淺析ERP在企業財務管理中的應用以及風險應對

董宇軒 趙 瑋

（湖北經濟學院會計學院，湖北 武漢 430205）

一、引言

現代信息技術的發展十分迅速，我國大小企業已經廣泛地使用ERP軟件，在企業管理中已經成為了不可替代的一項技術。ERP技術的應用和推廣開拓了企業管理的思路，為大部分企業都提供了科學并且高效的管理流程，同時還為管理者在如何做決策上提供了強大的支持，使管理的思維和模效率在這個系統的應用中得到不斷的優化和改善。其中最顯著的就是企業財務管理發生了一些根本的變化，系統不僅把財務和其他各行各業的環節連接起來，通過統一的管理平臺，已經實現了企業很多內外資源的共享，包括另一些方面庫存管理和成本管理等也得到了很大的提升。公司收入提高，成本降低，資源優化，在目前國內企業的情況下，由于大多數企業管理落后，受自身條件等諸多因素的制約，然而，ERP在實際應用問題還是層出不窮，特別是在對于財務管理的應用中，依舊被問題影響從而不能發揮最大的作用。我國對ERP系統的應用還處在一種剛剛起步、很多不足的階段，所以在企業的實施過程中，如果存在著在軟件選擇了解不充分、盲目去選擇，所需要承擔的風險也認識不足、忽視企業人員培訓及素質提高等諸多問題，企業的成功實施還是遙不可及的。企業應該提高對ERP精準的認識，全面提高財務人員各方面的素質，并且根據自身企業的特點和存在的弱點，明確自己適合什么樣的ERP產品才去合理選擇，從而適應企業在財務管理中需要達到的水平。

二、 ERP的概念及特征

1.ERP的基本概念、原理

（1）ERP的基本概念

ERP系統是企業資源計劃 （Enterprise Resource Planning） 的簡稱，是指在現代信息技術基礎上，去結合信息技術和先進的管理思想，用一種系統化的思想，為企業員工和管理者們去提供決策的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）進一步發展來的新的集成化管理信息系統，進一步擴展了MRP的功能，核心思想變成了供應鏈管理。并且打破了傳統企業的規定，從供應鏈的范圍方面入手對整個企業的資源和運作模式等都進行了一系列的有效優化，良好的反映了在企業合理調配資源的市場上有哪些進一步要求。對企業去完善業務流程和提高企業競爭力等方面也發揮了不可或缺作用。ERP系統代表的不單單是一個普通的軟件，重中之重是它代表了企業一個先進的、高度發展有效的一種管理思想，很多企業更好的讓本身擁有的內部資源和相關的外部資源的得到完美結合。財務風險是指企業運用各種各樣的方式方法從銀行或者發行債券、股票等方式從外部籌集大量的錢，使得企業負債壓力大，如果管理者決策失誤，就會造成沒有資金還錢或者無法保證盈利，無法保障股東的利益分紅，和企業償債能力的大小也是息息相關的。

（2）ERP的基本原理

ERP與信息技術科技的飛速發展緊密連在一起。用戶對系統有了更強的主動性。單單作為基于計算機的管理功能軟件來看，它早就已經超越了MRP Ⅱ，與MRP Ⅱ相比較，ERP不僅延伸了管理等方面功能，而且還進一步接受了最新的計算機技術，例如像用戶自定義應用領域方面的進一步擴展、人工智能、仿真技術等。

2.ERP系統在財務管理中的應用與現狀

中國改革開放以來通過不斷發展，國內企業對信息技術的需求也逐漸深入，國外的ERP產品不斷進入中國市場，越來越多的企業開始付諸實踐。沈陽第一機床引進了德國工程協會迄今為止的第一款MRP I軟件，中國ERP系統的發展已經經歷了30多年，不僅ERP產品得到了不斷發展，科技技術也進一步成熟，很多制造企業、還有一些咨詢公司等的服務和能力也在快速發展和更新。ERP系統正逐步被越來越多的企業所采用，其中包括一些成功的案例：中國石油已經走出國門，在全球實施石油石化工程承包項目的綜合性專業公司將ERP財務管理系統正式推廣和實施，這個系統也成功投入運行。在項目啟動初期，已在國內5家企業成功實施，并于2002年開始在海外項目點融資，自2005年7月起，該項目已在16個國家進行了調研，結果顯示，2007年國內企業使用的ERP軟件品牌分布情況中，Oracle占22%，SAP占17.8%，用友和金蝶的市場份額分別為10%和7.1%。由此可見，進口知名的ERP品牌仍然處于非常領先的地位。我國企業資源計劃生產企業應該更加注重如何去應對國外產品的競爭，怎樣才能尋求一條長期的發展道路，雖然ERP已逐漸被越來越多的企業和大眾所認可，其在國內企業的實施帶來總體影響并不是特別令人滿意。

