電力工程企業檔案管理信息化建設問題及對策探討

高瑞琴

（中國電建集團河北工程有限公司，河北 石家莊 050000）

一、前言

在電力工程企業中，檔案管理工作對企業的發展至關重要。檔案管理工作比較繁瑣而且工作量也很大，在實際工作中，如果可以有效地將檔案管理工作的效率提高，實現高效率以及高質量的檔案管理功能，那么對電力工程企業的發展會有很大的幫助。目前，隨著信息化時代的來臨，對于電力工程企業來說，必須要加大對檔案管理信息化建設的重視度，創新電力工程企業原有的基礎管理，運用現代化管理理念，以及信息化手段，對檔案工作實現規范化、科學化的管理，從而提高電力工程的工作效率。

二、電力工程檔案管理信息化建設的重要性

1.提升信息質量

檔案信息化管理，能夠有效提高電力工程企業信息的質量。在電力工程中，通過對檔案的信息化管理，使電力工程企業各部門建立起包含所有檔案資料的文檔庫，讓企業各部門能夠共享信息資源，從而使企業信息質量有了更好地提升。

2.統一企業檔案管理

在電力工程中，檔案的信息化管理對于企業來說至關重要，檔案里記錄著電力工程從開始立項到設計，以及組織實施到最后的竣工，全過程中的所有信息都被記錄在檔案中，能夠為其他工作的開展提供一定的數據支撐和參考，所以檔案時常會被拿來查閱和取用，這種情況是不能避免的。當前，電力工程企業的檔案信息大多數都是由各個部門獨立管理的，當主管部門想要了解檔案信息的情況時，無法及時以及全面地獲取各部門的檔案信息。同時，由于各個部門所采用的系統不同，在信息提取與審閱上都有一定的難度。因為系統的不統一，導致企業員工無法對檔案信息及時有效的查詢和提取。為了解決這一問題，電力工程企業應建立統一檔案管理系統，提高檔案管理的統一性，促進電力工程企業管理水平的提升。

3.可永久保存檔案信息

電力工程企業檔案進行信息化管理，可是實現對檔案的永久保存。在檔案管理中紙質的保存方式無法實現永久保存，特別是在遇到自然災害時，很容易造成檔案丟失。而信息化的檔案管理，能夠將檔案更好地儲存，同時，在進行檔案查詢時也更加的方便，從而使企業對檔案的利用率得到進一步的提高。

4.提高檔案管理的效率

以前的電力工程檔案管理工作都是由人工來完成，它主要包括對工程檔案的收集、整理、錄入、裝訂、保管和后期的查閱等，近年來，因為電力工程企業得到了快速的發展，使得檔案的內容越來越豐富，并且使用范圍也越來越廣，單純依靠人工的方式，已經無法滿足目前檔案管理要求，而且依靠人工的管理方式，總是會出現失誤以及疏漏的情況，導致檔案管理工作下降。通過電力工程企業檔案管理信息化建設，將電力工程檔案全部以數據信息的形式存入數據庫，不但可以提高電力工程檔案管理工作的效率，同時還可以減少人工出錯幾率，從而使失誤以及疏漏的情況可以得到有效地避免。

三、電力工程檔案管理信息化建設中存在的問題

1.信息化水平低

隨著信息時代的到來，信息化管理模式已成為檔案管理工作的一種新工作方式。但是，由于大多數企業不夠重視檔案信息化管理，使得檔案信息化水平較低，且管理手段落后，給檔案資源的共享以及使用造成了一定的影響。紙質檔案與電子檔案并存是目前檔案管理的主要模式，檔案管理人員需要運用先進的管理軟件以及先進的管理方法，實現一體化管理模式。但是在實際工作中，有些檔案管理員則把兩者進行分開管理，這種方式容易造成信息丟失或損壞，從而降低檢索以及查閱和使用的效率。

2.對檔案管理工作重視度不夠

在電力工程企業中，首先是部分領導對檔案管理認識不到位，對檔案管理工作重視不夠。其次是檔案信息化管理需要多個部門參與，每一個方面都需要專業的技術人才，需要企業內各個部門的人員相互配合，特別是領導的整體協調，領導層在企業發展中發揮著主導作用，但目前部分電力企業的領導認為企業的發展與檔案管理工作沒有直接的關聯，覺得檔案管理工作只是文字處理與記錄，對企業的經濟效益沒有任何的作用，所以不重視檔案管理工作，更不愿意將大量的人力、物力和財力耗費在檔案管理信息化建設中。由于對檔案信息化管理存在錯誤的思想觀念，所以導致企業對檔案管理工作重視度不夠，從而制約了檔案管理的信息化建設。

