智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應用

文｜張 忠

目前企業(yè)在進行智慧辦公系統(tǒng)建設的過程中，已經采用了自動化等技術，提高了系統(tǒng)運行水平。將工作流概念運用到系統(tǒng)建設的各個環(huán)節(jié)中，可以保證內部人員能夠對所有的信息進行實時共享，且共享形式更加便捷。所有部門的人員都可以協(xié)調開展工作，提高了工作的開展效率。企業(yè)對原有的手工辦公形式進行了改良，通過對辦公系統(tǒng)信息數(shù)據進行全方位的采集和處理，為決策管理工作的開展提供了科學的依據。本文就智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中應用進行相關的分析和探討。

一、智慧辦公系統(tǒng)的應用特點及主要功能

（一）應用特點

目前在企業(yè)發(fā)展的過程中，總院和下屬企業(yè)之間的設置比較分散，各個層級和部門之間的配合力度不強。在進行信息數(shù)據交流時存在一定的難度，也無法提高業(yè)務辦理的質量。這導致各個層級之間的辦公效率比較低，且存在較多的問題。要想提高企業(yè)總院和下屬部門及各個單位之間的信息交流速度，為企業(yè)領導層的決策工作提供有效的數(shù)據支持。需要利用已有的網絡條件，構建智慧辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)各個部門之間的配合和資源共享，對信息脫節(jié)等現(xiàn)象進行全面消除。

（二）主要功能

在進行智慧辦公系統(tǒng)建設的過程中，需要借助計算機網絡技術和軟件平臺，發(fā)布企業(yè)的文件，實現(xiàn)輔助和協(xié)同辦公，并且為領導的決策提供支持。在進行一體化智慧辦公系統(tǒng)的構建時，企業(yè)的工作人員只需要通過釘釘電腦端/ 手機端登錄智慧辦公系統(tǒng)，就可以對企業(yè)內部所有的事項進行全面的辦公和流程審批處理。智慧辦公系統(tǒng)還存在待辦事宜的動態(tài)提醒功能，下屬單位也可以通過智慧辦公系統(tǒng)接收企業(yè)文件和通知、請假等。各個層級和各個部門都可以通過這項系統(tǒng)進行協(xié)同辦公，還可以對現(xiàn)有的資源進行共享，提高了辦公的效率和實時性。系統(tǒng)在建設時，主要存在黨建、企業(yè)、業(yè)務、知識門戶，人力資源和綜合管理、文檔管理、任務管理、考勤管理、檔案管理、財務管理借款、報銷、信息平臺發(fā)布等功能。在進行人力資源管理時，主要是對人力資源進行控制，這項功能覆蓋了企業(yè)所有部門的人事檔案以及工作人員的工資統(tǒng)計和人事招聘、人事報表統(tǒng)計的內容。在對數(shù)據信息進行采集和處理的過程中，可以為績效考核工作的開展提供有效的支持，這個模塊包含了任務管理和部門任務管理。考勤管理模塊的建設，可以減少管理人員的工作量，并且對管理工作進行規(guī)范。企業(yè)的工作人員請假和休假以及出差，都要通過這個模塊開展管理工作；還可以利用這個模塊對考勤信息進行查詢，從而對考勤數(shù)據信息進行控制和管理。在進行檔案管理模塊構建時，可以對所有的檔案資料進行有效的借閱，在系統(tǒng)中開放的檔案資料存在查詢功能。在對檔案數(shù)據信息系統(tǒng)管理時，主要存在資料的查詢和借閱以及下屬單位的資料管理、基礎測繪成果的購買申請等功能。在對借款報銷進行管理時，可以提高財務管理水平、規(guī)范工作流程、縮短報銷和借款的時間、提高工作的效率。這個模塊的應用，可以對企業(yè)所有的資金進行有效的管控，主要包含了借款管理和差旅費報銷管理等內容。在進行信息平臺發(fā)布時，企業(yè)要做好網站和釘釘公眾號的建設，要第一時間發(fā)布企業(yè)的最新動態(tài)和新聞信息，并且對資訊進行全面的分享，為工作人員提供更好的服務。在對信息的發(fā)布和審批進行統(tǒng)一管理時，相關模塊包含了網站信息的發(fā)布和釘釘平臺信息的發(fā)布的功能。

