紙質檔案與電子檔案共存發展的探討

貴州風雷航空軍械有限責任公司 施高燕

在信息技術發展的現如今，電子檔案的重要性逐漸的突顯出來，于是大量的“電子檔案”產生，甚至部分人認為其可以完全替代紙質檔案。筆者認為，在實際學習與工作中．紙質檔案自身有其不可替代的優勢，其會與電子文件共同存在很長時間，而紙質檔案記錄的內容更為真實，屬于原始記錄，具有不可忽視的歷史價值，并且還具有憑證的作用。當電子文件也具有原始記錄的特點，可以和紙質文件一樣具有憑證性的作用，電子檔案才會得到更加廣泛的應用。所以非常有必要探討紙質文件與電子文件共存管理[1]。

一、紙質檔案與電子檔案應用的現狀

紙質檔案是傳統的檔案形式。目前，紙質檔案是在全世界范圍內普遍認同的最權威、最具有法律效用的檔案形式。在一些較小的單位或檔案材料不多的機構，紙質檔案仍然是唯一的檔案保管形式。即使是在一些檔案形成較多的單位，紙質檔案也占據了絕對的多數。檔案管理的工作量較大，現在還實行目錄形式查詢，也有較少一部分有條件的單位，實行計算機管理，但是形式仍然比較落后，沒有充分地發揮出計算機管理檔案的作用。電子檔案與紙質檔案并存，是檔案發展的必由之路。紙質檔案有利于維護檔案的原始性、真實性；電子檔案更利于檔案的保存和利用[2]。

二、紙質檔案與電子檔案的差異比較

（一）紙質檔案的優勢

1.原始性

記錄人類活動的原始形式一般都是紙質檔案，多數檔案未經過加工和處理，均是將事實的真相原汁原味的反映出來，這些信息是可以經得住歷史考證的，通過查閱這些信息，可以全面的了解當時的情況。通過紙質檔案記錄的內容較為客觀、可靠，所以具有憑證性特點。

2.使用便捷，易于保管

紙質檔案顧名思義就是在紙張上記錄事件，查詢紙質檔案則需要直接在紙質檔案中查找。紙質檔案使用起來更加的簡單，并且對保管的要求較低，在管理紙質檔案時，只需要分類保管便可。

3.載體更加穩定，保管期限更長

紙質檔案的載體為紙張，而紙張可以長時間的保存，同時對管理也沒有特殊的要求。

（二）電子檔案的優勢

1.存儲占用空間小

與紙質檔案相比，電子檔案不僅具有大容量的特點，同時還具有體積小的特點，電子檔案的儲存可以節省很多空間，能解決因為檔案不斷增加而給存儲空間造成的矛盾。

2.檔案信息打破了域限制

信息時代，電子檔案可以實現遠距離傳輸，即便是異地也可以高效的使用，極大地節省了檔案利用時間與精力。用戶足不出戶就可以通過計算機網絡便捷的查閱檔案，檔案利用率得到明顯提高，并且檔案服務更加的便捷[3]。

3.多樣性

電子文件利用方式不止一種，具有多樣化的特點，用戶可以根據自身的需求，通過計算機處理和分析各種信息，所以，電子檔案的利用效率較高。并且電子檔案還具有較強的操作性，用戶的使用空間要加廣闊了。通常情況下，紙質檔案中的內容是不可以改變的，如文件的格式、文件的內容。但是電子檔案對內容和格式輕而易舉地就可以改變。電子檔案的使用可以快捷迅速的統計、分類、匯總、打印和復制信息，可以很好地滿足用戶的需求。在進行檔案匯編時，與紙質檔案相比電子檔案的匯編要更加的快捷[4]。

