大數據下企業電子會計檔案管理的財務共享模式

劉田田 劉一雯

（青島市精神衛生中心，山東 青島 266034）

自2016年1月1日起，國家財政部、國家檔案局聯合下發了第76號文件《會計檔案管理辦法》，規范了電子會計檔案制度，可以依法管理電子會計檔案。大數據到來以后，會計檔案的發展由原來的傳統的紙質存儲方式轉變到了以電子產品為媒介的數據化管理。一些企業規模較大，分子公司不僅分布在全國各地同時還分布在其他國家，分布分散，不利于企業財務報表合并與管理。財務共享模式提出后，會計檔案通過網絡平臺進行統一管理，可以將不同部門、不同區域的分公司甚至是不同國家的公司的會計檔案集中到財務共享服務中心。這樣就能實現重復業務、相同業務的統一處理，不同區域的會計憑證可以隨時調閱，分散變集中，更有利于提高整個集團的財務管理效率。

一、大數據下電子會計檔案財務共享模式下的管理

財務管理的是否規范影響到企業的發展，而會計檔案的管理是否到位決定了企業財務管理的水平的高低，因此，企業的財務管理工作要更加精細化地進行數據采集和分類。企業財務管理系統中是由多個不同的子模塊和子系統構建出企業ERP，涉及的業務范圍廣、數量大，會計憑證和資料都是通過打印機的打印來實現，會計檔案的收集，龐大的打印數量，增加了企業管理成本。傳統的會計檔案管理模式，會計資料要打印出來裝訂成冊，需要大量的紙質介質，并且工作量大，工作效率低下，而且還要進行會計檔案防潮、防曬的管理，時間一久會計檔案上的單據信息將無法辨認，這給會計檔案管理帶來極大的困難。目前，會計檔案由紙質管理到電子檔案管理已經成為大企業財務管理的大趨勢，電子檔案管理既避免了傳統紙質會計檔案管理的高成本支出，又縮短了會計檔案整理工作效率，節省了工作時間、人力、和物力的付出。

基于大數據的情況下，會計檔案管理的模式分三個部分。首先，根據原始資料進行對會計檔案數據采集儲存；其次，依照收集上的數據進行會計檔案的加工處理；最后，利用分析過后的數據實現電子檔案的最大價值。

1.電子會計檔案數據的收集

大數據下電子會計檔案管理的財務共享模式利用財務共享平臺，運用大數據、云計算實現票據實物的上傳和流轉，對會計核算系統、費用系統、資金系統、固定資產系統、數據安全系統等資源信息的統一處理。也就是說，在財務共享模式下，接受來自集團不同公司數據庫信息，把會計檔案資料規整在一起，及時分析傳遞到權限終端，完成端口工作人員查閱、處理、解決等多方面的電子會計檔案信息。多個端口上傳影像資料，方便了原始憑證的調閱和票據無紙化作業處理方式，為實現企業財務共享提供了保證。會計檔案的種類有會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他類材料，根據會計檔案的類型進行歸類整理處理，確定好類別，通過電腦端口進行上傳會計數據，上傳到財務信息共享中心。原始票據需用利用掃描儀掃描成影像資料進行上傳，其他財務管理系統內直接生成的會計憑證，會計總賬，明細賬，日記賬，備查賬等，先進行會計審核后，把會計數據信息集中上傳到終端數據庫實現財務信息共享，同時準確的會計檔案資料為數據的準確性提供了必要的保證。客戶端及時收取銀行系統發送的電子銀行回執單，電子回執單可以替代紙質回單，企業收支明細也形成電子數據的形式，實現了銀行余額調節表企業可以從企業電腦端核對編制，節省了出納到銀行辦理業務的時間，也避免了其他成本支出的產生。依照這種數據共享模式，日常對賬、核對報表的經濟業務都可以在互聯網上完成企業與企業之間的工作對接。

2.電子會計檔案數據的處理

實現財務數據共享是搭建以利用大數據、云計算等技術為前提已經成熟的的數字化程序平臺，企業要實現會計電子檔案的管理是基于財務數據的共享上，專業的數字化平臺的搭建是實現電子檔案數字化必要保障。會計檔案數據的通過電子端口采集、存儲和分析等一系列的整合，檔案管理的工作更加高效方便。因此，企業要實現會計檔案電子化，必須根據企業自身業務的特點，建立電子會計檔案管理制度，完善電子會計檔案管理辦法，提高電子會計檔案數據收集的準確性，構建財務共享中心平臺為媒介的會計檔案管理處理工作。

