事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

任繼偉

摘 要：現(xiàn)階段，事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步是非常明顯的，而且體制機(jī)制也在不斷變革，在這一過程中，事業(yè)單位檔案管理工作顯得越來越重要，這就要求能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的效率水平，對(duì)管理方式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，滿足時(shí)代的不斷發(fā)展變化，能夠?qū)n案的價(jià)值最大程度發(fā)揮出來，從而為事業(yè)單位后期的改革發(fā)展創(chuàng)造積極的條件。所以，事業(yè)單位需要進(jìn)一步提高檔案管理的重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位長續(xù)發(fā)展的重要意義，順應(yīng)社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展變化，做好檔案管理工作，最大限度地提高檔案管理效益以及質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;效率提升;路徑

在事業(yè)單位的日常運(yùn)行過程中，會(huì)產(chǎn)生比較多有價(jià)值的檔案信息，這不僅從一個(gè)側(cè)面反映了事業(yè)單位日常工作的成效，而且對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)方面也能夠取得比較好的作用。在新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作有了更高水平的要求，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的深入發(fā)展下，檔案管理既需要保障質(zhì)量水平，還要進(jìn)一步提高管理效率。所以，事業(yè)單位需要結(jié)合具體情況，針對(duì)性地開展檔案管理工作，采取行而有效的措施來最大限度地提高檔案管理的效率水平。

一、提高事業(yè)單位檔案管理效率水平的重要作用

目前，隨著科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過采取措施來提高事業(yè)單位檔案管理效率水平會(huì)在很大程度上關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，能夠不斷優(yōu)化完善檔案管理工作的實(shí)際崗位以及人員結(jié)構(gòu)，讓事業(yè)單位檔案管理的成本得到大幅度降低，檔案存儲(chǔ)的空間也會(huì)有很大程度的節(jié)約，全方位提高事業(yè)單位檔案管理的效益以及便捷程度，這也會(huì)在一定程度上推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理方式的創(chuàng)新以及流程的優(yōu)化。此外，在新的時(shí)代背景下，也要積極將信息化管理手段融入事業(yè)單位檔案管理中去，在確保檔案管理安全性的基礎(chǔ)上，還能夠最大程度地避免檔案在儲(chǔ)存的時(shí)候出現(xiàn)遺失以及損毀問題，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的弊病

1.檔案檢索和實(shí)際應(yīng)用效率低

目前，事業(yè)單位在檔案檢索方面普遍存在檢索效率低的情況。檔案檢索和實(shí)際應(yīng)用二者之間的關(guān)系是密不可分的，如果檔案檢索存在很多不便，那么就會(huì)在很大程度上降低檔案的利用效率。存在這樣的問題主要是由于相關(guān)事業(yè)單位沒有高度重視檔案管理工作，需要的硬件以及軟件配備不夠完善，沒有足夠的基礎(chǔ)設(shè)施來保障檔案管理工作有序開展，而且也沒有充分應(yīng)用信息化技術(shù)管理手段，這也導(dǎo)致了檔案管理的信息化程度不能夠達(dá)到要求，尤其是很多檔案檢索設(shè)備不能夠滿足相應(yīng)要求，無法給用戶提供多元化的檢索方式。同時(shí)，雖然事業(yè)單位存在比較多的檔案數(shù)據(jù)信息，能夠在很大程度上推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，但是在實(shí)際應(yīng)用方面卻不太樂觀，利用率比較低，很多事業(yè)單位存在“重管理、輕開發(fā)”思想，沒有足夠重視檔案信息資源開發(fā)工作，這在一定程度上阻礙了檔案信息資源的實(shí)際應(yīng)用。

