提高工作記錄質量和效率的要點

彭 冰

（湖南有色冶金勞動保護研究院，湖南 長沙 410014）

工作記錄是指把我們所見、聽聞、所想的信息通過一定的方法保留下來，并加以整理、提煉、保存，以供他用。記錄是我們日常工作中必不可少的常見行為，在科學實驗中，科研人員需要對實驗樣品、實驗條件和設備設施狀態等關鍵信息分維度（如時間、地點等）進行如實記錄，以此作為科學計算、論證的客觀依據和成果表現；在實施專業檢測、評價項目過程中，專業技術人員需要深入現場，通過勘查、檢測和詢問等方式，記錄現場人員、設備和工作環境等關鍵信息，為形成檢測、評價結論建立基礎；幼兒園老師在早晨入園時記錄每個孩子的體溫和基本身體狀況，據此合理安排和管理孩子的學習和生活；醫生需要記錄患者癥狀、檢查結果，據此給出病癥結論和醫療方案等等。顯然，工作記錄作為我們日常工作中的基礎環節，對工作的后續開展起到了重要的作用。

但是，工作中出現的信息往往量大、類多，其內涵和作用也不盡相同，如果將其全盤記錄既不現實，也完全沒有必要。因為我們關注的往往只是信息中的主要和關鍵部分，只要能有效地記錄主要、關鍵部分，我們的工作就能夠獲得足夠的支撐。因此，選擇高效的方法提高工作記錄的質量，對提高工作效率，保障工作的順利進行十分重要。

一、常用工作記錄的分類和作用

在企業，日常工作中常用的記錄形式可分為電子記錄和紙質記錄。

電子記錄通常是指通過專業的辦公軟件記錄相關內容，并以視頻、音頻、圖片、文件等電子版的形式保存在機器上，比如信息系統生成的財務報表、病案、辦公文檔等。目前電子記錄已經成為信息工作記錄的主要方式，其主要優點在于，既能讓使用者快速、便捷地發布、接收、查詢和編輯相關信息，提高工作效率，還能減少紙張消耗，助力環保。但這種方式也存在不足或缺陷，比如對電子設備性能和狀態的過度依賴，一旦設備出現問題，可能會造成數據丟失，嚴重時可能導致工作癱瘓或系統崩潰；再就是因電子記錄的內容易被修改，在信息保真方面容易存在漏洞。信息載體為信息化平臺，具有開放性特征，易泄露，保密性風險較大。

日常工作中常用的另一種記錄形式就是傳統的紙質記錄，顧名思義就是以紙張作為載體記錄工作信息，相較于電子記錄而言基本上無須依賴設備，利用紙筆就能夠隨時隨地記錄人們的所見、所聞、所想。其好處是方便、實時、真實且不易丟失，因改動痕跡易顯現，因此信息不易被篡改；另一個重要的優點是能保留原始信息，如個人簽名、筆跡等。而這種方式也存在明顯不足，首先，是對記錄人員的素質要求較高，需具有較好的理解能力和文字書寫功底；其次，是工作強度較大，當記錄量龐大時尤其如此；最后，信息整理、編輯、傳送、保存不方便，紙質工作記錄易受自然因素影響，例如，字跡、紙張易氧化，火災地震等自然災害導致實體紙張滅失，保存期也是有限的。

二、工作記錄方式的選擇

電子記錄和紙質記錄各具優缺點，如何選擇需要視具體工作而定。一般而言，隨機性、突發性、實證性工作多采用紙質記錄，如發言、交談、文獻摘錄、科學實驗、合同協議等；如果是需要系統性的、全面的記錄大量復雜信息，以求全面反映工作發展過程和狀況，或為了方便信息發布、編輯、整理、傳送、保存等，則以拍照、影音錄制、制作電子文檔等電子記錄方式為宜。在條件允許情況下，如果能將兩種記錄方式綜合運用，不僅能大大提高工作效率，對提升記錄質量也將十分有利。

三、提高工作記錄質量和效率的要點

要提高記錄質量和效率，需要掌握幾個要點，一是能力，要加強自身的語言聽寫和記錄設備操控能力；二是態度，要高度認識工作記錄的重要性，確保記錄內容的真實性和完整性；三是敏銳，要善于捕捉關鍵信息、快速過濾無用信息；四是統籌，既要抓住要點，又要善于總結歸納；五是方法，選擇和設計科學高效的記錄方式和內容格式，例如采用通用的數字、符號代替文字；六是嚴謹，強化記錄的應用、管控和保密。在此結合本人工作情況談談自己的體會。

1.會議記錄

會議記錄是企事業單位的一種日常工作，其基本要求就是快速、真實、精要。鑒于記錄內容的隨機性和真實性要求，會議記錄多采用紙質記錄，有條件時也可配以錄音、錄像等電子記錄手段，但要以避免破壞會議氣氛為前提。在會議進行過程中，記錄者要如實地記錄發言人所說的內容，不得隨意添加記錄者主觀的想法和意見，不得斷章取義，尤其是會議中決定性的內容，更是不能隨意更改。

會議記錄要求書寫清楚，條理清晰，突出重點。對于記錄是詳細或簡略，需要根據實際情況來決定。一般而言，發言人提出的意見、問題、觀點和論據材料需要具體并詳細地記錄，其他時候可以抓住重點，采用省略法記錄大概意思，但必須確保關鍵要點不遺漏。記錄者從會議開始到結束都要保持思想高度集中和認真負責的態度。

