文件與檔案關(guān)系問(wèn)題的思考

□ 文| 姜 月

文件與檔案實(shí)質(zhì)的關(guān)系是同性質(zhì)的事物還是不同性質(zhì)的事物。對(duì)于這一問(wèn)題我國(guó)的檔案學(xué)界有兩種說(shuō)法：第一種、有部分學(xué)者認(rèn)為它們屬于不同性質(zhì)的事物，屬性相同但是也有許多不同，最關(guān)鍵的就是在使用功能上面有差異。第二種、也有部分學(xué)者認(rèn)為，它們屬于同一性質(zhì)的事物，因?yàn)閮?nèi)容與形式相同，所以屬于同一性質(zhì)事物。以下內(nèi)容對(duì)文件與檔案的共同點(diǎn)與不同點(diǎn)進(jìn)行一些淺談。

文件與檔案屬性所存在的共同點(diǎn)

根據(jù)檔案學(xué)界現(xiàn)有的理論來(lái)說(shuō)，文件與檔案主要是區(qū)分它們的本質(zhì)屬性決定它們的關(guān)系。本質(zhì)屬性也能作為決定它們的關(guān)系的基礎(chǔ)之一，對(duì)于檔案的本質(zhì)屬性是為保留歷史記錄包括：最原始的數(shù)據(jù)信息、文字信息、圖片信息等記錄。它的產(chǎn)生對(duì)社會(huì)產(chǎn)生了很大的價(jià)值，為政府單位、組織單位以及個(gè)人提供真實(shí)、可靠、客觀的原始參考資料，具有保留原始記錄性。對(duì)于文件的本質(zhì)屬性是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中定稿印制形成的原始材料，文件的形成同樣對(duì)社會(huì)產(chǎn)生了一定的價(jià)值，為各單位及個(gè)人提供了資料的參考，同樣具有保留原始記錄性。所以說(shuō)它們的本質(zhì)屬性是相同的，除了它們的本質(zhì)屬性相同，它們的形式以及內(nèi)容也有一定的共同點(diǎn)，比如內(nèi)容的共同點(diǎn)在于：處理文件保存中需要進(jìn)行鑒定、整理、分類的工作，然后保存為檔案，文件在處理過(guò)程中內(nèi)容其實(shí)并沒(méi)有變動(dòng)，否則存入的檔案就會(huì)存在失真的可能性。例如形式的共同點(diǎn)在于：文件與檔案保存的信息無(wú)論是文字、數(shù)據(jù)、圖表或者其他形式上都是一致的，在處理保存過(guò)程中基本不會(huì)出現(xiàn)任何改變。所以說(shuō)文件與檔案無(wú)論是從屬性、內(nèi)容、形式上都可以說(shuō)是屬于同一事物。

文件與檔案屬性所存在的不同點(diǎn)

雖然說(shuō)文件與檔案屬性、內(nèi)容、形式都相同，屬于同一性質(zhì)的事物，但是它們之間也存在著很多不同點(diǎn)，讓它們也可以稱為不同性質(zhì)的事物。它們最大的不同在于社會(huì)職能，文件的社會(huì)職能屬于“現(xiàn)行效用”，主要是以傳達(dá)文件制作人的意愿，推進(jìn)實(shí)際事物的開(kāi)展。

檔案的社會(huì)職能屬于“收集社會(huì)活動(dòng)的記錄”主要用于行政作用與科學(xué)文化作用的資料參考與應(yīng)用。所以部分學(xué)者會(huì)因?yàn)樗鼈冎g的社會(huì)職能的不同，認(rèn)定它們屬于不同性質(zhì)的事物。對(duì)于社會(huì)職能的不同而質(zhì)疑它們的本質(zhì)問(wèn)題，用社會(huì)職能的不同決定它們之間的關(guān)系，這是很多學(xué)者產(chǎn)生的意見(jiàn)與分歧點(diǎn)的根源。

同一屬性不同類型的交叉關(guān)系

筆者認(rèn)為從文件與檔案之間的關(guān)系上看，可分成三個(gè)部分。

屬性關(guān)系：文件和檔案的屬性，檔案由文件轉(zhuǎn)化形成，其內(nèi)容形式相同，檔案屬于文件，文件能夠轉(zhuǎn)化為檔案。

并列關(guān)系：它們的屬性相同但是概念不同，甚至從概念上它們是相互排斥的，可以說(shuō)文件與檔案是一個(gè)屬性兩種概念的并列關(guān)系。

交叉關(guān)系：它們之間存在著相同點(diǎn)與不同點(diǎn)的交叉點(diǎn)關(guān)系。文件主要指的是現(xiàn)行文件以及非現(xiàn)行文件，檔案主要指的是收集社會(huì)活動(dòng)的記錄并形成的載體文件，它們所記錄和保存的文字、數(shù)據(jù)、圖表以及其他各種形式都相同，但是文件概念和檔案概念又各不相同，所以它們之間是存在交叉關(guān)系。筆者認(rèn)為，文件和檔案屬于同一屬性不同類型的交叉關(guān)系，也認(rèn)同它們是屬于同一事物的。但是這個(gè)“事物”的實(shí)質(zhì)意義究竟指的是什么，目前并沒(méi)有很詳細(xì)、很明確的定義。所以，從它們的屬性相同、各種形式相同、各種內(nèi)容相同上來(lái)看，它們屬于同一種事物。文件的整理完成能轉(zhuǎn)化為檔案，檔案的主要來(lái)源也來(lái)自各類型文件，文件的形成是作為一份信息資料，隨著時(shí)間的推移文件資料也就逐漸地轉(zhuǎn)化為檔案，最終變成了檔案。所以，筆者認(rèn)為文件和檔案是屬于同一屬性不同類型相同的“事物”。它們的發(fā)展階段或者它們之間的關(guān)系都讓檔案學(xué)界各位學(xué)者值得思考與探索，它們的不同發(fā)展，不同行使的使命，不同的概念都為我們提供了相同的價(jià)值和相同的貢獻(xiàn)。

結(jié)束語(yǔ)

判定文件與檔案之間的關(guān)系在于是否科學(xué)、是否正確、是否客觀。概念不同不能代表它們事物本質(zhì)的不同，也不能因?yàn)樯鐣?huì)職能不同而決定它們相同的價(jià)值與貢獻(xiàn)，在文件資料的發(fā)展過(guò)程中，從現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)化為參考資料的檔案，它們的本質(zhì)并沒(méi)有產(chǎn)生改變，改變了的只是職能的主次關(guān)系。所以不能僅僅因?yàn)樗鼈兊纳鐣?huì)職能改變了，概念不同而否定它們相同本質(zhì)的關(guān)系，最后筆者認(rèn)為文件與檔案，它們之間的關(guān)系應(yīng)該可以視作同一屬性不同類型的交叉關(guān)系。