2.檔案管理方式比較落后

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但是一部分事業(yè)單位仍存在比較落后的思想，不能夠清楚地認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，仍然采用過去的管理模式，在社會(huì)高速運(yùn)轉(zhuǎn)背景下，這已經(jīng)不能夠滿足實(shí)際的使用需要。其保守的思想總是認(rèn)為數(shù)字化檔案會(huì)存在比較大的安全問題，仍然認(rèn)為紙質(zhì)檔案更能滿足現(xiàn)階段的實(shí)際需要，在檔案管理創(chuàng)新方面沒有足夠的積極性。此外，也有一部分事業(yè)單位沒有認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)要求，沒有對(duì)從事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這也導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展比較慢，不利于提高事業(yè)單位檔案管理效率。

3.事業(yè)單位檔案管理制度不夠健全

目前，大部分事業(yè)單位沒有建立健全檔案管理制度，很多制度建設(shè)都處于比較落后階段，無法很好滿足現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際要求。而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，這也要求檔案管理工作要朝著更高標(biāo)準(zhǔn)、信息化手段進(jìn)行推進(jìn)，但就目前的情況來講，檔案管理的傳統(tǒng)制度手段面對(duì)一些新的問題已經(jīng)無法解決，這也導(dǎo)致了現(xiàn)階段很多檔案管理工作沒有制度可以遵循。此外，很多事業(yè)單位雖然在制度方面進(jìn)行了優(yōu)化，但是優(yōu)化調(diào)整的部分只針對(duì)其中某一個(gè)方面，沒有從根本上改革創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的制度手段，這就導(dǎo)致了對(duì)現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作起不到該有的約束作用。

4.檔案管理人員能力有待提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位需要積極利用技術(shù)手段的力量來提高檔案管理的效率水平，但是相應(yīng)的工作人員自身的職業(yè)能力水平問題也嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量水平。尤其是在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要管理人員能夠有更高水平的信息化能力，但是很多檔案管理人員沒有足夠的信息化專業(yè)水平，這也在很大程度上阻礙了信息化技術(shù)手段在檔案管理方面的實(shí)際應(yīng)用，無法充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用，這在很大程度上降低了事業(yè)單位檔案管理的工作效率水平。

5.檔案管理方面風(fēng)險(xiǎn)隱患比較高

無論是過去的紙質(zhì)檔案，還是現(xiàn)在的信息化電子檔案，這些都會(huì)在很大程度上存在一定安全隱患，所以就需要采取行而有效的措施來最大限度地提高檔案管理的安全性，進(jìn)一步提高檔案管理效率水平。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理安全隱患發(fā)生的可能性是非常高的，這在很大程度上阻礙了檔案的實(shí)際應(yīng)用以及管理效率的提升。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新性思路

1.充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段

在我國，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的創(chuàng)新研發(fā)是受到很大重視的，而且我國已經(jīng)在一些實(shí)際的案例中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行大規(guī)模應(yīng)用，“智慧城市”項(xiàng)目就是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)際案例。針對(duì)一些數(shù)據(jù)比較龐大的內(nèi)容，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段有著很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)作用，所在事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理方面的積極作用，能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率水平，由傳統(tǒng)的思想觀念朝著大數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)變，將過去的紙質(zhì)檔案材料朝著數(shù)據(jù)化、信息化的方向轉(zhuǎn)變，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用來做好管理工作。所以，事業(yè)單位首先就要不斷提高自身的信息化技術(shù)水平，在檔案管理工作環(huán)節(jié)中積極引進(jìn)信息化技術(shù)作為支撐，充分利用信息化技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)作用，相關(guān)工作人員也要積極適應(yīng)信息化檔案管理工作，熟練掌握信息化技術(shù)應(yīng)用的技巧，然后再著手將全部檔案資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化。