會議記錄的格式不能太復雜，有會議名稱、基本情況和會議內容即可，基本情況包含時間、地點、人數、出席人、缺席人、主持人、記錄人；會議內容是記錄的主要部分，包括發言、建議、決議等。發言人的名字要寫在內容之前，按發言內容順序記錄。

會后需編制會議紀要，對會議的內容進行概括性陳述和要點綜述，提煉出的要點具有權威性，能客觀、真實地反映會議的主要精神和所決定的事項。會議紀要對企業員工有一定的約束力，起到指示、決定等指揮性公文的作用，同時還可以作為向上級匯報、向下級傳達的文字依據，以備查閱之用。

2.工作記錄

工作記錄根據工作類型有多種形式。以本人從業的職業衛生評價機構為例，重要的工作記錄可分為技術記錄和質量記錄兩大類。

技術記錄指的是在檢測進行過程中所得到的數據和信息，反映檢測過程和結果是否達到規定的質量或過程參數。技術記錄包括了合同、現場調查記錄、現場采樣和檢測記錄、原始數據記錄、報告內部審核記錄、影像資料、專家評審記錄、報告修改記錄、評價報告、報告打印、審核、蓋章記錄、交付記錄、客戶滿意度調查記錄、儀器設備檔案、儀器設備使用、維護、借出記錄、標準物質使用記錄等。其內容包括名稱、編號、時間、地點、實際內容和數據、記錄人簽名，檢測原始記錄要根據樣品的檢測方法、標準和作業指導書的要求，真實、完整、準確地記錄在檢測原始記錄表格中。在每一個職業病危害檢測與評價報告完成后須形成單獨的項目檔案，把與該項目有關的所有記錄資料歸納入檔，并保存6年，以便供后續查閱和內部外檢查使用。

質量記錄指的是在管理體系活動過程中所產生的記錄。包括合同評審記錄、合格供應商評價記錄、儀器設備驗收記錄、內部審核記錄、管理評審記錄、投訴記錄、預防與糾正措施記錄、人員培訓與考核記錄、人員技術檔案、質量監督員記錄、文件發放、修改、作廢記錄和會議簽到記錄等。其中的內部審核記錄，還應包括年度計劃、實施計劃、實施方案、會議通知、會議簽到、會議記錄、會議照片、內審檢查表、不符合項整改報告及整改完成的驗證材料記錄。以上記錄的內容應包括名稱、編號、時間、記錄人簽名、評論或評價、判定依據等，這些都必須形成紙質記錄，以便內外部檢查使用。

工作記錄一般都是以表格的形式出現，也有文字形式、照片、錄音和錄像等，可以保存在任何形式的載體上，或者是以上載體的組合，其載體可以是紙張、硬盤或其他電子貯存設備上。根據管理體系文件、行業標準以及法律法規的要求，對體系中所需的記錄進行規劃，同時，對表格的受控編號、格式、內容、審批程序以及記錄要求做出統一的規定，記錄的格式、裝訂和字體等必須標準化、規范化，填寫必須規范、正確、清楚，所有在用的記錄表格必須通過受控后才能使用，并不得隨意修改記錄表格內容。在編制程序文件時，分別制定與各程序相匹配的記錄表格，必要時可附在程序文件后。在確定記錄表格的格式和內容時，必須考慮到貯存、查閱、分析和控制這四個因素，對記錄表格做出唯一性標識的規定，同時制定記錄管理與控制的程序文件。

在每一次記錄時，應考慮記錄內容的實用性，存檔時要符合規定的要求，確保記錄便于查找，方便信息共享。無效信息（不能為后續工作及發展提供證據或幫助的信息）可不體現在記錄中。記錄的格式設計無須過于復雜，能包括關鍵的信息內容即可，要盡量減少記錄者的書寫量。記錄應盡可能全面地反映職業衛生評價機構的工作過程和結果以及管理體系運行的狀況和效果，為機構的質量管理和質量保證工作提供必要的信息支持，但并不是記錄得越多越好，能做到有跡可循、數據能溯源，為上道、下道工序傳遞信息；為管理人員改進技術和管理提供信息；保證記錄能客觀、規范、及時、準確，體現出其充分性和有效性。

記錄還需具備真實性和準確性，只有真實并準確地記錄信息，才能為職業衛生評價機構開展質量管理和質量保證提供科學有效的依據。記錄如果錯誤、虛假、模糊不清將失去其使用價值，甚至會造成檢測與評價報告的質量失控和領導決策的失誤。例如，在職業病危害檢測與評價工作中，前期需要有現場勘察記錄、中期有現場檢測記錄、后期有報告評審記錄，這些都必須進行現場記錄，并有人員簽字標識。當發生修改時，紙質記錄會更為明顯，更容易被人發現，這樣也可在一定程度上避免篡改數據和信息的問題。基礎性文件如有修改，必須有修改者本人的簽名和修改日期。

四、結語

工作的進程需要通過記錄來展現，工作成果也需要詳實的記錄作為支撐，不僅如此，工作中存在的問題往往也能夠通過查詢記錄得以溯源和發現。我們要掌握和善于運用良好的記錄方法，這有助于提高記錄工作的質量和效率，使之成為我們工作的堅實基礎和助推利器。