三、ERP系統在財務管理實施過程中存在的風險

1.管理理念風險

ERP系統的出現與符合計算機技術的飛速發展，還有經濟全球化等因素是密不可分的。它是全球經濟擴張和高新技術快速發展的產物，是為了滿足跨國公司快速擴張的需要。因為我國絕大多數企業并沒有建立完善統一的管理模式，管理方式也十分隨意，同時內部規章制度也沒有完善，甚至連基本會計流程都不是很清楚，基礎財務數據監管不到位，業務流程處理也十分混亂，導致很多看似簡單的財務管理數據在來源上的真實性、有效性、及時性上都不能被保證，不能滿足會計系統的基本原則。在多個方面沒有相對合理的管理，例如：財務分析、成本分析、資金流動走向、庫存管理方式等多個方面都不夠完善。同時國內很多中小企業由于沒有實施ERP的經驗，更加不會有數據交換和財務等系統。盲目的認為通過ERP系統就可以改變公司的現狀，但實際上他們也不知道公司是否會有這個條件和能力，不知道具體需要哪些問題，并且如何去解決它。只是完全胡亂借鑒國外一些成功的小部分案例，不合理的引進進口軟件等一系列原因，瘋狂投入資金，缺乏有序的實施方案應用于整個過程。如果ERP系統開始運作，一系列問題就體現出來了。ERP系統無法控制并準確實施最初的業務流程，與財務相關聯的業務活動之間根本無法相互融合和協調，從而導致ERP系統功能失效，無法發揮作用，也導致公司難以實現預期效果。相反，由于嚴格遵守一套軟件流程，企業管理處于更加混亂的局面。

2.軟件選型風險

在我們準備引入ERP系統軟件時，第一步要考慮的問題是購買什么軟件。國產軟件或者進口軟件，市場上的ERP軟件數不勝數，究竟是什么適合我們呢？目前國內的企業開發的ERP系統軟件在各個方面都不完善，缺乏有深入的調查和分析，所以運用起來會覺得并不是那么的得心應手。雖然國外的軟件在性能上比國內的全面很多，但同時存在如何適應中國企業的問題，國內外企業引進的通用ERP并不能夠適應企業實際工作情況，后續研發的范圍也很廣，工作量十分大，曾經就有某化妝品行業著名公司和聯想集成簽訂了ERP合同。由于一系列原因最基礎的東西都沒有辦法運作，然后可想而知失敗了。其實對企業來說是十分得不償失的。

3.思想與技術脫節風險

財務管理系統和傳統財務軟件最大的區別在于ERP是否能夠成功實現資金流與物流的同步，其中最基礎的核心管理思想就是集成為一體化管理。這種集成可以消除公司內部各部門之間的信息鴻溝，防止信息孤島的形成，由于是一個非常全面綜合的管理平臺，所以可以在各個業務領域之間自如進行轉換和傳播信心，財務人員可以方便地交換業務信息，ERP系統將企業清晰地劃分為幾個業務流程，每個業務流程都明確地定義了自己的權利和責任，同時通過信息共享，形成了跨各個業務節點的無縫連接，軟件本身的成熟并不意味著它所包含的管理理論在實踐中得到了應用，其思想和技術的完美結合帶來的優勢，無法在大多數企業的應用中充分得到最大的發揮。

4.技術人員風險

ERP是否取得成功，還有一點就是人為因素，在實施ERP系統時，如果沒有經驗豐富的系統供應商，還只是完全依靠公司內部技術人員，只會給公司帶來巨大財務風險，很多對系統的實施都缺乏經驗，或者對公司的業務流程不是很了解，會給整個項目的進展帶來困難。

在一個企業里，財務人員可以為企業的決策和戰略管理等提供很多重要信息，財務系統對實現管理決策的信息化起著十分關鍵的作用。從一方面來說，很多企業財務管理者只會簡單的學習并了解如何操作網計算機系統，而不是主動地去使用網絡系統里存在的數據。從另一方面來看，技術人員根據公司既定的需求，設計、構建和維護系統，為公司提供技術服務也不能從動態財務管理的需求變化中尋找。目前，許多信息技術水平很高的公司好像主要發展計算機員工，但在這樣的制度下，財務管理人員不會是真正的所有者，制度的實際效率和有效性也達不到要求。財務管理人員根本沒有參與到財務系統的工作，這個系統的存在也就沒了什么意義。因此，財務管理人員不應該一味盲目依靠系統帶來的方便，而是應該去意識到自己應該是掌握主動權成為領導者，去解決在網絡財務系統運用過程中更好的開發與維護企業的發展。

