基于內部控制視角的企業合同生命周期管控研究

齊 欣

（廣州市嶺南建筑研究中心，廣東 廣州 510030）

一、內部控制視角下合同生命周期管控的重要性

一般來說，內部控制包含的基本要素非常多元，如內部環境、風險評估等都屬于非常重要的元素。以內部控制視角為基礎強化合同全生命周期管理，能夠對企業內部管理環境進行全面的優化，對風險控制要素有明確的了解，最終更好地推動企業發展。

（一）縮短事項周期

目前，在國有企業面臨競爭壓力不斷增強的背景下，市場對國有企業提出了更加嚴格的要求，其必須應對市場變化而做出變化，不斷提高實際的生產經營效率。如果合同全生命周期管控力度能夠逐漸增強，就可以使具體的合同執行時間得到進一步的縮短，從而促進企業經營效率的提高，為企業創造更高的經濟效益，并贏得更多的合同機會。

（二）加強內部控制

通過對合同生命周期各個階段進行全面的梳理，可以對合同周期內所遇到的風險有準確的了解，結合不同的風險因素，制定科學措施加以管控，提升對內部控制的重視程度，從而使合同執行的風險降到最低，以達到合同的最終目的。

二、合同全生命周期管控中存在的問題

國有企業經濟活動的合同涉及影響因素多元化，且形式比較多樣，如果只是依賴于人工進行管理，不僅需要花費較長的時間，而且在識別此過程中的風險時會面臨許多的困難。因此，從企業內部管理角度來說，必須建立完善的全生命周期管理體系，該體系能夠對合同全生命周期進行全面的監控，以及時發現存在的問題，從根本上規避風險。

（一）沒有充分重視合同管理

我國市場化進程發展時間較短，對合同管理認知不夠重視，沒有全面管控合同的制定、履行等，由此導致許多企業的合同管理流程始終不夠完善。有的企業對合同中的價格比較重視，但對合同中可能存在的法律條款風險容易忽視，導致經常發生合同糾紛案，而且沒有準確的法律依據對合同進行保護，使得企業內部控制經常出現問題，嚴重影響了企業管理和發展。

（二）合同管理理念不夠完善

企業在管理合同的過程中，全過程合同管理的理念并不完善，全過程管理只在項目合同管理中才有所體現。在管理過程中，需要將合同生命周期的各個節點結合在一起，其中合同的準備、審查審批等都屬于管理的主要內容。不少企業對合同管理全過程相對比較輕視，對合同訂立過程中出現的相關事務相對比較重視，而對合同履約各個環節的管理工作直接選擇忽視。另外，就是企業多層次合同管理理念有待強化。目前，許多企業在構建組織框架的時候，主要以職能分工為依據，所以在分塊管理時也需要結合企業的具體職能分工來開展。如果企業的多層次管理經驗不夠豐富，合同的全過程管理只能由自身項目部來負責，企業職能崗位就無法積極配合合同管理工作的順利開展。

（三）缺乏專業的合同管理人才

合同管理工作具有復雜性的特征，在某一板塊業務中和企業業務中均有所體現。因此，在管理合同的過程中，對人才提出了更加嚴格的要求，必須要由專業人才進行管理，要求管理人員全面熟悉項目運轉、法律條款等方面的內容，采取合理的措施，積極解決合同管理中出現的問題。當前國有企業專業人才相對比較缺乏，管理工作比較零散，只能由各個部門分別進行管理，對企業整體合同管理水平提升產生了不利的影響。

三、合同生命周期管控問題的原因分析

（一）外部因素

對于外部大環境來說，首先，受過去長期計劃經濟的影響，在經濟體系中對合同重視程度不足，合同管理意識不強。在市場經濟發展背景下，企業的合同管理意識逐漸得到增強，但很多企業自身的觀念并沒有及時創新，所具備的技術條件無法為自身觀念轉變提供有力的支持，管理合同的程序軟件也非常缺乏。其次，對于我國現有的合同管理體系來說，還沒有形成完整的法律體系，普遍缺乏嚴謹性，當多元化的合同糾紛出現時，執行度與預期效果會存在較大的差距。最后，由于我國整個外部環境對合同管理重視不夠，導致合同管理專業化人才培養很晚才起步，與市場發展的相關需求無法適應，難以滿足國有企業用人單位的個性化需求。

