檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

翟鳳芹

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博）

0 引言

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院發(fā)展的珍貴資料，醫(yī)院檔案管理部門負責了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等活動的管理工作[1]。檔案管理就其基本性質以及主要作用來講，是一項服務性、政治性以及管理型工作，該項工作雖然無法給醫(yī)院帶來物質財富收入，但其涉及了醫(yī)院的行政管理、人事管理以及科研管理等多項內容，是醫(yī)院經(jīng)營和發(fā)展過程中不可替代的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案是國家檔案的重要組成部分，記錄著醫(yī)院發(fā)生的重大事件，儲存了大量醫(yī)療科技成果，為我國醫(yī)學科研工作的開展提供了非常重要的數(shù)據(jù)支持。隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展壯大，醫(yī)院檔案數(shù)目、種類也在不斷累積，因此對醫(yī)院檔案部的日常管理工作也提出了更高的要求[2]。通過復習文獻可發(fā)現(xiàn)，當前我國醫(yī)院檔案管理中仍舊存在一些問題，需要進行改革，筆者結合自身工作經(jīng)驗以及相關文獻報道，現(xiàn)就檔案管理改革中存在的一些問題以及解決措施做以下綜述。

1 醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

醫(yī)院檔案由醫(yī)院發(fā)展過程中各類文檔信息構成，這些資料信息與醫(yī)院的發(fā)展息息相關，對檔案的管理模式進行改革能夠有效促進醫(yī)院綜合能力的提升。很多醫(yī)院發(fā)展歷史悠久，檔案眾多，內容資料復雜繁多，因此在醫(yī)院檔案管理工作實踐中，如何提升檔案管理的效率以及質量就成為了改革重點。目前我國醫(yī)院處于現(xiàn)代化發(fā)展時期，醫(yī)院檔案管理的模式也需要與現(xiàn)代化進行結合，因此，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標是檔案管理改革工作的另一重點。在醫(yī)院檔案管理改革工作中，管理人員必須對當前檔案管理存在的弊端加以分析，并針對性地與管理策略進行緊密結合，方能促進醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，無紙化事物以及辦公自動化等事物的出現(xiàn)，使得醫(yī)院檔案生成方式發(fā)生了前所未有的變化，在現(xiàn)代醫(yī)院管理過程中，更多文件的起草、簽發(fā)、催辦以及歸檔等流程需要在通訊線路和計算機當中進行，因此檔案前身需要以機讀文件作為主要形態(tài)，而檔案自身自然也以電子文件形式存在，而這類檔案的利用與紙質載體檔案的利用方式具有較大差異性，而對兩種方式檔案的管理自然也存在較大差異。然而目前我國很多醫(yī)院，尤其是部分偏遠地區(qū)的基層醫(yī)院，檔案管理模式并沒有與現(xiàn)代化發(fā)展要求相結合，因此在管理過程中仍然存在相當一部分問題[3]。

2.1 管理制度主次不清

隨著我國醫(yī)院發(fā)展速度的加快，醫(yī)院運營和管理模式也向著多元化發(fā)展，因此傳統(tǒng)單一的檔案管理模式難以適應醫(yī)院整體發(fā)展需求。各行各業(yè)檔案管理制度各有特色，對于醫(yī)院檔案管理工作而言，管理制度主要分為醫(yī)院文書檔案和病歷檔案兩種。然而就目前我國醫(yī)院檔案管理的實際工作來看，無法對這些檔案內容進行清晰明確的分類，在對醫(yī)院發(fā)展過程、未來發(fā)展方向、發(fā)展前景等計劃性管理內容進行整理時也存在困難。目前很多文獻報道，現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理人員對檔案內容的識別、分離保管等工作存在困難，反復保管現(xiàn)象普遍，增加了管理人員工作負擔的同時也造成了人力、物力和時間的浪費。

2.2 管理人員專業(yè)素養(yǎng)仍待提升

很多醫(yī)院的檔案管理部門工作人員年齡相對較大，管理人員老齡化問題突出，大部分思想比較守舊，創(chuàng)新力度不足，對新事物的接受能力有限，加上知識層面相對陳舊，部分管理人員對計算機信息技術了解程度不高，在進行操作時不夠熟練，對醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展勢必形成阻礙。另外，部分工作人員對檔案管理部門的認識不足，認為其為邊緣性部門，領導重視度不高，因此工作積極性并不高，對工作責任意識不足，這些原因可導致檔案管理效率低下[4]。