四、ERP在企業財務管理中存在問題的解決對策

1.對ERP功能使用情況深入了解

ERP系統在企業的運用中，遇到的問題和本身就存在許多復雜的因素，導致企業實施并不是特別輕松，但其中最主要的原因是普遍對ERP系統存在著很大誤區，或者說是不了解，不清楚這個系統到底能干什么，也不注重研究不同方面之間到底有什么特點，僅僅去生搬硬套別人企業總結出來的經驗和教訓，這是十分不理智的。據前面的分析我們可以知道，不存在對于所有行業、無論大小規模的企業都能適用并且運用的ERP軟件，所有的實施企業必須明確自己需要什么、適合什么才可以，并選擇與之相應的ERP軟件產品。

在企業內部，實際的工作中更加需要投入大量的耐力和精力。企業相關的領導更加不能放松警惕，要把ERP當做企業的一大項重點工程來抓。

2.提升會計人員技能，培養復合型技術人才

由于ERP系統的運行離不開計算機技術的支持，十分依賴計算機技術。所以企業的會計人員等在系統運作前必須要有相關的理論知識和實操能力，不僅在財務信息方面不斷提高自己的水平和知識，計算機水平也需要跟上，這樣才能很好的結合，發揮出這個系統存在的意義和價值。在此期間，會計不僅應管理會計原則，還應了解為此目的而整合的工作流程，在實施ERP的過程中，我們可以結合企業學習和個人創新活動學習，建立各級學習培訓體系，營造加強對正常員工學習管理、營造企業工作的良好氛圍和環境，在ERP理論技術上多多學習，接受計算機使用操作指南、ERP軟件和如何更好的去實施企業業務管理等多方面的學習和培訓。企業資源計劃可以免除審計人員復雜的會計核算和費用報銷，其職能也可以從會計監督轉向預測決策服務；實施會計電算化的關鍵之一就是提高財務人員素質完善會計人員相關培訓和不斷學習的程序，從而能夠更好地為公司帶來經濟效益。由于歷史和管理體制的原因，人才在企業中流失嚴重，因此，在實施ERP系統時，企業更應當保持公司擁有專業技術化的團隊和以人為本發展信念。

3.對企業業務流程進行重新設計和優化

由于業務流程、管理模型、管理級別不同的管理系統、行業、業務規模的不同，信息級別、人員質量等也不同，應用ERP軟件的目標也可能不同。企業實施引進ERP系統想要的究竟是什么，能為企業帶來什么，在實施前包括以后的過程中，時刻保持警惕，不斷尋找最適合企業的調整方法。通常，客戶化的轉換傾向于削弱ERP的獨特特征。因此，最好合理的挑選更適合企業發展和管理所需的ERP軟件，不是盲目追求知名度和大品牌。假如沒有非常適合自身的ERP系統產品，在沒有得到有效解決方案之前，一定不要急于引進。不同的目標，不同的實施方法必須具備相對應的企業內外部環境。必須有選擇地執行企業管理所需的功能，分階段執行，分階段擴展功能，在實施過程中根據企業對于ERP系統的需要，去不斷優化業務流程和系統板塊，更加要完善和改進傳統統一的管理思想和老方法，進一步擴展且降低成本和存在的不必要風險，從而使企業真正達到最佳的應用效果。

4.采取有利措施，建立內部控制制度

操作階段必須采取有利措施，即輸入系統的所有數據必須經過嚴格的核算檢查，保持財務上所需要的嚴謹性、輸入準確性、及時性等。輸出的磁介質材料和印刷材料必須經主管批準后報告，并由保管人、登記日期、姓名、份數、服務部門或員工申報。ERP系統在發展環境中存在諸多文件，含有各種賬本、資產負債表等重要的數據文件，包括軟件技術和相關法律文檔都必須按照相關方法，嚴格進行管理和執行，并且將應用文件存檔、使用、復制、修改、處置系統的構建和改進，實行專人管理。經領導同意，借來的文件資料要嚴格履行返還程序。

五、 總結與展望

ERP不僅僅是一個系統或者是一個社會發展需要的產品，它更像是一個結構，需要人們準確了解并合理的應用。如果忽視了自身并不適合的條件，盲目追求的ERP軟件的理念相統一，不僅會造成相關重要的功能沒辦法合理地實施，還會對企業整個ERP的實施財務管理的效果也會有很大的影響。所以，必須非常清楚的了解自己本身的缺點在哪里，發現并找到原因，然后量力而行。更加值得一提的是，ERP在企業財務管理上的展現需要一個漫長的過程，并不能一蹴而就的。ERP的應用成功發展不僅僅把現代信息技術與財務管理相互制衡、發揮作用的一種先進思想和管理理念，并且對企業發展中產生的影響也是別的東西沒有辦法替代和取代的?？傊?，只要是具備了實施條件的企業都可以抓住這個機會，隨著信息技術水平的不斷提高，進一步把ERP在企業財務管理中發揮的作用體現得淋漓盡致，使我們的工作變得簡單輕松化，還可以在現實工作中不斷積累和總結經驗，為企業良好發展打下前提和基礎。