完善電力企業工程建設項目檔案策略探析

文｜斯 琴

工程建設項目檔案是對項目工程建設全過程的真實記錄，也是保證項目正常運行和維護的重要依據。電力行業作為關系著國家經濟命脈和能源安全的重要行業，一定要重視其項目檔案建設管理工作。電力企業工程建設項目檔案包括工程建設期間涉及的勘測設計文件，施工開始到竣工驗收整個過程中的具有重要意義和價值的文件，是對整個工程建設后期進行維護和改造的重要依據。工程建設項目檔案對整個建設過程的實際情況做了詳細的記錄，因此，做好工程建設項目檔案管理工作，能夠促進電力企業的長期發展，為此，一定要結合企業當前的現狀，來探討如何完善電力企業工程建設項目檔案的應對策略。

一、電力企業的現狀分析

（一）工作效率有待提高

電力企業工程建設項目檔案的專項驗收環節較為復雜，涵蓋了專家意見記錄、檔案信息查閱、實體檔案調檔、篩選案卷記錄、專家分組、形成驗收意見等眾多的環節內容，而且需要由眾多的專家和相關工作人員的配合才能順利完成。在實體檔案調檔的環節中，驗收單位需要對專家需要查閱的案卷信息進行手工記錄，通常由庫房的管理人員負責查找并記錄，這個過程都需要人工完成，消耗的時間過長，降低了工作效率，而且對于專家需要調取查閱的檔案信息不能快速地進行分析和記錄，也無法對存在的相關問題及時排查。

（二）統計方面存在很大的難度

首先，專家對于在查閱過程中發現的問題需要進行手工記錄，同時還要將有效的意見記錄下來，這種手工記錄方式不能直觀地將問題和意見體現出來。其次，驗收單位的相關人員還要將專家的意見手工記錄下來，然后再將問題進行整理歸類，由于記錄方式具有多樣化，所以在整理統計的過程中存在很大的難度。最后，經過專家討論得出的問題和意見記錄較為零散，無法與案卷信息和相應參建單位的信息進行有效的關聯分析，為工程檔案管理分析工作增加了難度，從而造成工程建設項目檔案的整體質量無法得到有效的管控。

（三）閉環管理存在較大難度

電力企業工程建設項目檔案在專項驗收結束后，相關的責任單位要針對發現的問題進行整改和完善，但是專家提出的意見不能對應到相應的項目中，及時地反饋給參建單位，需要經過人工分析和排查后才能對相應的單位進行準確的定位；對責任單位的整改情況也無法做到完善的電子記錄，導致對整改效果無法進行追溯，也不利于對電力企業工程建設項目檔案實行規范化管理。

二、完善電力企業工程建設項目檔案管理的具體策略分析

（一）健全機構、建立工作機制

相關部門和電力企業的領導人員應該高度重視工程建設項目檔案管理工作，充分認識到工程建設項目檔案的建立和完善對于電力企業的正常運行和申報更多優質的工程具有十分重要的促進作用。在工程開始之前就應該確定檔案管理的工作目標，并確定相關領導人員的工作責任，在制定建設的過程中，還要明確工程建設項目檔案的專項驗收組織、方法和內容等，規范專項驗收工作的整個流程，并將工程項目檔案的建立和完善納入領導工作的工作范疇中。在建設初期要建立基建文件中心，選擇有豐富經驗的項目檔案管理專家和軟件開發團隊組建成專門的項目工作組，負責建設工程項目檔案驗收輔助系統。同時還要求各個參建單位配備專業的檔案管理專職人員，并針對工程建設項目檔案建立相關的管理制度，例如《項目檔案歸檔管理制度》《移交資料總目錄》《檔案工作總體規劃與實施措施》等。并要組織各個參建單位及時的學習相關文件，保證檔案管理人員在開展工作的過程中能夠有據可依，明確項目檔案應該遵從的收集和歸檔標準，以及需要收集歸檔的具體內容，從而對項目檔案管理的整體工作流程進行有效的控制。

（二）做好文件的收集整理工作

有效的前期文件是保證工程建設項目順利開展的有效依據，這里的前期文件指的是在工程建設項目開始建設之前形成于設計、勘察、招投標、審批、立項等環節中的文件資料，對于工程建設具有重要的參考價值。為了保證前期文件能夠全面、完整的歸納到檔案庫中，文件中心根據工程建設的實際情況，加強計劃合同部和工程部之間的溝通聯系，有效的控制前期文件的收集和歸檔，對期間發現的問題及時地采取應對措施，保證文件的能夠完整歸檔。

