事業單位檔案管理工作優化途徑分析

何小琴

摘 要：事業單位在發展過程中會產生很多檔案信息，這些信息是單位今后工作及規劃的重要保障。隨著社會經濟的快速發展，事業單位越來越重視檔案管理工作。在工作質量的基礎上，有必要優化管理措施，從而推進事業單位健康穩定發展。各單位應注重檔案管理效率，深入研究管理檔案的優化措施，有效解決工作中存在的問題，以保障單位檔案管理的順利開展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化途徑

事業單位的檔案管理工作對其發展來說是非常重要的部分。應全面了解檔案管理的發展情況，進一步優化管理手段，切實提高檔案管理的綜合水平，以促進事業單位的可持續發展。文中分析了檔案管理的概念與特點，探討了當前事業單位在處理檔案管理工作的不足之處，以此提出了提高單位檔案管理的優化措施。

一、檔案管理的概念與特點

隨著我國經濟的快速發展，新形勢對事業單位提出了更高要求。事業單位面臨著新的挑戰，所以需要對各方面加以改進，以促進事業單位可持續發展。在市場經濟發展背景下，檔案管理規范化程度是衡量單位管理能力的重要指標。檔案標準化管理就是指精細化管理理念在檔案管理領域的應用。采用標準化的管理制度和工作程序，提高檔案管理能力，以滿足現代化的社會需要。此外，單位檔案不僅涵蓋關于社會服務的信息數據，并且還記錄了職工的基本信息。所以，改進各機構單位的檔案管理，不僅可以有效提高檔案工作的效率和質量，而且可以為后期管理提供重要的保障。通過加強事業單位的檔案管理，可以更好地發揮檔案信息的作用，為事業單位的健康發展提供重要依據。

事業單位的檔案管理有服務性和保密性特點。針對事業單位的服務性來說，它能為社會提供查閱檔案信息的服務，并且有效存儲各行業的檔案信息。事業單位通過檔案管理自動參與社會信息市場資源配置，恪守為國家和人民服務的宗旨。同時，事業單位是我國信息管理的重要機構，主要為國家機關服務提供信息依據，因此所存儲的檔案信息都具有保密性。

二、事業單位檔案管理優化的作用

現如今，事業單位應將檔案管理工作放在首位。事業單位需要召開檔案專門會議，把檔案管理的重要性推廣到整個部門，提高事業單位全體人員的思想意識，調動檔案管理人員的積極性。科學運用檔案將對單位工作產生直接影響，檔案管理具有較高的專業性和技術性，并且對工作人員的技能要求很高。檔案管理的工作人員都是以腦力勞動為主，他們應該具備專業的能力來完成檔案管理工作。隨著社會經濟的發展，很多單位也會隨著這些進步進行自身管理的現代化發展和建設。在新時代的全面發展過程中，事業單位檔案管理工作面臨著許多問題。現代化進程正在加快，許多先進的科學和技術手段正在應用于檔案管理工作中，尤其是現代科技管理技術。因此，工作人員需要提高自身的能力水平，并在工作中不斷優化自己，更新工作的基本理念，使自己能夠在第一時間掌握相關技能和先進知識。

三、當前事業單位在處理檔案管理工作的不足之處

1.管理理念較為落后

目前，有些事業單位的檔案管理幾乎沒有信息化，仍然采用傳統的手工管理形式。一般工作人員的工作包括檔案資料的收集、分類、整理和存檔。在新時代發展背景下，這種落后的檔案管理觀念與社會發展的需求極不相符。另外，專門的檔案管理人員觀念薄弱，不能完全落實當前的檔案管理工作，造成工作效率低下，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

2.工作人員專業素質偏低

由于事業單位缺乏對檔案管理的重視，也沒有對其工作人員的專業素質進行調查，這導致許多管理人員缺乏專業能力。因為檔案的專業部分需要嚴格調查和考證，如果不是技術人員很難有效解決問題，所以管理人員的專業素質是非常重要的因素。另外，很多檔案工作者并不太熟練計算機信息技術，他們還在使用傳統的紙質檔案形式，這樣不僅會出現人為錯誤，還會引發檔案丟損的情況。目前，有些事業單位沒有完善的檔案管理體系，并且管理者對檔案工作也不夠重視。在具體工作中往往只做表面功夫，使得工作中出現問題時很難得到及時有效的解決。

3.檔案管理工作得不到重視

檔案管理在事業單位中很容易被忽視。由于對檔案管理工作沒有被充分關注，工作人員對單位的工作缺乏認真態度。大多數工作人員認為，檔案管理與事業單位發展沒有直接關系，認為這項工作不重要。在檔案管理方面沒有得到有效控制，因此沒有人對有關檔案進行分類和匯總。事業單位在調用相關數據時無法快速準確地找到所需的數據，還可能導致數據丟失。如果相應的檔案工作沒有得到嚴格管理，這將導致事業單位工作的總質量下降，甚至還會對其可持續發展產生重大影響。