三、紙質檔案與電子檔案的發展及融合

（一）紙質檔案與電子檔案的互動發展。

在當前社會，我們既應該鼓勵電子檔案的運用與管理，利用其在信息處理、服務、利用等多個方面的優勢。同時還應該看到電子檔案在真實性、耐久性、安全性等方面存在的問題與缺陷，在充分認知的同時，鼓勵并且推進紙質、電子檔案的互動發展。為了實現這一目標，應該推動電子檔案與紙質檔案的開發與利用，積極做好管理等相關工作，盡力推動電子檔案、紙質檔案的共存與優勢互補，這樣才能進一步提高我國檔案事業發展的水平與檔案運用的價值。共存管理紙質檔案和電子檔案的設想，對于電子檔案和紙質檔案來說，其各有各的優勢和劣勢，因此，可以通過共存管理，發揮各自的優勢，彌補各自的劣勢，以此實現共同發展。這樣更加有助于檔案事業的進一步發展。電子檔案和紙質檔案之所以可以互相融合在一起，就說明兩者之間存在一定的相關性或者共性，主要表現為：一方面，隨著事物的不斷發展，電子檔案是從紙質檔案形式上發展起來的，兩者之間的區別在于電子檔案利用了先進的科學技術，正因為科學技術的融入，賦予了紙質檔案獨有的特點，但也并不是完全的優勢。例如：電子檔案雖然在查找和使用上變得更加便捷，但是信息的安全性卻得不到很好的保障。所以說，電子檔案不可以完全地替代紙質檔案，紙質檔案的自身的價值也不可以被忽視。另一方面，電子檔案因為計算機技術的融入，變得更加的便捷、靈活和高效，可以達到事半功倍的效果，但是因為其不夠安全，所以在使用時，要預防安全風險的出現，并且需要在關鍵節點結合紙質檔案一同使用，以此避免重要消息遺失、泄密或者被惡意更改。

（二）融合應用紙質檔案與電子檔案

現如今各地區的發展存在一定的差異，并未實現同步發展，部分貧困山區尚未融入網絡信息中，經濟發展較為落后，并且環境較為閉塞，其對網絡并不是很了解，更無從談及電子檔案的使用。在這樣的背景下，若想轉變以往保存檔案的形式，就需要從根源上改善貧困山區的落后狀況，也不是一蹴而就的。因此，對于這部分地區需要將紙質檔案保留下來，以提供使用與查詢。電子檔案的管理具有比較復雜并且具有較強的技術性特點，同建立初期需要支付較高的成本費用，因此一定要加強對相關人才的培養。因為紙質檔案自身的價值是電子檔案無法替代的，所以在共存管理電子檔案和紙質檔案時，一定要讓兩者互相作用、融合和共生，以此促使檔案管理工作朝著更好的方向發展。

（三）分類應用紙質檔案和電子檔案

在共存管理電子檔案和紙質檔案時，首要完成的任務就是將其進行分類處理，針對不同類型的檔案構建兩個不存在相互交融的區域。電子檔案儲存于計算機或者網絡平臺中，用戶可以隨時隨地的使用和管理。在管理紙質檔案時，需要先將其合理的分類，將不同類別的檔案分別標號，并粘貼條形碼標簽，同時在計算機中錄入這些號碼，以此達到實時管理的效果，用戶使用時，只需要掃碼便可以隨取隨用。并且，在計算機上會記錄用戶的使用痕跡，像學校內圖書館的管理系統。這也對檔案管理人員提出了更高的要求，其需要具備較高的綜合素質，只有這樣才能夠更好地將紙質檔案和電子檔案結合起來管理[5]。

四、共存管理紙質、電子檔案的有效策略

電子檔案可以為用戶提供更加便捷、靈活和精準的信息服務，用戶的一般需求都可以得到很好的滿足。但是以電子檔案方式存儲的信息，比較容易丟失，并且載體的耐久性也無法保障，如果長時間僅通過電子檔案這一種方式存儲信息，不可避免地會出現問題。紙質檔案其相對來說具有更強的耐久性，并且可以保存很長時間。但是紙質檔案也存在一些劣勢之處，那就是檢索速度較慢、存儲的空間需求也比較大，如果長時間通過紙質檔案的方式存儲信息，將給相關人員帶來較大的負擔。因此，在管理檔案時，一定要共存管理這兩種不同的檔案形式，以此更好地滿足用戶的需求。如何共存管理這兩種檔案呢？筆者提出了以下建議：

