規模保存檔案信息，影響了化工企業的檔案管理數字化建設。在信息技術快速發展、不斷更新的今天，很多儲存介質因技術落后無法及時讀取，阻礙了檔案管理的數字化發展。

3 化工企業管理檔案管理數字化建設的基本策略

3.1 明確數字化管理理念，提升檔案管理者的重視程度

要想加快化工企業檔案管理的數字化發展進程，必須從思想上重視起來。唯有如此，才能讓數字化檔案管理貫穿化工企業的人事管理、科技研究、經濟發展，才能調動企業員工的積極性和主動性。另外，企業要加大資金投入力度，只有做好充足的資金準備，才能購進先進的硬軟件設備，才能做好檔案管理工作人員的培訓，這是推動化工企業檔案管理數字化建設的有效前提。

3.2 實現紙質檔案的數字化發展

數字化時代，巧用電子文檔保存檔案信息是企業檔案管理的發展趨勢，為了順應時代發展的潮流，必須改革當下企業的紙質檔案管理模式，加強數字化建設，實現化工企業紙質檔案的數字化發展。與此同時，除了大力推進檔案的數字化發展之外，還要對企業既定的檔案進行數字化管理。從化工企業的發展視角來看，化工企業具有歷史時間長、檔案歷史多、管理復雜等現實特點[5]。為了降低工作難度，對原有檔案進行分類整理，要根據檔案的重要程度、使用率將其劃分為若干等級，從最高級別的檔案開始逐步擴散到一般檔案，最終確保化工企業紙質檔案全部實現電子化管理。在這一過程中，必須堅持電子檔案和紙質檔案高度一致的原則，力保信息的準確性、完整性。

3.3 加大電子檔案管理硬件、軟件設備的投資力度

為了加快化工企業檔案管理的數字化進程，必須打破現有的雙模式管理(紙質管理+電子管理)，以落實數字時代對檔案管理的實際需求，同時要積極引入電子檔案管理的硬件、軟件等設備，比如計算機、掃描儀等，為紙質檔案向電子檔案的轉化提供有效的支撐。基于此，化工企業還要加大電子檔案管理系統的開發力度。管理系統是推動化工企業檔案管理數字化發展的內驅力，只有做好管理系統的開發和研究，才能加快化工企業檔案管理的數字化發展進程。企業研發管理系統包含兩大部分，一是在線錄入，將管理系統連接企業局域網登錄、操作即可；二是離線錄入，處于離線狀態的客戶，下載登錄客戶端，用表格形式錄入即可，但必須多次導入和導出數據。

3.4 構建健全的檔案管理制度

只有健全的檔案管理制度，才能將工作人員的職責落實到實際工作中去。因此化工企業要從自身實際情況出發，健全檔案管理制度，在制度規定中，明確各部門人員的職責、業務流程以及檔案信息搜集、整理和歸納等各個環節的要求。同時，為了保證管理制度的完美落實，化工企業可以引進責任制度，以確保各個環節及時開展。另外，還要構建健全的考核制度，將檔案管理工作者的工作態度、責任履行納入績效考核，最大限度地調動工作人員的積極性、主動性，推動管理制度的安全落實。

3.5 引進先進的信息安全管理技術

雖然電子化檔案管理是時代發展的趨勢，但每一個環節都有可能遭到外部的破壞，進而導致信息被刪除和修改。基于此種情況，必須積極引進先進的信息安全管理技術，做好檔案的安全管理。比如權限管理技術，可以阻擋非法人員的入侵；防火墻技術，可以將企業的內部信息和外部隔絕，確保企業檔案信息的穩定性、安全性；數據備份技術，如果企業管理系統遭受外部的侵擾，利用此技術可以實現數據的恢復[6]。

4 結語

信息技術的飛速發展推動了信息技術在社會各個行業的滲透，化工企業檔案管理的數字化建設也在發展之中。化工企業只有強化數字化建設意識，從自身出發，明確市場發展，才能應對檔案管理數字化建設中出現的各類問題，才能將檔案的作用最大化，才能實現化工企業經濟效益的最大化。綜上所述，在這個數字化時代，化工企業檔案的數字化管理是主要管理內容。促進化工企業檔案管理的數字化發展，構建完善的管理制度，積極引進先進技術，可以從根本上提升化工企業檔案管理的工作效率。