圖書館科技查新服務優化研究

劉媛

摘 要：隨著查新業務的發展，查新的流程優化管理工作越來越重要，本文具體就科技查新管理中的任務自動化分配機制進行了研究，具體包括查新人員自動分配機制的設計和實現。在查新人員自動分配機制中，引入“組”的概念來表示學科分類，通過“組”建立查新任務與查新員的映射，最后實現任務的自動分配。

關鍵詞：科技查新;任務自動化分配;團隊;學科分類;最大出現概率

科技查新是以文獻檢索為基礎，以情報分析為手段，從科學技術發展的宏觀角度，為客觀評價科研課題與成果的新穎性、先進性、實用性提供依據，是一項為輔助科技評估和同行專家評議提供客觀文獻信息依據的新型科技信息咨詢服務業務。查新具有較強的時限性，查新人員需要在很短的時間內，完成大量的查新報告，但是查新本身是一項專業性很強的任務，需要深厚的專業技術背景，因此如何保證查新任務的合理和高效分配是一個亟待解決的問題。本文具體研究的是查新任務自動化分配，從而使查新工作能夠科學化、高效化。

一、查新任務自動分配的必要性

1.查新任務自動管理的現狀

本文調查了廣東地區包括中山大學、華南理工大學、廣州中醫藥大學、南方醫科大學、深圳大學、暨南大學、華南農業大學、廣東工業大學8所具備教育部認定部級科技查新站的科技查新情況，大部分高校（包括華南理工大學、廣州中醫藥大學、南方醫科大學、深圳大學、暨南大學、華南農業大學、廣東工業大學）都能夠接受校外單位的科技查新委托，委托的渠道一般是郵箱和現場，很少有科技查新站采用專門的科技查新系統，用于提交查新委托和查新管理。并且現有的查新系統中，側重用戶網上查新申請、撰寫報告、查新項目歸檔、統計等功能模塊的設計，查新項目分配均采用以系統管理員身份登錄系統，以手工錄入方式分配給查新員，這種方式自動化程度過低，浪費人力、物力。

本文能夠查新任務分配引入“組”的概念，通過“組”建立查新任務與查新員的映射，最后實現任務的自動分配，這種機制能夠提高查新工作效率，節省人力資源。尤其是當系統在同一時間段有多個查新項目請求提交時，這種機制發揮的作用更加顯著。

2.查新任務自動分配的含義

當一個科技查新任務自動分配下來，科技查新任務的管理工作包括科技查新任務的分配和科技查新工作的審核。科技查新任務的分配包括把查新任務自動分配給合適的查新人員和查新任務的時間分配設置。

3.查新任務分配的原則

科技查新中存在很多問題，不同科技查新涉及不同學科，甚至有的查新涉及很多交叉學科，同時查新員自身也存在各種特質，如專業、經驗、態度、時間配置等，這一系列因素都能影響到查新任務自動分配。因此，考慮科技查新任務自動分配原則是科技查新任務管理工作中首要解決的問題。

（1）查新任務人員自動分配

科學性：查新任務自動分配的科學性是指怎樣把一個查新分配給合適的查新人員做出一份高質量查新報告。根據“高校科技創新活動中的科技查新工作”中提到的“查新報告的質量一方面取決于查新員的經驗、水平和態度;另一方面也取決于審核員和查新管理人員是否做了嚴格要求”，由于查新員態度很難用數據量化，本文主要從查新員的經驗、所學專業方面考慮科學性。

高效性：查新任務自動分配的科學性是指怎樣把一個查新分配給合適的查新人員，使其在最短的時間內完成查新報告，這種要求在很大程度上取決于查新員的經驗、水平和態度，同理本文主要從查新員的經驗、所學專業方面考慮高效性。

綜上所述，基于保證查新任務自動分配的科學和高效性的前提下，查新任務自動分配有兩個考量參數：一個表示專業的參數，一個表示查新員查新經驗的參數。

（2）查新任務的時間分配

影響查新任務完成時間的因素有很多，包括查新委托方的需求、查新員經驗、查新員所學專業是否和查新項目專業對口等。實現查新任務時間的個性化設置是最佳選擇，但是這種個性化設置太繁雜，加大了系統運行成本，降低了系統運行速度，所以本項目采取調研方式來設置查新任務的時間，通過收集包括吉林大學、清華大學、浙江大學、東南大學、中山大學、華南理工大學等32所高校的查新情況，具體見文獻。本文重點就如何將查新任務科學合理地分配給查新人員進行研究。

二、查新任務人員分配規則設計與實現

在查新任務自動分配管理機制中，引入“組”的概念，通俗來講“組”表示查新項目在專業學科分類，是一個表示專業學科的參數。“組”的作用是通過“組”建立科技委托單與查新員的聯系。比如，當一個科技查新委托遞交到系統時，將查新委托映射到“組”，然后再結合查新委托時間分配給“組”下的查新員。

