優化企業固定資產信息化管理的建議

劉 霞

（中央儲備糧寧鄉直屬庫有限公司，湖南 長沙 410600）

隨著新時代日新月異的發展變化，應用信息技術對企業的各項業務流程進行管理已成為時代的潮流。近年來，固定資產的信息化管理也已逐漸普遍，如何更加科學、規范、高效地開展固定資產信息化管理，亟須加以研究。

一、固定資產信息化管理概述

（一）固定資產信息化管理的內涵

固定資產作為企業資產中最為重要的組成部分，其管理質量對于企業利益的維護、企業管理水平的提升具有重要的影響。相對于傳統的固定資產管理，信息化管理是依據固定資產管理需要而逐漸演化而來，它是現代科學技術發展的一項必然產物。所謂固定資產信息化管理是指通過應用業務信息管理系統——實物資產管理子系統，實現固定資產從預算、采購、登記、使用、維護、處置、報廢全生命周期信息化控制和檔案管理，保障固定資產的管理動態和信息變化同步實現。固定資產信息化管理主要包括以下方面的工作。

首先，固定資產購建形成后，其所有權單位必須及時在實物資產管理系統中建立資產卡片、錄入資產實物圖片、生成二維碼、進行貼牌，形成固定資產管理臺賬。其次，固定資產使用過程中，當資產權屬、狀態、功能、價值發生變化時，其所有權單位必須按照業務發生種類及業務審批流程，及時錄入數據、上傳附件、維護信息，形成相應的管理臺賬。再者，企業應及時更新并完善實物資產管理系統中地圖數據，建立完善的資產地圖。最后，每年年底之前，企業應組織對所有固定資產進行全面清查盤點，并將盤點數據同步錄入實物資產管理系統中，做到賬實相符、賬卡相符、卡物相符。要及時對達到報廢年限且已無法使用的固定資產辦理報廢清理手續。

（二）加強固定資產信息化管理的現實意義

1.有助于提高資產的利用率，為企業增加效益

在固定資產信息化管理系統中可以隨時查詢了解固定資產的所有數據，能及時準確地計提固定資產折舊，提高資產的管理水平。而且通過及時掌握每項資產的使用情況和固定資產的產出情況，及時將閑置的固定資產盤活，能夠提高資產的利用率，為企業提高經濟效益。

2.有助于減少人工成本，為企業節約開支

企業通過使用固定資產信息化管理系統，在管理臺賬上，對所有資產的權屬、狀態、功能、價值都一目了然，減少了傳統管理上的復雜和繁瑣。在熟悉掌握了這套管理系統之后，將會節約大量的資產管理時間，進而節約人工成本。

3.有助于更全面地管理資產，減少資產的流失

固定資產從預算、構建、使用、處置、報廢的全生命周期都是通過信息化管理系統來操作，對所有固定資產進行系統化管理，避免了傳統模式下的漏報、漏查情況，減少了資產的流失。

二、固定資產信息化管理中存在的問題

（一）固定資產信息化管理缺乏實物基礎

固定資產信息化管理系統雖然與財務資產卡片每個月都會核對一致，但并不能保證實際的實物資產也會和卡片一致。比如，有些企業2003年購買的電腦、打印機等，折舊早就提完了，該實物資產也早已替換了，原資產卡片卻還存在固定資產明細賬中，并且數量還不少。根據2016年的會計核算辦法，固定資產的確認標準變更為單位價值在5000元（含5000元）以上，像現在購買的電腦、打印機等原值低于5000元的辦公設備，都直接確認為低值易耗品了。所以，固定資產信息化管理系統對于實物資產的管理在實際實物資產管理方面還是有所欠缺的。

（二）固定資產信息化管理缺乏實時監控

由于在固定資產的使用過程中，固定資產信息化管理系統不能監控到每一項固定資產的實時狀況，當資產權屬、狀態、功能、價值等發生變化時，必須由資產管理員錄入數據、上傳附件、維護信息，形成相應的管理臺賬。那么這個錄入人到底有沒有將資產的實時變動情況錄入系統，或者這個資產管理員有沒有發現某項資產的功能、狀態、價值等發生了變化呢？這就不得而知了。就像有些企業，資產的更新、改造、維修等都是機械維修項目竣工了以后，財務上在做賬務處理的同時變動了資產卡片之后，資產管理員才根據財務數據對資產的變動情況進行更改，這樣就將事實本末倒置了。再加上財務對一些機械設備的功能、配置等都不太了解，有時候做變更資產的時候，增加資產原值的資產又不是維修改造的同一個資產，等到資產管理員發現這個問題的時候，當月的財務報表都已經上報了，但為了匹配度又必須改回來，既增加管理的工作量，也因為耽誤時間而降低了工作效率。這樣操作起來對固定資產的使用狀態就沒有起到實時監控的作用。

