信息化背景下檔案管理工作存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

周海濱

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代。信息時(shí)代的到來(lái)，為社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)許多的先進(jìn)技術(shù)，能夠提供更加便捷的服務(wù)。在檔案管理工作中，使用信息化技術(shù)能夠創(chuàng)新工作方法，更好地進(jìn)行信息的收集與整理。但是，在信息化的背景下，檔案管理工作還存在著員工工作意識(shí)差、基礎(chǔ)設(shè)施不完善以及管理機(jī)制不健全的問(wèn)題。有關(guān)人員充分了解存在的問(wèn)題，并且采取有效的措施進(jìn)行解決，不斷對(duì)社會(huì)市場(chǎng)中有利于檔案管理工作的要素進(jìn)行創(chuàng)新，并將其融入檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理;問(wèn)題;優(yōu)化措施

引言

檔案信息化管理是指利用掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案和電子檔案組織成系統(tǒng)化檔案信息庫(kù)。檔案信息化管理的原則包括安全性、規(guī)范性以及效益性原則。檔案信息化管理能夠改善傳統(tǒng)檔案工作中的弊端，減少人為因素對(duì)重要文獻(xiàn)造成損壞、丟失的現(xiàn)象，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。但是，在目前的檔案信息化管理的開(kāi)展工作中需要改善存在問(wèn)題，才能夠推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)工作。接下來(lái)本文就針對(duì)信息化背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出改善對(duì)策。

1信息化背景下檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1工作意識(shí)存在問(wèn)題

隨著社會(huì)的變革，我國(guó)檔案管理的方法發(fā)生了變化，管理的內(nèi)容也在不斷創(chuàng)新。信息技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案管理工作提供了便利條件，所以，許多企業(yè)引入信息技術(shù)。但是，由于企業(yè)管理人員對(duì)信息化技術(shù)的使用不當(dāng)，導(dǎo)致不能夠發(fā)揮巨大的效用，進(jìn)而使檔案管理工作進(jìn)展緩慢。除此之外，如果檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作存在忽視的態(tài)度，那么，很容易導(dǎo)致管理力度下降，對(duì)檔案造成損害，影響檔案的保存。還有，企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理人員重視程度不夠，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理人員缺少專(zhuān)業(yè)的管理能力，導(dǎo)致檔案管理工作遲緩。有關(guān)人員對(duì)信息平臺(tái)的依賴(lài)性較高，產(chǎn)生了不好的影響，不利于信息化檔案管理工作的健康發(fā)展。

1.2檔案信息化管理制度不健全

首先，部分單位的檔案信息化管理制度還不健全，在進(jìn)行檔案歸檔整理的過(guò)程中只注重上級(jí)下發(fā)文件或執(zhí)法文書(shū)的歸檔，忽略了工作人員的一般檔案的歸檔，對(duì)檔案多樣的存儲(chǔ)方式利用較少，對(duì)一些聲像類(lèi)檔案的歸檔較少，對(duì)這類(lèi)檔案的詳細(xì)管理制度較為薄弱，導(dǎo)致單位人員在離職、調(diào)崗、退休等情況下在查詢(xún)資料時(shí)就會(huì)出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象，從而造成嚴(yán)重的后果。其次，檔案管理工作人員對(duì)檔案安全管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不夠全面、深刻，缺乏信息化管理的意識(shí)，檔案信息化管理的安全性較低，不重視采用信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案信息的安全管理，缺乏基礎(chǔ)安全信息意識(shí)，檔案信息共享性較差，安全管理系統(tǒng)不規(guī)范，信息檢索方式較為復(fù)雜，導(dǎo)致信息化檔案、文獻(xiàn)的信息丟失或泄露。最后，由于我國(guó)地域遼闊，在檔案管理工作中不同地區(qū)的單位在檔案處理方法、記錄方式和更新時(shí)間上存在一定的差異。

2信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體措施

2.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

推進(jìn)檔案管理工作改革和檔案信息化建設(shè)，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要先提高科學(xué)管理意識(shí)，要有檔案管理信息化建設(shè)的危機(jī)感和緊迫感，高度重視檔案信息化建設(shè)，以科學(xué)合理的檔案管理方式開(kāi)展工作，把檔案管理信息化工作責(zé)任落到實(shí)處，建立完善的檔案管理工作制度并嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，從而提升檔案管理科學(xué)化水平。信息化建設(shè)最主要的動(dòng)力就是檔案管理人員的工作意識(shí)和積極性，把檔案管理信息化重視起來(lái)，將檔案管理信息化納入單位工作計(jì)劃和考核范圍，定期開(kāi)展檔案管理信息化培訓(xùn)工作，建立管理激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)一步增強(qiáng)各部門(mén)檔案管理信息化的動(dòng)力。

2.2優(yōu)化信息檔案管理制度

信息化滿(mǎn)足了各種人群對(duì)信息的需求，數(shù)字檔案使信息獲取更為快速與便捷，需要一個(gè)良好的檔案管理工作體系。在信息化管理制度建設(shè)階段，為確保信息系統(tǒng)的連續(xù)性，使之充分發(fā)揮出檔案管理和運(yùn)行模式的實(shí)用價(jià)值，在革新檔案管理和服務(wù)模式的背景下，把檔案信息化管理制度當(dāng)作目前信息化檔案建設(shè)的首要任務(wù)，信息化管理制度也要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況。要重點(diǎn)把檔案管理制度真正落實(shí)到管理實(shí)踐之中，明確管理標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)施流程，提示管理規(guī)范性，不落下任何一個(gè)環(huán)節(jié)，制定檔案管理的優(yōu)化方案。從企業(yè)運(yùn)營(yíng)角度來(lái)看，多數(shù)企業(yè)達(dá)到了先進(jìn)管理制度的建成，但由于沒(méi)有好的管理理念，致使檔案管理改革難以落實(shí)，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，要從管理人員層面入手，使其深刻意識(shí)到檔案管理的意義，形成檔案管理意識(shí)。企業(yè)還要為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供必要的設(shè)備與技術(shù)支持。

2.3做好檔案的交接工作，保證檔案的完整

企業(yè)人員如果流動(dòng)性較強(qiáng)，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的交接，很容易造成文件的丟失或者斷裂。如果有檔案管理人員離職，需要進(jìn)行交接工作。在前期階段，應(yīng)該對(duì)檔案管理文件進(jìn)行具體的分析，了解文件的順序以及存放的注意事項(xiàng)，這樣，能夠更好地保證文件的質(zhì)量。對(duì)于一些借出去的文件應(yīng)該仔細(xì)梳理，并詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員具體情況;妥善保存借條，有效防止文件丟失的問(wèn)題。對(duì)于一些零散的文件，要進(jìn)行有序整理，選擇專(zhuān)門(mén)的位置放置。另外，有關(guān)人員可以根據(jù)交接的情況，建設(shè)檔案管理的移交清冊(cè)，能夠及時(shí)進(jìn)行記錄，滿(mǎn)足檔案管理工作的需求，形成良好的工作秩序。對(duì)交接工作加強(qiáng)監(jiān)督，保證員工在進(jìn)行文件交接時(shí)，檔案的完整性，并且做好記錄，記錄交接的內(nèi)容、文件以及交接時(shí)間，要求雙方簽字確認(rèn)，保證交接工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化，已經(jīng)成為新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作應(yīng)通過(guò)推動(dòng)檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，提升檔案管理信息化工作水平，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有機(jī)結(jié)合電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理方式，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理建設(shè)工作。

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