集團企業財務共享服務中心的構建策略

閆超全

（河北安防報警網絡有限公司，河北 石家莊 050035）

一、前言

隨著經濟的快速發展，企業的規模越來越大，集團企業的管理者也逐漸認識到構建財務共享服務中心的重要性。財務共享服務中心不僅可以促進數據標準化和業務流程規范化，為企業決策提供更高質量的財務信息，而且還可以提升企業的管控能力，實現規模效應下的成本降低和管理水平的提高，促使企業集中資源，發揮核心業務優勢，實現企業戰略目標。但是事物都具有兩面性，財務共享服務中心也存在一些問題，為此，本文除了對財務共享服務中心的內涵、作用和構建進行闡述外，也深入研究存在問題，并針對問題探討解決措施。

（一）財務共享的內涵

財務共享是指構建一個統一的組織，通過對具有同質性、重復性及簡單性的會計核算業務進行標準化和流程化的集中處理，結合軟件和信息技術的運用，實現規模效益，降低公司成本，提高工作效率。

（二）財務共享的作用

1.提升管控力度，為實現集團戰略目標提供保障

財務共享可以加強財務控制，讓管理者及時掌握集團整體和各成員企業的財務狀況和經營情況，快速做出決策、促進集團業務協同和戰略目標的實現。

2.提升會計核算工作效率，降低成本

在集中管理下，通過標準化和流程化運作，智能化設備和信息技術的運用，可以提升會計核算的工作效率，也可減少因新公司或新項目建立引起的財務管理建設重復投入問題。

3.推動核算會計和管理會計的分離

財務共享服務中心的建立，可以讓更多的財務人員從會計核算工作中分離出來，去做財務分析、統計、業務支持和決策支持等工作，提升財務的工作價值。

二、財務共享服務中心的構建策略

財務共享服務中心的構建包括組織架構搭建、人員配置、業務流程再造和信息系統集成等，一般由集團總部財務部主持。首先，要明確建立財務共享服務中心的目標；其次，要編制規劃方案并進行可行性評估；最后，提交企業集團高層審議通過后，由集團財務部組織實施。

（一）搭建組織架構

1.財務共享服務中心的定位

根據財務共享服務中心與集團總部財務部行政隸屬關系的不同，組織架構可分為兩種形式。第一種形式是在集團總部財務部內部設立財務共享服務中心，即共享服務中心隸屬總部財務部；第二種形式是在集團總部財務部外部設立財務共享服務中心，即財務共享服務中心與總部財務部是平級關系。建議在財務共享服務中心建設的初期采用第一種形式，因為財務共享服務中心和各成員企業財務部同屬集團總部財務部指導，在會計核算要求向下推行時，有總體的管理和協調，集團總部財務部與財務共享服務中心可以互相配合協作；當財務共享服務中心運行一段時間穩定后，再根據業務發展和管理的需要采用第二種形式，將財務共享服務中心從集團總部財務部分離，財務共享服務中心負責會計核算職能，集團總部財務部負責管控職能。

2.財務共享服務中心內部架構設置

財務共享服務中心內部架構可以按職能、按區域和按職能區域相結合三種形式進行設置。具體采用哪一種形式，要根據集團企業成員數量、區域分布、業務規模、管控要求和經濟性等多方面衡量后進行選擇，一般情況按職能劃分為收入成本組、資金結算組、資產核算組、費用核算組、總賬報表組和檔案管理組等。

（二）配置人員

在確定了財務共享服務中心的組織架構后，接下來需要配置合適的人員。首先，測算共享業務的工作量和用時，確定人員數量；其次，制定崗位職責和任職資格；最后，根據服務中心的建設進度，從集團企業內部調配或社會公開招聘所需人員。

（三）再造業務流程

財務共享財務中心通過業務流程化的運作，提升核算工作效率和管控風險能力，將原來各成員企業財務部獨立的、封閉的核算流程全部打破，分成不同業務模塊并入共享服務中心業務流程中，所以業務流程需要重新設計和塑造，根據業務內容、流程節點、票據信息傳遞和資金收付等內容對業務流程進行設計和測試。

（四）集成共享信息系統

共享信息系統是實施共享工作的工具，包括影像掃描系統、OA審批系統、共享平臺系統、財務核算系統和各業務系統。在共享平臺系統和財務核算系統平穩運行后，還要逐步對接存貨管理、客戶管理和人力資源管理等業務系統，真正實現數據信息實時對接，并通過共享數據平臺展示給相應的管理人員，讓其實時看到企業的運營情況，能及時做出決策。