二、智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應用效果

（一）提高工作的便捷性

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公形式是利用紙質文件開展相關工作，企業(yè)各個部門都要通過跑簽的方式對文件進行審批和處理，各級領導逐一簽字審批之后，由院領導層進行總審批和決策。企業(yè)總院和下屬單位分布在不同的區(qū)域，距離比較遠，經常會出現(xiàn)因領導開會和出差等情況，而延長了文件的審批和處理時間。如果無法在最短的時間對文件進行報送，就無法對文件中存在的各項問題進行及時的糾錯，會降低審批工作的開展效率。在進行智慧辦公系統(tǒng)應用時，只需要登錄智慧辦公系統(tǒng)，就可以按照固定的流程對文件進行審批，工作人員需要填寫表單中的所有信息，并且按照事先設定好的流程，對文件進行自動的流轉。不同的流程需要根據業(yè)務需求，對條件進行定義，文件流轉到不同審批節(jié)點之后，可以進行線上審批。即使審批人員不在單位，也可以利用手機或電腦等設備登錄智慧辦公系統(tǒng)，對文件進行審批。工作人員需要對審批流程進行實時的觀察，并且對各個節(jié)點的審批時間和審批流程結束時的辦理事項進行全面的跟蹤，避免在審批時延誤時間。這項系統(tǒng)的應用，不僅降低了人力物力資源的投入力度，還可以提高辦公效率。系統(tǒng)的建設是對紙質文件進行電子化的處理，可以將人事檔案和公文以及日常事務的申請表單等，根據不同的角色設置不同的用戶權限，用戶在登錄系統(tǒng)時，可以通過權限對身份進行驗證，利用這項系統(tǒng)對日常工作所需的文件和資料進行全面的查詢。在進行系統(tǒng)應用時，還存在報表統(tǒng)計和查詢等功能，各級人員都可以根據自身的業(yè)務情況，對所有的數(shù)據信息進行匯總和查詢。例如考勤管理人員可以對工作人員的考勤記錄進行查詢和制定，繪制工資統(tǒng)計報表之后，領導可以根據這個報表對各個單位的工資情況進行全面的掌握，避免出現(xiàn)資金浪費等問題。

（二）構建智慧辦公系統(tǒng)移動端

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的過程中，手機和平板電腦等設備的普及力度更強，利用無線網絡釘釘就可以進行手機和平板電腦設備的使用。在進行移動互聯(lián)網基礎應用時，信息的交互模式已經發(fā)生了巨大的改變，移動端辦公系統(tǒng)的應用，已經成為整個行業(yè)的發(fā)展趨勢。在進行移動端辦公系統(tǒng)建設時，可以實現(xiàn)動態(tài)的移動辦公，企業(yè)各個部門和各個單位在開展工作時，不再受環(huán)境的限制。因為企業(yè)大多數(shù)下屬單位遠離本部，管理人員在外出和出差時，都可以利用釘釘移動端登錄智慧辦公系統(tǒng)，對企業(yè)的發(fā)展情況進行實時了解，還可以對公文和業(yè)務進行處理，促進了企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）定制開發(fā)智慧辦公系統(tǒng)

在進行系統(tǒng)設計的過程中，需要根據企業(yè)的個性化需求，對系統(tǒng)的功能和產品進行研發(fā)，確保企業(yè)能夠找到符合自身需求的產品。但因為定制項目的實施周期比較長，需要投入更多的資金，因此企業(yè)要加強系統(tǒng)的管理。在進行系統(tǒng)定制開發(fā)時，可以在平臺化的產品基礎上，選擇合適的生產商。系統(tǒng)的定制開發(fā)存在一定風險，但這種平臺化的產品擁有二次開發(fā)和拓展的能力，同時企業(yè)可以享受生產商后續(xù)的服務，可以對產品進行升級。如果企業(yè)在進行定制和開發(fā)時，涉及的內容比較多，就需要投入更多的時間和精力。因此企業(yè)要根據生產商的開發(fā)情況，對自身的發(fā)展戰(zhàn)略進行科學的規(guī)劃，要與生產商進行配合，才能完善系統(tǒng)的功能，確保系統(tǒng)在使用時，能夠發(fā)揮更大的作用。在進行產品功能實施時，生產商可以在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎上，根據用戶的需求對其進行拓展和完善。但單純的依賴生產商的更新，無法對系統(tǒng)問題進行全面的解決，需要保證系統(tǒng)在運行時，能夠滿足后續(xù)變化的需求，提高整體的應用效果。對于大型企業(yè)的發(fā)展來說，因為企業(yè)的規(guī)模比較大，涉及的部門和工作流程比較多，甚至存在異地的分支結構。在進行系統(tǒng)構建時，要對原有的業(yè)務系統(tǒng)進行全面了解，在此基礎上對現(xiàn)有的系統(tǒng)功能進行完善和優(yōu)化，才能促進系統(tǒng)的規(guī)范化發(fā)展。企業(yè)在進行系統(tǒng)選擇時，需要選用安全性更好、性能更加良好的辦公軟件產品，才能提高管理工作的開展效率。通過這項系統(tǒng)對企業(yè)內部所有的問題進行全面的控制和解決，進一步減少建設的成本。因為這項系統(tǒng)融合了企業(yè)的核心業(yè)務，因此系統(tǒng)的使用更加頻繁，企業(yè)的工作人員對這項系統(tǒng)存在更高的依賴性。利用這項系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務進行集成化處理，需要根據企業(yè)業(yè)務模式的變化對現(xiàn)有的業(yè)務功能進行升級，或者將業(yè)務系統(tǒng)從智慧辦公系統(tǒng)中分離出來，利用專門的軟件對其進行處理。

企業(yè)在進行智慧辦公系統(tǒng)建設的過程中，可以與整個世界進行聯(lián)系。企業(yè)的工作人員可以在網絡上查找資料，了解市場的行情，發(fā)掘潛在的客戶，還可以與合作伙伴進行密切的聯(lián)系。企業(yè)也可以通過網絡發(fā)布相應的信息，例如企業(yè)的業(yè)務范圍和生產經營業(yè)績等，對自身進行宣傳和介紹。相關系統(tǒng)在應用的過程中，具備更多的優(yōu)勢，可以根據使用對象提供不同的功能。在進行系統(tǒng)研發(fā)的過程中，要引進更多先進的技術，提高系統(tǒng)的智能化運行水平，才能促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。