2.做好設(shè)計(jì)以及指導(dǎo)工作

事業(yè)單位在這么長時(shí)間的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，所產(chǎn)生的檔案材料數(shù)量是非常多的，而且檔案材料之間存在非常緊密的聯(lián)系，其復(fù)雜程度也比較高，有著比較強(qiáng)的依賴關(guān)系，所以就要充分考慮紙質(zhì)檔案與電子化檔案之間的轉(zhuǎn)化問題，要能夠?qū)n案之間的密切聯(lián)系進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，確保檔案材料能夠有序進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，這就要求要提前進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)與指導(dǎo)，讓信息化技術(shù)手段得到更深度的應(yīng)用，只有摸清檔案之間的邏輯架構(gòu)，才能夠讓信息化技術(shù)手段的應(yīng)用效果最大程度發(fā)揮出來，才能夠?yàn)楹笃诘臋z索應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由于檔案資料自身的特性，在將其進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化的過程中就需要有科學(xué)的設(shè)計(jì)以及指導(dǎo)方針，為此事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化之前應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身檔案的數(shù)量和性質(zhì)擬定轉(zhuǎn)化方式，確保不會(huì)出現(xiàn)問題后再進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)化。

四、事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

1.做好檔案管理工作宣傳

現(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際開展過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及具體工作人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，在不重視的思想觀念下，事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)際施工過程中就會(huì)存在一系列的問題，這也在很大程度上增大了事業(yè)單位檔案管理的難度水平，管理效率也得不到提升。為了能夠有效應(yīng)對(duì)這一難題，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員要進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，要站在全局角度認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，那就要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，而且還要根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大宣傳范圍。一方面，領(lǐng)導(dǎo)干部先要轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從思想觀念上意識(shí)到檔案管理工作存在的重要性，而且還要重視相關(guān)的宣傳工作，給予大力支持，為后續(xù)的具體執(zhí)行奠定基礎(chǔ)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理工作宣傳效果。另一方面，事業(yè)單位需要在已有的宣傳基礎(chǔ)之上，對(duì)宣傳手段進(jìn)行創(chuàng)新，積極利用多元化的宣傳渠道來提高宣傳效果。最后，在檔案管理工作宣傳之外，還要強(qiáng)化監(jiān)管，要確保相關(guān)管理人員能夠以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度投入到工作中去，確保管理效率能夠達(dá)到要求水平。

2.加快檔案管理的信息化

在事業(yè)單位中需要積極利用先進(jìn)的管理技術(shù)手段來提高管理效率水平，在這一過程中，要能夠充分應(yīng)用一些新興的技術(shù)手段，推動(dòng)檔案管理工作能夠更加便捷化、智能化、高效化，讓管理效率能夠得到大幅度提高。事業(yè)單位要充分利用高科技手段來解決現(xiàn)階段檔案管理工作中所面臨的難題，最大程度地發(fā)揮出檔案的應(yīng)用價(jià)值。在實(shí)施檔案信息化管理的過程中，需要強(qiáng)化對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的整合以及應(yīng)用，只有這樣才能夠讓彼此的優(yōu)勢(shì)作用充分發(fā)揮出來，進(jìn)一步提高檔案管理效率水平以及質(zhì)量水平。推動(dòng)事業(yè)單位檔案的信息化管理，不僅能夠進(jìn)一步提高管理效率，而且還能夠在很大程度上避免造成資源浪費(fèi)，大幅度降低檔案管理工作的成本。為了確保檔案信息化管理工作的順利開展，事業(yè)單位需要強(qiáng)化信息化管理設(shè)備的配置，積極引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)字化技術(shù)手段，靈活應(yīng)用相關(guān)技術(shù)設(shè)備。事業(yè)單位也要積極設(shè)置負(fù)責(zé)檔案信息化管理的工作人員，落實(shí)好職責(zé)。

