淺析會計檔案管理中存在的問題及對策

文/吉林省大安市會計核算中心 劉云峰

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淺析會計檔案管理中存在的問題及對策

文/吉林省大安市會計核算中心 劉云峰

【摘要】本文針對會計檔案管理出現的一些問題展開了細致的探討研究，并謀求解決問題的對策，完善和規范化會計的檔案管理體系。只有加強對檔案的管理工作，才能夠有效地提高財務管理的水平，更好地服務于社會經濟的建設。

【關鍵詞】會計檔案管理；問題；對策

一、在會計檔案管理工作中出現的問題

（一）沒有引起對會計檔案管理工作的重視。對工作的要求缺乏足夠的認識，意志力薄弱，極容易切斷會計檔案管理和會計工作之間的聯系，使二者彼此獨立。有好多企業單位只看中會計工作，而忽視了會計檔案管理的重要性，而且單位里缺乏專業的會計檔案管理人員。在會計人員正式參加工作以前，他們缺乏檔案管理的基礎知識，也沒有參加過相應的職業技能培訓，許多工作由會計人員負責管理，沒有相應的管理經驗，更不要說實現會計檔案的科學管理化了。

（二）缺乏與檔案管理有關的資料數據。一些企業部門只看重會計工作的賬本、報表和會計憑證等，重視專業資料的分類管理，卻沒有引起對資料的收集、管理及歸檔工作的重視，這將會極大地破壞檔案管理的完整性，致使某些重要文件缺失。

（三）檔案管理人員的素質較低。一些企業單位的檔案管理人員沒有相應的道德操守，這些人沒有工作原則，無視公司的管理制度，完全不顧公司的規章制度，有甚者公開違法犯罪、造假，修改財務記錄憑證，還有的人為了自己的私利亂開發票、建立虛假賬戶等。這些惡劣行為將會導致檔案管理工作的規范性下降，會計信息的可信度降低，還有可能危害國家的宏觀政策，具有極其嚴重的危害性。

（四）財務檔案的管理制度不完善。為了滿足工作的要求，必須設立財務檔案管理機構，同時這也是法律法規的基本要求，不過在實際工作中，財務管理制度并不完善，有許多企業部門并沒有設立該機構，于是，這些檔案管理工作都由會計人員負責。

（五）以紙質形式保存的檔案數據與計算機存儲的檔案數據之間不同步，存在著時間差。一些企業部門的工作人員把會計信息存入電腦以后，就不再梳理磁盤或者光盤中保存的這些信息，這樣極容易丟失重要的會計信息；另外，因為現在的電算化軟件更新太快，有好多企業單位并沒有好好保存這些軟件的版本和系統，這樣就導致了無法調用和查看保存的會計檔案。

二、加強會計檔案管理的完善工作

（一）首先要提高人們對檔案管理的重視，加強管理，統一領導。《會計檔案管理辦法》規定：企業部門要重視檔案管理工作，必須妥善保管會計檔案，要便于查閱、嚴防資料的泄露。從上述規定可知，加強對檔案的管理是法律的要求，是嚴厲的法制行為。部門領導必須認識依法管理檔案的重要性，以法律為依據加強檔案的管理工作，使領導真正意識到檔案管理工作的重要性，實現依法管理檔案的目標。

（二）加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業素養。

另外，還要提高他們的綜合素質，比如：道德素質、職業道德等。會計檔案館人員是負責檔案管理的第一人，必須要提高檔案管理的質量。這些管理人員的專業素養決定著檔案質量的好壞。各單位部門要加強檔案管理人員的培訓工作，提高他們的專業技能和道德操守，不僅要加強會計檔案的培訓，還要加強檔案管理人員的后期培訓，假如檔案管理人員能夠團結一致，科學學習，勇于承擔自己的責任，那么就能夠解決好管理工作中出現的那些問題，還能大幅度提高檔案管理的質量，有利于增強檔案管理工作的積極性，有利于促進社會經濟快速有效地發展。

（三）完善管理規章制度，加強財務檔案的管理。只有使檔案管理工作真正融入到人們的生活中，才能實現檔案管理的規范化，同時，還要明確管理人員的責任，制定相應的工作目標，建立一整套合理完善的財務檔案管理體制，制定相應的法律法規，必須制定《財務檔案保密制度》和《財務檔案工作人員的職責》等，這些制度保障了檔案資料的搜集、分類、整理、保存等工作的有序進行。

（四）對會計檔案的資料要按期檢查鑒定并予以刪除銷毀。

《會計檔案管理辦法》指出，檔案管理人員及有關政府部門必須加強檔案的檢查工作，要保護好重要的文件資料，對于那些沒有什么價值的檔案資料要進行銷毀處理，而那些特殊檔案（比如：已過保管的期限或者有些事項沒有了結的）不能任意銷毀，要單獨把這些檔案拿出來，重新立卷，還要在相應的備注欄里做好注明工作。

（五）計算機系統及管理文件的更新升級。在查詢會計檔案的時候，經常會有無法打開檔案管理系統的問題。這是由于當時保存檔案資料的計算機系統的版本和現在使用的電算化系統的版本不同。要想解決這一問題，只要把新版本換成以前的舊版本就可以了，但是這一問題會降低工作效率，于是要把舊資料文件同管理系統一起升級。還要注意，存儲檔案資料的磁性存儲介質不能放在太靠近磁場的地方，防止破壞這些存儲介質，以防檔案資料的丟失。

綜上所述，隨著社會的進步，信息技術的發展越來越迅速，這就要求會計檔案的管理工作必須符合社會發展的要求，采取更積極有效的措施，開拓新的管理模式，促進社會的和諧發展。