大數據下電子會計檔案的管理是借助于大數據、云計算，人工智能和區塊鏈等技術對收集來的數據進行加工和處理，打破了企業不同區域之間的數據壁壘，實現數據處理的及時性和時效性。大數據下的電子會計檔案管理，一方面是處理各個不同會計資料的之間的聯系，完善電子會計資料的內容，并且以業務發生時間的有序的排列統一起來，形成完整的電子會計資料鏈條；另一方面則是處理不同類型業務之間的聯系性，橫向縱向不同角度分析相關聯會計資料，挖掘深層數據，為后續進行的電子會計資料分析提供了有效素材。簡單的會計電算化模式下的會計檔案管理，會計資料的聯系僅限與是點與點的聯系，財務信息共享模式下的會計檔案管理，更多是會計資料點到面的聯系，形成相關資料的網狀關聯處理，能夠處理當前會計資料和歷史相同業務資料之間的關聯對比。通過財務數據共享的技術，實現多個企業分子公司的資料集中導入到一個大型數據庫和存儲群，進行數據分類、匯總，統一管理財務數據。

3.電子會計檔案數據的應用

電子會計檔案數據的應用是以歷史會計資料統一整合后深挖背后的關聯型數據為基礎，并對數據進行高效的分析加工挑選出有用數據，進行更深層的數據分析。以某一個關鍵點挖掘與企業財務管理有關的信息，比如內控制度失效關聯數據，企業決策聯系數據，企業常規業務不同時點間的聯系，等等。從而滿足企業內部的管理需要，發揮電子會計檔案數據應用的最大功能。

電子會計檔案數據使用者常使用的功能是數據檢索和數據利用。數據檢索是以財務數據共享數據庫為基礎，以企業需要信息關鍵詞為搜素關鍵字，找到多維度數據之間存在的關聯性進行差別分析，也可以對儲存在企業云盤中電子信息數據進行查詢，并制定出滿足用戶需求的電子信息表格數據。傳統的會計電算化系統只能查詢單一信息數據，缺點非常明顯，運算速度慢、數據類型搜索不全面、關鍵數據丟失、無法實現數據之間的交互對比；財務數據共享平臺實現后，克服了原有的缺點，最關鍵的是提高了運算速度，數據范圍查詢更廣，甚至可以深度挖掘不同角度數據，并進行數據間的對比和人工智能化運算，更大程度滿足了用戶的需求。財務信息未共享前，企業能夠運用的數據僅為數據的10%，通過財務數據共享，深度挖掘，“叫醒”處于“冷藏”狀態的企業剩余90%的數據，重新打開企業管理層管理思路，能更好地把電子會計檔案數據應用起來。

二、財務共享的電子會計檔案管理的必要性

1.有利于提高電子會計檔案管理的效率

會計檔案資料形式多種多樣、數量龐大，財務人員會面臨很大的工作量和低效的工作效率。傳統的查閱資料模式，財會人員往往是到會計檔案室根據檔案柜目錄進行依次人工查詢數據，耗費大量的時間。會計資料存放時間的長短來決定員工的工作效率，查閱存放時間越久的會計檔案則所需查詢時間越長。

大數據的財務共享模式下，財會人員只需通過關鍵字索引查詢到需要的電子數據無須看到實物資料，減輕了財會人員的工作量，提高了查詢會計資料的效率。另外，傳統的會計檔案管理方法，會計資料類型單一，數據量大不容易查找，管理者無法篩選出有效數據提供管理層使用造成管理決策支持的功能很弱。財務數據共享中心的建立，提高會計檔案查詢效率，改善原始的會計檔案管理流程，人工智能的加入催生了智能財務，日常檔案管理流程自動化，電子發票、電子簽名等識別技術的加入，機器帶來人工審核，排序、整理，更可以根據業務類型進行排序整合，實現電子會計檔案管理的智能化和自動化，企業深度挖掘可用數據，為業財融合打下堅實的基礎。

2.有利于提高會計電子檔案管理的精細化

原始的會計檔案管理是手工操作模式，先從系統中打印出會計憑證根據憑證編制時間的先后順序進行連續編號，然后統一加上封皮封底裝訂成冊。大數據下電子會計檔案的管理是利用財務數據共享平臺電子錄入數據平臺，進行數據分類化管理。原始憑證的收集是在各個分子公司用戶端口來實現的，掃描儀掃描原始會計資料形成電子介質存儲形式傳送到集團財務數據共享中心進行匯總，排序，整理。傳統的手工整理會計檔案只能按照時間的順序進行分類管理，電子會計檔案的管理可以統一的標準或統一口徑把其他財務相關子系統產生的電子單據及憑證根據企業定制的關鍵字進行分類管理，原始憑證與生成的會計憑證一一對應自動生成編號，形成格式統一內容齊全的電子檔案。會計檔案從用戶端口收集原始資料掃描電子憑證輸入到財務數據共享中心，進行分類化管理，各分子公司傳送到集團財務共享數據中新的原始會計資料，集團財務可以利用信息管理隨時調用分子公司的電子會計檔案，查閱電子會計檔案，復核、內審工作等。實施財務共享數據后電子會計檔案管理的分類更細致更有針對性更加精準，方便管理者有針對性地調閱電子會計資料挖掘深度會計數據，促進管理層作出有利于企業發展的決策。