4.檔案管理的現代化設施較為滯后

有些事業單位重視增加生產設施的投資以確保產品質量和效率，可是缺乏對辦公設施的資金支持，造成檔案管理設備落后。事業單位檔案管理應改變傳統的管理模式，并逐步利用現代管理手段來進行管控，使檔案管理工作規范化。然而，目前的事業單位還沒有對檔案進行科學的管理。只有少數單位是利用計算機等先進設施來提高管理成效，而較多的單位仍然采用傳統低效的管理形式，從而妨礙了單位的發展。目前，信息更新非常迅速，只有以最快的速度掌握信息，才能促進事業單位的快速發展。因此，事業單位在信息資源上投入時間和成本，才能更好地利用信息創造財富。

5.檔案資料信息更新慢

目前大多數單位的檔案管理工作存在信息資源更新緩慢的問題。隨著科學經濟的快速發展，人們對檔案管理方面有著更高需求，所以事業單位檔案管理需要與時俱進，提高其信息的更新速度，不然會影響后期信息的利用率。在事業單位中信息技術沒有廣泛應用于檔案管理，進而影響了管理的效率進度。并且有些部門對檔案文件的監管力度不夠，使得在檔案管理中信息技術沒有得到充分利用。此外，目前檔案中所載資料更新速度很慢，并且相關部門之間沒有進行有效溝通，信息共享流通不足。因此，許多重要的信息無法及時地進行收集和整理，從而很難確保檔案信息的真實性。

6.檔案管理體系不完善

目前，有些事業單位缺乏健全的檔案管理制度，并且在構建體系中存在一些問題，因為這些原因使得當前制度很難達到單位檔案管理的要求。在這種情況下，檔案管理人員不能按規定工作，對整個檔案管理造成了負面影響。此外，因為檔案管理制度有缺陷，目前的管理人員在工作中不能按照相關規定對收集到的資料進行歸檔和保存，在整理檔案的過程中也沒有按照規定放置檔案，導致日常檔案管理的混亂。

四、事業單位檔案管理工作的優化途徑

1.強化人們對檔案管理的思想意識

管理人員應當加強對檔案管理工作的重視，構建完善的管理體系，確保這項工作的高效性。相關工作人員需要嚴格遵守現行規則，以提高檔案管理的質量和效率。同時管理人員需要高度重視優化事業單位的檔案管理工作，完善規章制度和體系，以確保檔案管理的穩定發展。在這個過程中應注意加強責任感，使用獎懲機制獎勤罰懶，懲罰那些不認真的職工，確保檔案管理者都能以良好的態度對待檔案管理，進一步保障管理工作的高效性。同時，相關單位要結合有關法律標準和本單位實際情況，制定更加合理的檔案管理制度。在現有法律法規的基礎上完善相關體系，進一步探索適合事業單位發展的檔案管理形式。

2.加強檔案管理理念的創新

首先，樹立為公眾服務的管理理念。檔案管理兼具檔案的咨詢、檢索和開發等。因此，管理人員需要樹立為公眾服務的意識，并在提高管理效率的前提下管理好檔案信息。其次，樹立為領導決策服務的理念。單位領導需要一定數量的檔案作為制定發展計劃的支撐。因此，工作人員需要提高服務意識，為管理層做好服務準備工作，并確保存檔信息的完整性和真實性。最后，樹立服務社會的理念。現今，各部門單位正從指導型向服務型轉變，轉型期和轉型后的發展更加離不開檔案信息的服務功能，以促進社會發展。

3.建立完善的事業單位檔案管理體系

事業單位檔案管理的目標是為內部檔案的利用提供便利，為單位建設進行服務。建立科學的檔案管理制度是檔案管理順利發展的基礎。因此，在檔案管理方面應優先考慮建立科學的管理制度，以確保檔案工作的規范化。首先，通過運用科學的手段及時發現單位檔案管理中的問題，了解檔案管理的實際情況。在制定管理制度時，應充分征求檔案工作者的意見，并確保管理制度得到有效實施。通過分析檔案管理人員的建議，結合本單位管理工作的實際情況，做好相應的制度。其次，將檔案管理制度能夠落實到個人，并對管理人員的行為進行有效管控。在鼓勵管理人員以身作則，遵守管理規則的同時，鼓勵其他工作人員遵守規則。最后，單位內部相關部門要用制度完善配套措施，在實踐中檢驗檔案規章制度的合理性，為制度的實施提供條件，確保檔案能夠在不喪失保密性的情況下開發利用。

