高校財務檔案管理模式創新探析

侯建華

（華北理工大學 財務處，河北 唐山 063000）

高校財務檔案準確記錄反映著所有財務經濟活動狀況，查詢和利用價值較高，相對于其它檔案資料具有特殊性和重要性。面臨新時代對檔案管理越來越高的要求以及越來越繁雜的檔案資料，高校財務檔案管理工作應不斷創新手段，優化管理模式，更好地提升檔案的利用價值。

1 高校財務檔案的特點

1.1 準確性

高校財務檔案是高校的科研教學活動開展、日常管理運營、基礎設施建設等各類事項所涉及的經濟方面內容的真實反映，可以為高校的財務日常管理、預算編制執行、審計督查、內部控制等提供重要依據。基于上述高校財務處檔案管理工作的特點和價值，首先應該確保所有檔案資料具備準確性，避免因為財務處檔案資料存在較為嚴重的失真現象，造成后續查閱以及應用困難。比如對財務處檔案中存在最多的各類憑證、賬簿、財務報告等紙質資料，就需要高度重視，確保這些票據憑證記錄準確，避免出現遺漏甚至改動問題，確保所有資料都能成為準確的一手直接證據，以此為高校財務檔案管理奠定良好的基礎。

1.2 價值性

“財務檔案是存儲財務工作經驗智慧的知識源，是制定計劃和進行決策的數據源，是維護經濟秩序的證據源，也是研究經濟發展規律的文獻源。”[1]高校財務檔案管理工作還需要滿足價值性要求，確保所有檔案資料在收集整理完成后能夠被充分利用，只有檔案資料的利用率得到有效保障，才能體現較強檔案資料的價值，避免檔案管理工作的無用功。基于此，在高校財務檔案管理工作開展中，管理人員需要分析并明確不同資料類型的后續利用的可能，繼而實現有目的地予以整理和收集，確保檔案管理工作事半功倍。比如對可能近期需要內部審核或者是業務查詢利用的一些財務報表和單據，要及時整理、匯總，以便為后續需求打下基礎。

1.3 全面性

高校財務檔案管理工作中，管理人員還需要遵循全面性原則，對所有相關檔案資料進行有效搜集和整理，進而予以全面歸檔，以便為后續查閱和應用提供可靠支持。高校財務檔案管理涉及到的檔案資料種類多數量大，比如會計憑證、賬本、工資津貼表、各類銀行對賬單、保管表、財務報告、各類收入票據等，都需要予以全面收集效果，避免在任何方面出現缺漏問題。因此，高校財務檔案管理應遵照《高等學校財務制度》《高等學校會計制度》等制度法規，立足財務管理工作實際，兼顧財務管理的各項任務，及時進行相關資料的全面收集整理。

2 高校財務檔案管理常見問題

2.1 管理意識淡薄

“管理意識淡薄給信息化時代高校財務檔案管理發展造成一定的阻礙，一些事情必須需要人為處理，這時候再先進的信息化設備都無濟于事。”[2]高校財務檔案管理工作在現階段面臨的首要問題就是管理意識淡薄，該項工作難以引起高度關注，進而也就必然會影響到后續檔案資料的利用效果，甚至出現使用不當等偏差問題。首先，從整個高校管理以及財務檔案管理看，因為檔案管理自身的工作特點，很難直接產生較大的價值效益，因此檔案的收集與管理成為輔助性工作，無法引起高度關注，而且隨著當前高校財務處工作人員編制緊缺現象加劇，對檔案資料的規范管理更是心有余而力不足。其次，具體從事高校財務檔案管理工作的人員，對財務檔案的重要價值缺乏足夠認識，造成在工作中應付了事或者疏忽大意，工作中不能表現出較高的熱情和較多的精力投入，使檔案管理成效受損。

2.2 管理職責混亂

高校財務檔案管理工作存在的問題還表現在職責落實上，因為沒有圍繞財務檔案管理進行全盤統籌，無法進行準確劃分，導致相應工作人員的執行效果不佳，甚至出現明顯沖突或者是任務空缺問題。這種管理職責的混亂往往還表現在相關人員兼職現象較為明顯，從事財務檔案管理工作的人員大多是兼職人員，需要承擔其他方面的職責和任務，如此也就導致其對于檔案管理的投入不足，相關職責必然難以落實。此外，高校財務檔案管理問題還和整體工作劃分有關，比如該方面檔案管理任務不放在財務處，而是放在高校檔案館，必然也就會因為相關人員不具備專業財務知識，導致相應檔案管理的效果不佳。