3.有利于提高電子會計檔案管理的效率

企業利用互聯網搭建屬于自身企業特點的財務數據共享中心，財務共享服務中心的建立打破了財務數據交互時間和地區的界線，此技術運用到會計檔案的管理，不僅提高了財務管理工作的效率而且還改善了財務人員對企業的服務水平。根據企業自身業務特點打造一款屬于自己的App，員工可以隨時用App上傳原始憑證，提交業務申請，提醒領導App在線審批，也可以給員工設置權限通過申請——審批——調閱的流程查詢會計資料，員工不會因獲取領導的審批簽字多跑腿，把節約出來的時間投入企業其他有價值的業務中，提高了常規工作效率，快捷地服務于員工的工作中。比如最常見的差旅費的業務處理，使用電子會計檔案后，員工可以使用App的報銷系統，用員工授權工號進入系統，及時上傳 交通費，餐費、住宿費等原始票據，票據進入財務數據共享中心，分類處理管理，數據傳送到領導端口，領導及時進行審核審批，極大地提高了會計資料處理的速度。電子檔案資料和實物資料進行相互匹配，為集團內部實現資源共享創造了條件。

4.有利于減少電子會計檔案的管理成本

財務共享數據中心收集到各個分子公司的原始的會計數據資料全都儲存財務共享中心的云盤上，擴大了會計數據存儲空間，而原來會計資料的儲存方式都是用紙質介質，龐大的會計檔案需要大量的紙類產品作為保障，紙質會計檔案怕火怕水不耐高溫，時間久字跡模糊不清，傳統的會計檔案管理要日常防火防潮防蟲害維護，更需要大的存放空間來儲存紙質會計檔案。利用財務共享中心的數據庫的儲存方式即可以大大減少用紙的數量，也可以避免火潮蟲害對會計檔案的損害，逐步實現無紙化辦公和數據標準化的管理。財務人員隨時可以對分子公司相同的業務進行批量處理，重新優化業務流程減掉了多余的業務步驟，使財務工作可以標準化、重復化、簡單化，重復化和標準化的財務工作可以放寬對財務人員的學歷和專業技術的要求，聘請更便宜的員工，減少企業人力成本。

三、健全財務共享的電子會計檔案管理的措施

1.保證電子會計檔案數據的安全性

企業運用大數據技術、財務數據共享技術、智能技術等技術升級企業財務管理水平的同時也有一個困擾財務數據共享發展的難題——信息安全。保障數據傳輸和儲存的安全對企業來說是非常的重要，因為企業財務共享中心的數據是從各個分子公司用戶端口上傳并儲存到云服務器。要保證電子會計檔案數據的安全性，第一，加強數據使用的安全性，分子公司手機電腦等端口安裝殺毒軟件，定期進行殺毒，嚴格控制用戶權限，用戶端口專事專用不得隨意連接外網。第二，加強企業網絡安全建設，防止黑客攻擊、木馬病毒等危害企業數據網絡的事情發生，聘請專業的信息技術人員來維護企業數據的安全。最后，企業用對數據進行安全備份，遇到意外情況時，不至于企業數據全部丟失。

2.建立員工電子會計檔案培訓制度

企業電子檔案管理財務數據共享服務順利的進行，必須加強管理層和基層員工對網絡數據知識的培訓。管理層要發揮主導作用，懂得利用先進的大數據技術為企業服務，而基層員工對大數據技術的接納程度、運用的能力等都對電子會計檔案管理數據化的實施產生影響。定期加強員工培訓，提供學習機會和途徑，使基層員工短時間能了解電子會計檔案管理的重要性，并定期進行知識考核，與員工績效掛鉤促進員工學習積極性。

3.完善電子會計檔案管理信息系統

企業對其業務情況進行調查評估，了解系統哪部分是需要優化和升級，確保分子公司企業業務和財務信息相互統一。電子會計檔案管理系統的設計要注重操作界面的簡潔性，操作說明加強可理解性，便于員工操作。聘請專業的系統開發企業，保證整個電子會計檔案管理系統可以涵蓋所有業務的管理，能夠處理日益繁重的數據，因此要構建適合企業自身特點的電子會計檔案管理。

四、結語

我國現在許多大型企業已經建立了自己的財務數據共享中心，利用大數據技術來管理會計檔案，這就說明共享數據的成功案例，將不斷在中小企業中推廣開來。建立一個屬于企業自己的財務共享中心的道路還很長，在這個過程中，企業要不斷完善電子會計檔案管理系統，確定目標科學設計流程，加強員工信息化思想的培訓。只有這樣，才能為企業決策提供依據，減少企業對會計檔案管理的資金投入，深度挖掘數據滿足管理層決策，從而實現企業價值最大化。