三、財務共享服務中心建設過程中存在的問題

（一）成員企業財務部人員和工作需要重新調整

建立財務共享服務中心后，原來各成員企業獨立封閉的會計核算工作被打破，分成不同業務模塊并入共享服務中心，原來負責相應工作的財務人員就會閑置或工作不飽和，所以必須重新調整成員、企業財務部崗位設置和工作分工，如果處理不當，會造成人力資源的浪費、崗位工作分工不均、工作效率降低。

（二）業務流程制度標準不統一

因為集團企業各成員單位業務內容不同、管理模式不同、組織架構等不同，所以造成業務流程不同，制度和標準有較大差異。這些不同和差異會造成在處理同一項業務時，需要設置不同的業務流程和標準，不僅會增加工作量，還會增加工作難度，降低工作效率。

（三）共享信息系統與業務系統不兼容

在共享信息系統與業務系統對接時，存在系統缺少對接端口，信息格式不相同等情況，導致業務信息不能直接進入共享信息平臺，無法實現信息的互聯互通。通過手工錄入共享信息平臺，不僅費時費力，還增加了數據出錯的概率。

（四）財務信息存在安全隱患

因為財務共享服務中心是基于互聯網存在的一種組織體系，大量的財務數據置身于開放的網絡環境中，容易造成系統被入侵，財務數據失竊，可能會給企業帶來潛在的風險和損失。

（五）會計檔案管理需要重新規范

在建立共享服務中心之前，會計核算檔案資料由各成員企業財務部負責保管；在建立共享服務中心之后，會計檔案資料不管是保存在共享服務中心還是在各成員企業財務部，都會造成一方查閱不方便的情況。如何兼顧各方日常使用、查閱和調用，需要進行重新規范。

四、完善財務共享中心建設的建議

（一）妥善處理成員企業財務人員和工作調整

對于富余員工而言，其要轉變觀念，擁抱變化，從思想上樹立向管理會計轉型的思維，積極學習，根據具體情況轉崗到數據分析，業務支持等崗位；對于留崗財務員工來講，為了對接財務共享服務中心各項工作，要適當調整工作分工，使其盡快進入良好的工作狀態。比如，費用報銷業務，除成員企業對接財務人員自己學習操作手冊、制度和工作流程外，財務共享服務中心費用核算組組長可以通過視頻會議形式給企業成員公司對接的財務人員進行培訓，大家對工作中遇到的問題可在會上協商討論，通過培訓和交流，讓大家更快熟悉掌握業務。

（二）統一業務流程，做好溝通工作

深入分析同一項業務可知，了解各成員企業的業務流程、制度和標準等不同的原因，根據具體原因給出解決方法，逐步消除差異，最終形成統一的業務流程和標準，提高共享服務中心的工作效率。比如，各成員單位計提績效的方法和標準不一樣，有的是按收入金額的2%計提，有的是按回款金額的3%計提，有的是按利潤的10%計提，企業可以協商簡化統一按回款的3%計提，諸如此類等等。

（三）解決共享信息系統與業務系統不兼容問題

根據不兼容的具體原因，是硬件造成的還是軟件造成的，以性價比為參照，來確定是外部采購新的兼容設備和軟件，還是自主研發進行改造，如果市場上有匹配的系統設備，性價比高于自主研發，那就通過購買解決，反之，就通過自主或合作研發解決。外部采購時，以滿足兼容性為首選，選擇相對規模大、知名度高的供應商。

（四）加強財務信息安全保障

財務信息安全一定要做到技防和人防相結合。首先，要制定安全管理制度，包括操作安全、密鑰安全、信息權限設置、病毒預防、數據備份和恢復等，并責任到人；其次，要對安全管理制度執行情況進行定期和不定期檢查，對執行情況進行通報，讓財務人員從內心建立風險防范意識；最后，要制定風險應急預案并進行演練，讓財務人員認識到如果發生類似的風險會給企業帶來什么樣的危害，如果發生類似風險要如何應對，怎樣規避或降低損失。

（五）重新規范檔案管理工作

為提高工作效率，建議核算檔案資料在共享服務中心保存，實行集中統一管理，如果成員企業需要查詢資料，可以通過共享平臺系統調取影像資料或核算信息。各成員企業郵寄給共享服務中心的發票和銀行回單等紙質資料，寄件人和收件人都要做好記錄，尤其是收件人，收到資料后，務必對照清單逐項核對，確認收到的資料和清單是否一致，如不一致，及時與寄件人聯系溝通查明原因。同時，還要做好記賬憑證和業務票據的關聯工作，例如：每一筆收入對應的發票編號、結算單號、合同編號和銀行回單編號都要相互關聯，方便信息和票據的查詢。