（二）內部因素

從內部角度出發，趨利性是絕大多數企業的主要特征，最終目標都是為了最大化經濟效益的實現，因此在管理合同的過程中只是將合同里面的價格作為管理的主要內容，更多的在意自身利益。在訂立合同后，履約階段就開始籌劃下一個合同，對嚴格履行合同缺乏關注，也沒有充分重視后期管理。這種領導層面的忽視對企業經營模式產生了不利的影響，整體經營只是為了追求利益，對合同中存在的各項風險因素普遍比較忽視，最終難以準確執行合同。

四、內部控制視角下加強合同生命周期管控的對策

合同生命周期管理體系的建立與運行可以有效地控制風險，并讓傳統管理逐步向信息化方向發展。通過優化資源分配，可以為企業創造更多價值，并有效地創新管理工作。

（一）更加重視合同管理

第一，以企業內部為基礎，深度探究合同管理的重要意義，將合同管理相關的工作落實到位，對合同管理的整個過程要加強重視，適當向重心傾斜，同時對合同機會的開拓也要重視，但對合同管理其他階段不能松懈。第二，對企業多層次合同管理建設更加關注，由相應的職能機構分別管理合同，使各部門之間的溝通和交流可以進一步加強。對合同前期的審查審批工作來說，應由技術部門對合同中與技術有關的內容進行全面的審查，而合同中與法律有關的內容需要由法律部門來審查。通過構建多層次的分工審查機制，使合同中存在的風險可以降到最低。

（二）完善合同管理理念

首先，將合同使用范本積極推廣到國有企業中，對合同編制加以規范，制定多個標準范本為國有企業內部各項業務開展提供準確的依據，確保采購、招標等各個環節的業務都可以順利開展。通過這一措施，可以為企業在合同準備期間的合同起草提供幫助，確保合同質量達到規定要求，使操作性風險得到有效的防范，同時合同律審等流程的規定也可以得以免除，進而促進合同管理效率的穩步提升。

其次，對合同履約計劃管理加強重視，對合同的動態情況加以密切關注，科學分類合同并采取針對性的方法予以管理。對于國有企業采購工作來說，相應的履約計劃必須編制好，在合同相關工作完成后以貨款為依據準確評估各項重點履約項目，在此基礎上明確存在的風險，及時開展后續的管理監督評價工作。另外，要動態管控履約計劃的執行，在對這類合同進行管理時，要求供需及采購三方可以動態性地交互信息，全面監管各方服務。

最后，合同的分類管理力度需要進一步加強。如果合同可以正常履約，所花費的時間和精力也會比較少，只需要采取常規的方式管理這類合同即可；對于一些存在問題的合同，合同經辦方需要對履約進度有準確的了解，對影響合同進度的因素有所明確，要求各方加強注意，將工作落到實處；如果有的合同存在滯后性，合同經辦人需要對具體落實情況準確把握，與組織合同的各方保持交流，以及時解決存在的問題，必要時需要合理變更合同，全面保障企業的經濟效益，避免可能出現的經濟損失。

（三）加強合同生命周期管控的信息化建設

結合企業云業務特點，構建合同管理系統，運用合同生命周期管控理念在信息系統中納入合同全過程管理，串聯各業務環節，以及時共享數據，使合同流轉速度進一步加快，相互印證數據，達到互相制約的作用。另外，在控制合同生命周期關鍵點時，需要以相關制度為主要依據，通過系統設定業務流程運轉相關數據，使風險管控的目標得到有效的實現。再有，相關合同還可以通過系統快速找到，以動態性的方式實施監管，利用系統統計分析合同，使人力支出可以逐漸減少，保證數據的精確性，以對合同異常及時了解，進一步強化應急處理能力。

（四）加強合同管理人才建設

復雜性是合同管理工作的主要特征。因此，該項工作的開展對管理人員有著較高的要求。針對這一點，必須對合同管理人才建設更加關注，結合大環境，全面培訓企業管理人員，使其對合同管理知識有準確的認識。從企業內部來說，需要由經驗豐富的人員組織開展內部培訓工作，從企業內部選擇專業的人才，組建完善的合同審查管理部門，全方位地管理合同。

五、結語

在社會整體經濟水平不斷提升的背景下，合同直接體現企業的各項生產經營活動，因此對于企業來說最為關鍵的就是合同管理，一個企業的合同管理水平會對企業的經濟效益產生直接的影響。本文從合同全生命周期角度，對內控視角下合同全生命管理的優化策略進行了全面的分析，以期促進企業更好發展，為企業創造更加廣闊的發展空間。