（三）固定資產信息化管理缺乏風險提示

固定資產信息化管理系統不能對閑置資產及不具有使用價值的資產進行預警提示。比如，有些企業的閑置資產因為無人管理，就一直閑置，沒有人去盤活、利用或轉賣，放著長久就變成了報廢資產，浪費了企業的資源。還有一些待處置的、不具有使用價值的資產，甚至是已經提了減值準備的資產，也在賬上一放就是好幾年，也沒有人去管它。如果固定資產信息系統能對這樣的資產定時進行風險預警的話，就可以降低固定資產價值流失的風險。

（四）固定資產信息化管理缺乏人才儲備

固定資產都是需要人來進行管理的，而固定資產信息化管理系統同樣離不開人的管理，企業開啟一項新的業務，自然離不開人才的培訓和培養。固定資產管理員只有對固定資產信息化管理系統熟練掌握之后，才能把企業的固定資產管理好，而固定資產又都分布在不同的管理部門，每個部門都有每個部門的兼職資產管理員，然后綜合部門有一個總資產管理員，這就要求各部門的資產管理員都要對固定資產信息化管理系統熟練掌握，并對本部門的資產情況了如指掌，這樣企業的資產就需要一批綜合素質高的人才來共同管理，才能把企業的資產管好、用活。然而，大部分企業的人員素質都參差不齊，也沒有專門去培養、培訓高素質的資產管理員，這樣就容易造成企業資產管理人才儲備的匱乏。

三、優化固定資產信息化管理的建議

（一）加強對固定資產實物的清查盤點

在企業快速發展過程中，隨著企業規模的擴大，管理工作的需要，以及資產設備的陳舊老化，企業將不斷地購置新的資產，以滿足生產經營的需要，而老舊的資產卻得不到及時的清理和處置，久而久之，企業的賬面資產就越來越多，而實際使用的資產卻不見得增加多少，這就要求企業要及時清理處置那些舊的資產設備，以便更高效地管理資產。所以，企業應該由領導牽頭，指定盤點人、監盤人、責任人對所有的實物資產進行一次徹底的盤點，而不是像之前的盤點一樣，走過場的形式居多，對賬面資產逐一清理并核對每項固定資產的型號、數量、配置等數據，確保每一項資產都是購進時的同一個資產，將該處置的處置，該報廢的報廢，以減少賬面資產，再將清理出來所有實物資產的圖片上傳至固定資產信息化系統，真正做到賬實相符。

（二）加強對固定資產的實時監控

對固定資產的實時監控，可以有效掌握各項資產的實時運行情況，方便掌握各機器設備的產能，并能及時發現問題，作出相應的處理措施，可以及時發現機械故障，并及時維修處理，這樣不僅可以提高固定資產的產能，還可以提高資產使用效率。為了適應企業對固定資產管理的需要，以便隨時掌握每一項固定資產的實時使用狀態，并提高固定資產的管理水平，應該對固定資產信息化管理系統進行功能提升，增加固定資產的實時監控功能。

（三）加強對固定資產的風險管理

固定資產是企業資產組成的重要部分，如果因為固定資產管理的缺失造成企業資產的損失，將直接影響到企業的經濟效益。為了加強固定資產的管理，提高固定資產的使用效率，減少固定資產價值的流失，固定資產信息化管理系統應增加自動預警功能，對閑置資產、已無使用價值的資產以及已提足折舊的資產等存在價值流失風險的資產進行預警，在特定的時間段之內必須做出相應的處理，不然就會一直預警，直到對該項資產作出相對應的處理為止。

（四）增加固定資產人才儲備

固定資產信息化管理離不開資產管理人員對其進行管理操作，而該管理人員綜合素質的高低對固定資產管理質量的高低起到了決定性作用，所以為了能夠更快更好的使用固定資產信息化管理系統，就有必要培養一批高素質的固定資產管理人才。對其及相關人員進行業務技能培訓，增強其實操和管理能力，使其熟知企業資產運行狀況以及固定資產信息化管理系統的管理流程，并能熟練運用該系統對企業固定資產進行系統化管理，維護好該系統對固定資產全生命周期的正常運轉。另外，要在企業中全面普及固定資產管理的重要性以及相關的信息管理技術，使企業所有人員都能夠具備固定資產管理的意識與能力。

總之，企業在固定資產管理過程中，實施信息化管理是符合時代發展的要求，也是提升固定資產管理水平的關鍵。通過改進固定資產管理信息系統，可以更加全面系統地管理固定資產，提高固定資產管理效率，增強固定資產的風險管理意識，為企業的持續健康發展提供有力保障。企業應該從提高固定資產盤查力度、增強固定資產管理風險意識、增加固定資產信息化管理監控功能、增加固定資產管理人才儲備等多方面加以改進，提高固定資產信息化管理的質量，助力企業市場競爭能力的提升。