（三）開展需求調研

工程建設項目檔案管理需要有完善的驗收輔助系統作為支持才能有效地提高工作效率，降低工作難度，為此一定要保證項目檔案驗收輔助系統的研發工作順利完成，并取得有效的成果，相關部門要積極邀請國家檔案局等相關單位的具有豐富經驗的檔案專家共同探討。通過對項目檔案驗收工作的當前現狀進行全面的梳理，針對管理難度大、工作效率等問題組織專家進行分析和研究，形成了合理的系統功能建設需求調研成果，涵蓋了問題匯總、意見反饋、案卷篩選、專家分組、檔案數據導入、閉環整改等眾多環節，為項目檔案驗收輔助系統的研發打下堅實的基礎。

（四）完成系統研發

針對上面的需求研發分析，促進了工程項目檔案驗收輔助系統的成功研發，實現了構建數字檔案系統的目標，通過數字檔案館系統的集成能夠改善傳統的手工記錄驗收方式，建立系統在線驗收體系。工程項目檔案驗收輔助系統的建立大大地提升了工作效率，降低了統計難度，此系統的建立不僅能夠實現多渠道的錄入和匯總，還能實現項目信息的基本定制、過程檢查、參建單位的問題整改、驗收問題匯總和導出、專家問題反饋、案卷調閱、專家信息定制、檔案信息導入等主要功能，同時還支持對案卷信息、反饋意見等信息的自動匯總和統計分析，為提高工程檔案驗收的工作質量和工作效率提供了有力的保障。

（五）加強內部控制

在保證項目檔案驗收輔助系統研發成功的前提下，還需要有完善的內部控制制度，才能保證各項系統的有效應用，也只有通過加強內部控制才能保證項目檔案的系統性、準確性和完整性。首先，在進行項目建設過程中，會形成與設計、勘察、建設、施工等相關的文件資料，對這些重要文件進行強化管理，能夠在很大程度上保證項目檔案的準確性和完整性，同時還能保證項目檔案驗收輔助系統的優勢充分地發揮出來。為此，基建文件中心建立了面向生產、面向工程、用戶第一、質量第一、管理第一的管理原則，根據工程項目的建設需求，對各類文件資料進行及時準確的處理，為工程建設提供有力的基礎保障。其次，對建設項目檔案信息化加強構建力度。對于項目檔案管理除了實現與數字檔案館系統的集成之外，還要配置相應的檔案管理軟件，對文件收集、歸檔、存儲、分發、借還等工作進行系統化管理，保證紙質檔案與電子檔案的一致化，使二者實現同步歸檔的目標。建立良好的硬件設施和先進的軟件系統，并保證各個系統的有效運行和應用才能使檔案庫形成一個全面的、綜合性的信息儲備中心，這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率和工作質量，還能提高信息化建設水平，充分發揮項目檔案驗收輔助系統的最大化優勢，提升工程建設項目檔案管理的信息化發展水平。

（六）強化外部控制

在加強內部控制的同時，還要重視外部控制的管理，首先要對相關技術文件進行嚴格的管理和把控。要根據相關的工作要求標準對檔案資料進行驗收，同時檔案管理人員要通過填寫相關的工程記錄表等方式，將工程建設的全部過程記錄下來，并形成規范的目錄，對文件的頁碼編制和圖紙折疊方面都要進行嚴格的要求，從而保證工程檔案的完整性和準確性。其次要充分發揮監理人員在工程建設項目檔案管理中的監管作用。監理人員進入工作環境中以后，要參與到各類表單的建設工作中，使工程建設過程中涉及的表單實現統一化，同時監理人員要組織和召開文件材料收集整理會、工程協調會、圖紙審查會等各種會議，提高工程建設項目檔案管理工作的水平和質量。

綜上所述，經過上述一系列的改善措施，進一步地完善了電力企業工程建設項目檔案管理工作。在實際的完善過程中，通過健全機構、建立工作機制、研發并應用項目檔案驗收輔助系統，實現與數字檔案館系統的集成、加強內部管理和強化外部控制、完成系統研發等措施，使工程建設項目檔案管理工作獲取了明顯的成果，在很大程度上提高了工作效率，降低了統計工作的難度，提供了知識服務，實現了閉環管理，該工作成果和實踐經驗為促進電力企業工程建設項目檔案管理的完善提供了重要的參考依據。