（一）實行“雙軌制”共存管理

紙質檔案和電子檔案需要共同存在，在管理檔案的過程中，應該大力實行“雙軌制”共存管理。雙軌制指的是在管理檔案時，除了要存儲電子檔案和紙質檔案，還需要在歸檔紙質檔案和電子檔案在歸檔時，明確兩者相對應的關系。對于當前的檔案管理工作來說，對于一些需要長時間保存，并具有一定價值的紙質檔案，可以利用掃描和拍照等技術將其轉變成為電子檔案，以此對其進行“雙軌制”管理。對于電子檔案來說，應用利用“雙軌制”的方式進行歸檔，以此保證所有電子文檔在形成時，就存在有與之相應的紙質檔案。并且在歸檔時還需要利用不同的方法進行編目和存貯，檔案管理工作人員需要備注標明紙質檔案和電子檔案中的相對應的文件和存址，這樣在使用時便可以迅速找到自己想要的紙質檔案或者電子檔案。

（二）深入挖掘“雙軌制”管理的價值

在共存管理紙質檔案與電子檔案時，一定要深入挖掘兩者各自的價值，不可一味地摒棄傳統管理手段，而是應該將其與現代管理手段有機結合在一起，合理的選擇恰當的方法和手段。逐步構建一個以電子檔案為主、紙質檔案為輔的共存管理方式，這樣不單單可以促使整理和分裂紙質檔案的工作更加的簡單化。同時還可以節約一部分人力資源。因為在管理紙質檔案時，還需要進行組卷、歸檔等，這就需要很多的人力資源來支撐，并且還會增加管理成本；但是在收集、整理電子檔案時，只需要一臺計算機就可以高效的完成檔案信息的處理，不僅操作便捷，同時還可以節省時間和人才資源。電子檔案具有較強的可操作性，用戶可以靈活的獲取檔案信息，可以滿足用戶各種個性化服務需求，用戶也可以通過計算機分類、匯總、打印、復制電子檔案中的信息，以此將電子檔案轉換成自己所需求的內容。因此在共存管理中一定要深入挖掘電子檔案的價值，可以很好地緩解檔案管理工作人員的工作壓力，讓其擺脫以往單調、枯燥的檔案管理工作。

（三）對檔案保管的設施進行全面改進與調整

在紙質、電子檔案保存、管理的過程中，保存管理條件與設施的優化會直接影響到兩種檔案在管理上的完整性、安全性。由于紙質檔案、電子檔案的載體、特點等多個方面的性質都有著明顯的差異，因此應該對原有的設施進行全方位的優化與改進，這樣才能保證共存、互動發展的整體水平。例如對于紙質檔案的管理，應該將“件”作為基礎管理單位，認識到其在信息量上、總體數量等方面的特點，重點解決紙質檔案在管理空間不足、管理工作繁瑣上的情況；對于電子檔案的管理則應該認識到其一般是由光盤、云空間、U 盤等介質為主，需要存放的空間較小，但是需要保證設備的安全性，強化技術力量。

（四）電子檔案較為依賴電子設備，需要專門的檔案儲存設備支撐檔案管理工作的開展。

檔案存儲設備的采購通常需要花費較多的費用，部分檔案館由于資金較為有限，其不愿意將資金過多地投入到相關設備的采購上。因此，檔案館一定要積極的轉變以往的觀念，更新落后的檔案管理設備，以此更好的保障檔案的安全，通過紙質和電子檔案兩種方式保存檔案。

五、結論

信息時代，一定要認識到電子和紙質檔案各自的優勢和劣勢，兩者相輔相成，缺一不可，在今后相當長的一段時間之內，紙質檔案與電子檔案將會長期共存、互動發展，這是由兩種檔案的特點與優劣勢決定的。必須要針對性地開展管理工作，在構建機制、確定模式的基礎上實現兩種檔案的長期共存與有效運用[6]。紙質檔案、電子檔案都是極為重要的物質與精神文化財富，只有兩者共存發展，才能達到全面提高檔案管理水平和檔案運用的價值，更好地推進我國檔案工作的開展。