2.3 管理手段滯后

由于財務檔案管理的特殊性，大量檔案資料需要保存原始資料，一定程度上限制了電子存儲方式的應用。一些高校沒有及時引入先進檔案管理手段，仍然采用傳統的模式管理財務檔案，導致檔案管理效果不佳，甚至容易出現偏差錯亂問題。雖然現階段高校財務處正在逐步推進信息化以及電算化改革，信息化管理模式在很多方面得到了運用，但具體到財務檔案管理工作中，這種新模式和新手段的運行并沒有取得良好的效果。

2.4 管理人員數量不足、能力欠缺

受編制限制，高校后勤行政人員普遍缺乏，檔案管理人員的編制更是難以解決，所以實際上很多工作都是由兼職人員完成，專門從事高校財務檔案管理的人員很少。另外，檔案管理人員技能不高，不具備專業素質和能力，不能與時俱進提升自身檔案管理水平，“專業人員多數不具備會計與檔案管理專業知識，而財務會計與檔案管理專業技術人員又不具備專業計算機信息技術知識與技能”[3]，最終影響高校財務檔案管理效果。

3 高校財務檔案管理模式創新路徑

3.1 更新思想觀念

思想決定思路，思路決定出路。高校有關人員尤其是學校主要領導應更新思想觀念，提高對財務檔案管理工作的認識，提升高校檔案工作在高校工作中的地位，進而為其提供必要的支持，維系后續具體工作的落實。高校領導層面要做好“頂層設計”，重視財務檔案管理工作，倡導精細化管理理念，為其發展提供必要的人、財、物以及政策支持，從而更好地發揮財務檔案管理在內部控制、內部決策等方面的作用。基于此，學校主要負責人以及財務處負責人應充分意識到檔案管理的重要性，明確檔案管理對于財務處工作以及高校建設發展的重要價值，明晰財務檔案管理如果出現問題可能帶來的嚴重危害，進而也就可以加大投入力度，并對檔案管理人員進行必要培訓和指導，確保其能夠全身心投入檔案管理工作。

3.2 明確管理職責

崗位職責清晰，工作分工明確，這是優化檔案管理模式的關鍵要素。在明確高校財務檔案管理工作責任時，首先要將該職責劃分到財務處，避免歸屬學校檔案館，因為財務檔案管理有較高的專業要求，需要相應管理人員具備一定的財務知識，而且將該項工作放在財務處，更便于財務檔案的整理、利用。在此基礎上，財務處內部進行具體職責的劃分，圍繞財務檔案管理涉及到的所有工作細節進行綜合分析，了解各類檔案資料的收集和管理要求，科學合理地安排適合的管理人員，保障管理人員和具體工作任務相匹配。此外，還應建立考核監督機制，發揮內部監督作用，確保檔案管理人員能夠切實落實各項職責，督促其順利有序地完成各個環節的工作。

3.3 創新管理手段

利用信息化技術，創新管理手段，是優化檔案管理模式的基礎。隨著大數據等信息技術的發展，財務檔案管理要突破“保管為主”的局限，注重數據挖掘和利用信息，讓大量“沉睡”的財務信息重新煥發生命力[1]。高校財務檔案管理工作技術手段的創新極為必要，管理人員依托更為先進的檔案管理技術，不僅可以降低自身工作量，確保檔案管理工作順利高效，而且能夠便于后續檔案資料的查閱利用。因此，要轉變傳統手工管理財務檔案的方式，應用現代化計算機技術管理檔案，構建高校檔案管理信息化的良好環境。“在檔案管理中加大對現代化技術的應用，構建現代化檔案計算機管理系統，促進其檔案管理工作向信息化方向發展，為新時期高校檔案管理現代化提供便利。”[4]基于此，高校應配備相應的檔案管理設備設施，如計算機、掃描儀、遠紅外報警器、密集架以及財務檔案管理系統等，完成檔案資料的數字化轉化與存儲，積極推進信息化管理模式，構建完善可行的信息化檔案管理平臺，實現整個檔案管理流程的優化創新，以更加高效、實用的檔案服務方式提高高校檔案利用率。

3.4 注重人才培養

“檔案工作人員要以更寬的事業格局、更強的責任擔當、更高的服務質量做好檔案的服務工作”[5]，這樣才能切實發揮高校財務檔案的作用。首先，針對當前高校財務檔案管理人員短缺的現狀，要招聘符合崗位職責的工作人員，確保人員充足，而且至少要有一名以上的財會學歷背景的專業人員。其次，對現有財務檔案管理人員進行必要的培養、培訓，圍繞新型檔案管理模式和新技術予以及時指導，促使檔案管理人員能夠與時俱進，掌握新時代檔案管理的信息化手段。再次，提高財務檔案管理人員的政治素質，培養愛崗敬業、樂于奉獻的高尚品德。