2.3 檔案形式不統(tǒng)一，管理分散，缺乏完善管理制度

目前我國大部分醫(yī)院檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理，但信息技術應用于檔案管理中仍然存在局限性。醫(yī)院檔案整合性不高，通常來講，醫(yī)院各個科室對自身檔案信息進行整理，資料共享性不高，而當出現(xiàn)特殊病例，需要進行借鑒時，就要對所有文書檔案和病歷進行查詢，工作效率低下，對檔案管理工作不利，另外，部分醫(yī)院在檔案管理過程中，僅能實現(xiàn)整理、收集與查找功能，缺乏反饋和分析檔案功能，此外，很多醫(yī)院缺乏完善的系統(tǒng)管咯模式，對科研和病例檔案進行分離檔案，在進行查找時，僅能搜索其中一方信息，二者之間聯(lián)系被切斷，全面性被破壞[5-7]。管理制度缺失是阻礙檔案管理工作發(fā)展的另一重要原因，部分醫(yī)院并未建立起檔案管理監(jiān)督制度，對檔案建立方面沒有統(tǒng)一要求，而部分經(jīng)濟發(fā)展相對落后的地區(qū)，醫(yī)院對檔案管理仍采取傳統(tǒng)歸檔方式，在填制、裝訂等方面不標準，管理水平不高。

3 解決措施

3.1 加快檔案管理體制的建立健全

要促進醫(yī)院管理模式的改革，提升管理質量，需要對檔案管理體制進行建立健全。明確相關人員的職責，將責任落實到個人，由專人負責專項，例如收集、保管由一部分人員進行、鑒定、歸檔等工作由另一部分人進行，落實責任追究制度，以此提升工作人員工作的謹慎性，同時還能有效改善管理工作混亂的情況。在進行管理時，做好材料接收和轉入工作，具體：在借閱相關檔案時，需2 人或以上持證明到檔案室進行申請，經(jīng)由領導批準后方可借出；科室與部門協(xié)調好，在正常情況下，某部門需要調閱檔案必須向檔案室提出申請，不可本人私自借出，也不可隨意復印檔案；在人事檔案轉入或轉出時必須做好密封工作，審核完成后再次進行密封蓋章[8]。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

醫(yī)院應當重視檔案管理人員的工作發(fā)展，主動積極關心工作人員生活與工作，加強對工作人員的工作人員培養(yǎng)，充分激發(fā)工作人員工作積極性，同時促進其綜合素養(yǎng)的提升。檔案部門可定時組織業(yè)務知識培訓，培養(yǎng)工作人員對現(xiàn)代化辦公設備的掌握熟練度，同時提升其對現(xiàn)代化檔案管理工作重要性的認知程度，掌握檔案鑒別、整理、歸類等技術，不斷提升工作效率，確保檔案內容完整性、真實性與實用性。建立一支具有高度責任心以及業(yè)務能力好的管理隊伍。落實獎懲制度，充分調動工作人員積極性[9]。

3.3 不斷對檔案管理方式進行創(chuàng)新

檔案管理部門需要重視對現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理方式的革新。首先，對文書檔案信息獲取途徑進行創(chuàng)新，在確保信息真實性的同時提升檔案信息應用價值，讓醫(yī)院各科室和部門在應用檔案時能夠提升應用效率。另外，對于信息化辦公系統(tǒng)不完善的醫(yī)院來講，要不斷對檔案管理工作的信息化進行深化，加快傳統(tǒng)檔案信息處理方式向信息化轉變，提升收集、集中處理檔案的效率，節(jié)約時間和人力、物力。同時檔案管理需要建立多元化檢索模式，可及時反饋問題，提升檔案查詢便利性。

4 結語

醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的運營和發(fā)展有重要影響，因此需要加快思想轉變、不斷創(chuàng)新管理方式，建立健全檔案管理制度，持續(xù)提升檔案管理水平，是檔案管理工作充分服務于醫(yī)療工作。