4.優化檔案管理手段

隨著科學技術的發展，事業單位檔案管理應該改變之前的管理方法，進一步加強管理效力。網絡技術是當今檔案管理的重要工具，同時還是當今社會環境下所有工作領域的主導技術。檔案管理中信息技術的引入是事業單位發展的重要手段。因此，管理人員應該創建適當的數據庫，將全部紙質文檔內容存儲到計算機里，然后根據規則要求進行整理和匯總，要保證信息資料的完整性。檔案管理網絡化除了可以幫助領導者尋找他們需要的檔案數據。而且有助獲授權的用戶從終端機搜尋及下載所需的檔案資料，從而大大提高檔案資料的使用價值。

5.提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理工作者要有責任意識，認真的態度是做好檔案工作的先決條件。檔案工作者還要有與其管理職能相適應的專業素質。首先，加強檔案業務知識培訓。對于檔案管理，管理者需要檔案管理的基礎知識和專業知識。通過參加檔案職業培訓使檔案工作者了解和深化檔案管理知識，并在實踐中有效利用這些理念。檔案的收集和分類需要有效利用檔案管理的基本知識。只有具備足夠的檔案保護技術、檔案管理等專業知識，才能熟練地完成檔案管理工作。其次，要注重加強職業道德，確保優秀的職業能力和高度的道德感。在實踐中，加強工作人員的綜合素質培養可以激發職工工作的積極性，并且良好的激勵措施可以促進事業單位檔案管理的發展和不斷進步。最后，應建立檔案管理審查制度，以確保檔案工作者的態度不會隨著時間的推移而放松。因此，檔案管理者只有不斷提高自己的專業素質，提高檔案管理水平，才能適應發展需要，才能在競爭中脫穎而出。

6.完善事業單位檔案的信息化管理

確保檔案信息資源的信息化，不僅是保護檔案原始資源的重要手段，也是事業單位發展檔案信息化的必要條件。目前我國主要通過先進的信息化手段管理檔案，其他形式的檔案管理進入數字化信息管理模式，建立相對完善、規范的檔案數據庫，為人們提供方便優質的服務。檔案管理制度改革的重要目標是實現檔案的信息化管理。檔案信息化的建設可以有效地促進檔案制度的建設。因此，在當今社會信息技術飛速發展的背景下，研究檔案信息化建設對于檔案管理體制改革具有現實意義。在檔案的日常管理中，要在信息資源和技術發展的基礎上，大力推進檔案信息化建設，將檔案資源納入信息領域，通過計算機網絡共享實現檔案資源的信息利用，提高檔案資源的利用價值。

7.明確檔案管理人員的職責

檔案管理人員的主要工作是對檔案進行管理，所以員工的作業態度會影響檔案管理的效果。職工權責的模糊會影響職工的工作態度和檔案管理的效率。因此，在日常的檔案管理工作中，要明確每個職工的權利和責任，確保職工在完成自己的工作時都能得到應有的權益，增強每個職工的責任感。為了有效收集各方意見，事業單位可以建立合理的反饋機制，使之更好地發揮作用。

8.增加設施的投入資金，引進現代化設備

目前，事業單位的管理工作越來越復雜，舊的設備無法適應當前的發展，并且降低了工作效率。因此，事業單位的領導要有長遠眼光，加大對辦公設備的投資，推動信息技術的現代化。通過引入網絡技術，讓管理者利用網絡技術來處理信息，進一步提升工作效率。有關單位檔案管理得難度越來越大，對管理人員提出了更高的要求，所以需要創新管理方法。現如今，有些事業單位仍在使用傳統的管理模式，這對檔案管理的有效性起著一定的負面影響。因此，檔案工作中應充分利用先進的信息技術，網絡數據庫更應在檔案管理中得到更廣泛地應用。同時，網絡信息化處理比手工管理的效率更高，更新文件內容更快，更能促進事業單位的可持續發展。

9.完善檔案管理工作中的各項制度

事業單位要根據工作的實際情況，做出適合其發展的檔案管理制度，并明確提出相關崗位職責。有效優化檔案管理工作流程，制定強有力的監督體系，開展檔案專項審計監督，確保檔案管理順利實施。此外，有關部門要完善檔案管理的信息處理系統，建立完善的操作標準，構建科學安全的互聯網信息保護制度。完善檔案管理相關數據的安全監管體系，有效規范自動化操作流程。提高有關工作的實施水平，從而保障單位檔案管理的信息安全。

五、結束語

為了有效解決事業單位檔案管理中的問題，相關工作者要更加重視檔案工作。建立健全事業單位的管理體系，促使檔案管理工作的規范化。因此，有必要在檔案管理出現問題時及時進行處理。在科學技術發展的背景下，檔案信息為事業單位的發展提供了重要資源。所以，事業單位必須改變之前的管理思想，貫徹落實新的管理理念，強調檔案管理的重要性，加強檔案管理體制建設，促進事業單位健康可持續發展。

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（作者單位：重慶市南川區林木良種場）