1.查新任務人員分配規則設計

（1）“組”的設計

根據中國期刊網的總目錄標準：理工A（數學物理力學天地生）、理工B（化學化工冶金環境礦業）、理工C（機電航空交通水利建筑能源），農業、醫藥衛生、文史哲、政治軍事與法律、教育與社會科學綜合、電子技術及信息科學、經濟與管理，查新任務自動分配機制的設計可以根據查新站的人員實際情況和項目委托實際情況進行設計，達到項目與人員的最優化配置。

（2）查新委托與“組”的映射關系設計

查新委托單的信息主要有項目名稱、委托單位等，根據哪條信息建立查新委托與“組”的映射是關鍵所在，雖然科學技術要點、創新點可以確認該項目到“組”的映射，但是這些信息具備冗長性、隨機性、廣泛性，因此科學技術要點和創新點不適宜作為依據。相對于委托單位信息來說，項目名稱也具備隨機性、廣泛性，也不適宜作為依據。

因此在本系統的規則設計中，根據委托單位信息中的關鍵詞來確定與“組”映射，尤其委托方是高校內部單位的情況下，委托方單位能在一定的層面反映項目專業，即“組”。如果不能根據查新委托單位中的關鍵詞來確定與“組”映射的話，再確認能否根據查新委托項目名稱中的關鍵詞來確定與“組”映射，如果不能的話，再進行手動設置查新委托與“組”的映射。

流程規則如下所示：

（3）查新員與“組”的映射關系設計

對于新入職的查新員，根據其專業賦予相匹配的“組”，隨著其他學科查新報告的增長，賦予其更多的團隊屬性。

2.查新任務人員分配的實現

根據前面查新任務自動分配的原則和任務人員分配管理機制的設計，當一個查新委托單提交給查新系統時，系統的處理流程如下所示：

（1）當一個查新委托單已經建立與“組”的映射后，查看“組”里查新人員的工作狀況，如果存在1個或者多個空閑的查新人員，按照查新人員的工作年限進行排序，將查新委托交付給最大工作年限的查新人員，結束分配工作。否則轉到（2）。

（2）繼續查找不屬于匹配“組”中空閑查新人員的情況，如果存在1個或者多個空閑的查新人員，按照查新人員的工作年限進行排序，將查新委托交付給最大工作年限的查新人員，結束分配工作。否則轉到（3）。

（3）系統提示當前時間不存在空閑的查新人員，建議修改查新時間后重新提交查新委托。

3.數據庫中相關類的設計（查新員、委托單、“組”）

根據前面“組”的設計，具體以華南理工大學查新站為例，進行自動化分配的實現，根據華南理工大學科技查新站2007～2010年的查新報告，對關鍵詞和“組”的映射進行說明。由于華南理工大學科技查新站屬于理工類學科查新站，所以在“組”的設計中省略農業、醫藥衛生、文史哲、政治軍事與法律、教育與社會科學綜合和經濟與管理的“組”設計，具體如下表格1所示。

以華南理工大學科技查新站2010年查新報告為例進行分析，667例查新報告中有337例查新報告能夠根據映射表實現自動分配，成功率達到50.52%，其中以校內學院為委托單位的274例查新報告中有268例查新報告能夠根據映射表實現自動分配，成功率達到97.81%。

將查新“組”值的設計成如下：

根據任務人員分配管理機制的設計，關系數據庫表的設計如下，將表進行分類主要目的是利于管理和維護，為了清晰起見，主要分為以下幾類：查新人員信息表、委托書信息表、查新人員與“組”關系表。

（1）查新人員信息表：用于記錄查新人員信息，如查新人員姓名、查新人員工作時間、電話號碼等，具體設計如下：

（2）查新人員與“組”關系表的設計：

因為一個查新人員至少屬于一個“組”，同時可以屬于多個“組”，相對的一個團隊擁有0個或者多個查新人員，查新人員與“組”關系表中，查新工作人員與“組”是多對多的關系，所以查新人員Id和查新人員所屬“組”設計為主鍵，具體查新人員與“組”關系表的設計如下：

（3）查新委托單表，用于記錄查新項目委托書有關的參數信息，本文主要考慮查新委托信息與“組”的映射設計，類似于關鍵詞、查新目的、創新點與查新要求等信息的設計作省略考慮，具體設計如下：

三、展望

在倡導科技創新的趨勢下，科技查新作為評價課題新穎性和先進性的重要參考依據之一，科技查新的自動化管理工作能夠大大減少人力、物力，提高工作效率。本文就查新項目的自動化分配工作進行了討論，具體引入“組”的概念來表示學科分類，通過“組”建立查新任務與查新員的映射，以實現任務的自動分配。科技查新工作除了科技查新任務的人員分配之外，查新項目的智能化管理，如實現查新項目的自動化審核，熱點趨勢分析都是本文亟待解決的問題。

參考文獻：

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[3]王 超，周 靜，吳東敏.高校科技創新活動中的科技查新工作[J].圖書情報工作，2009

（作者單位：華南理工大學圖書館）