3.健全完善檔案管理制度體制

目前，檔案管理所應(yīng)用的技術(shù)手段以及管理模式是相對(duì)比較落后的，創(chuàng)新性存在很大不足，而且檔案管理的規(guī)范化問題也沒有得到足夠重視，這也在很大程度上直接影響到了檔案管理的質(zhì)量水平以及效率。所以，事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理制度制定完善的重視程度，而且在不斷優(yōu)化完善檔案管理制度的過程中，要針對(duì)遇到的實(shí)際問題進(jìn)行分析研究，不斷改進(jìn)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的規(guī)范水平。一方面，優(yōu)化完善檔案管理手段需要適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的要求，要能夠滿足相應(yīng)的科技水平，充分利用多元化的管理手段來提高檔案管理的效率和質(zhì)量。另一方面，將數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、科技智能手段進(jìn)行有機(jī)整合，健全完善檔案管理的全方位體系，進(jìn)一步提高檔案管理的效率水平。最后，要在檔案管理制度建設(shè)方面納入相應(yīng)的管理辦法以及技術(shù)手段等內(nèi)容，為檔案管理工作提供技術(shù)支撐保障，確保各項(xiàng)工作開展得更有力，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范化水平。

4.加大培訓(xùn)力度

從既有的情況來看，檔案管理工作人員的自身專業(yè)能力水平已經(jīng)不能夠很好地滿足實(shí)際工作需要，尤其是在信息技術(shù)方面還存在很大不足，不能夠很好地滿足時(shí)代以及檔案管理的實(shí)際要求，在很大程度上降低了檔案管理工作的實(shí)際效果，而且也阻礙了事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。所以，為了能最大程度提高檔案管理的效率水平，就需要進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，通過提升人員管理效率和質(zhì)量的方式來保障檔案管理的成效。事業(yè)單位部門需要結(jié)合具體實(shí)際情況來不斷健全完善培訓(xùn)教育制度，按照實(shí)際崗位以及職責(zé)分工要求，針對(duì)性地開展培訓(xùn)教育工作，全方位地提升檔案管理人員的專業(yè)能力水平。一方面，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行能力培訓(xùn)，而且還要針對(duì)信息化技術(shù)掌握落后的問題進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，要不斷教育引導(dǎo)檔案管理人員逐漸熟悉掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，而且還要在檔案管理實(shí)際工作中積極應(yīng)用，確保檔案管理工作能夠高效開展。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，可以采用多元化的手段措施，如通過講座、多媒體培訓(xùn)等方式。另一方面，思想道德培訓(xùn)工作也是必不可少的，需要幫助檔案管理人員樹立其正確的工作觀念，秉持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來開展檔案管理工作。

5.提升檔案資源利用效率

事業(yè)單位不斷強(qiáng)化檔案管理工作的主要目的就是為了能夠進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值，能夠在實(shí)際的工作中充分應(yīng)用已經(jīng)收集到的檔案信息，進(jìn)一步提高工作效率。事業(yè)單位對(duì)檔案信息進(jìn)行積極分類以及管理主要是為了能夠提高事業(yè)單位的綜合能力水平，那么在進(jìn)行檔案管理工作的過程中也需要認(rèn)識(shí)到這一問題，考慮到檔案應(yīng)用的需要，以此為落腳點(diǎn)做好檔案管理效率，并以此為落腳點(diǎn)做好檔案管理，提升管理效率。事業(yè)單位要進(jìn)行檔案資源共享的改革，增強(qiáng)檔案服務(wù)效用。例如，事業(yè)單位可以采用云共享手段來提升管理效率，還可以借助云共享技術(shù)來儲(chǔ)存和整理好各項(xiàng)檔案資料，并且通過與互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)合應(yīng)用來發(fā)揮檔案利用價(jià)值。

五、結(jié)束語

檔案管理工作在事業(yè)單位中所占據(jù)的地位是非常重要的，而且檔案管理效率的提升也會(huì)在很大程度上直接影響到事業(yè)單位工作的創(chuàng)新性發(fā)展。所以，事業(yè)單位需要積極認(rèn)清社會(huì)和時(shí)代變化，采取行之有效的措施來跟隨時(shí)代發(fā)展，而且還要統(tǒng)籌考慮事業(yè)單位的內(nèi)部管理情況，深入研究分析檔案管理工作效率提升的途徑，要積極做好宣傳、信息化技術(shù)應(yīng)用、人員培訓(xùn)等方面的工作，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作能夠健康可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：臨沂市自然資源開發(fā)服務(wù)中心）