3.檔案沒有發揮出應有的價值

目前，在我國電力工程建設中，多數企業和工程單位仍然將部門的檔案資料進行自主保存，對于檔案資料的使用也僅限于向部門內部公開，無法實現數據信息的共享。當領導在做重大決策時，對于工程單位的檔案信息以及各部門的檔案信息都無法做到及時全面地掌握，難以進行整體及有效的決策，這不僅給企業的決策帶來了影響，同時在一定程度上也制約了電力工程企業的發展，無法發揮檔案信息應有的價值。

四、加強電力工程檔案管理信息化建設的措施

1.建立完善的檔案管理制度

在電力工程企業檔案管理工作中，要制定完善的檔案管理制度，規范各相關崗位以及部門工作的執行效果，將檔案管理崗位的工作內容、工作流程和工作標準做進一步的完善。同時，要制定出用人標準，并且在員工的激勵機制以及培訓體系和工作評價體系方面都要健全完善，通過對各項工作內容的規范和優化，使得相關工作人員能夠順利地開展此項工作，把制定完善的有關制度內容落實到實際工作中，避免所制定的制度出現虛化和形式化問題。要加強制度的執行力，提高制度的權威性以及人們對制度的敬畏心理。要全面落實責任制管理，把檔案管理工作的責任落實到每一位負責人身上。要提高相關工作人員的工作責任感，對于檔案資料的收集與整理、保存與使用要有著較強的規范操作意識，使制度化管理可以有效地實施，促進檔案管理工作的順利進行。

2.提高管理人員的綜合能力

就檔案信息化管理而言，要求檔案工作人員具有豐富的檔案管理經驗，同時還要熟練掌握計算機技術。因此，電力工程企業要重視檔案信息化管理，要讓每位檔案工作人員了解檔案信息化管理的重要性，幫助員工轉變管理觀念。企業可以把信息化管理的能力以及計算機操作的水平納入員工的考核中，使員工充分了解信息化管理技術的重要性，從而有效調動員工學習新科技的積極性。同時，電力工程企業還要定期對員工進行培訓和學習，熟練掌握企業信息化建設中應用的先進技術，還可以參照其他企業的成功經驗，并有效地運用到自己企業當中。

3.建設監督考核機制

在電力工程企業檔案管理中為了加強信息化的建設，需要建立科學合理的考核獎懲機制。為了有效地保護每個員工的切身利益，建立一個良好的管理人員考核體系，對表現優秀的員工要給予獎勵，對于工作不認真，態度不端正，工作中總是出現失誤的員工要給予一定的批評和懲罰，要真正做到公正合理。科學化的考核體系能有效調動每個員工的積極性，提高檔案管理效率。為此，有必要建立監督考核制度，制定相應的處罰制度，同時還要保證監督考核真正做到公平公正，獎罰分明。

4.完善檔案管理的系統性

在電力工程的檔案管理工作中的系統性主要指對檔案管理工作實施統一標準。由于電力工程檔案在電力工程生產施工和運行過程中具有很大的指導意義，所以要嚴格按照統一的標準執行檔案管理，這對施工人員在查閱檔案時起到了有利作用，通過及時記錄和查詢檔案管理文件，可以及時發現管理及施工中存在的問題和缺陷，并且在后期評估和確定工程質量時，可以通過有關檔案的記錄對此提出有效的改進措施以及有針對性的建議，在查找檔案時因為檔案的統一性能夠及時準確地提取所需案卷。此外，標準化的檔案系統還可以存檔不同工程類型的檔案并對檔案分類，從而使電力工程檔案管理系統化程度有進一步的提升。只有采用科學的方法對檔案進行分類整理歸檔，才能保證對電力工程中復雜的檔案信息進行有效的管理，才能更好地發揮其作用。

5.加快檔案信息化管理步伐

在電力工程企業檔案管理中實施信息化建設，可以提高工作的效率，并且可以更加方便、快捷地查詢檔案信息，利用網絡隨時可以對通過權限調閱檔案信息，突破了時間和空間的限制，使工程建設管理和決策更加高效。電力企業應加快檔案信息化管理的步伐，只有這樣才能做到與時俱進。在施工過程中，企業會產生大量的紙質檔案和電子文件，且有關檔案管理人員要及時收集這些信息，并確保電子文檔的完整以準確，根據有關規定對檔案實施分類歸檔，并且將紙質的檔案進行數字化或者掃描成電子文檔統一管理，既保證了檔案信息的完整性，又提高了檢索和利用效率，同時還實現了部門間檔案資源共享，促進了部門間的合作，使企業各項工作都能夠順利開展。

五、結語

電力工程企業中的豐富科技資源以及知識信息都在檔案中記錄著，電網建設項目的建設狀況能從真實的檔案資料中反映出來。隨著信息時代的到來和電力體制的深化改革，檔案管理中所蘊含的豐富而巨大的信息價值被人們認識和發現，進一步促進檔案管理系統的不斷完善，也給檔案信息實現資源的共享和資源的交換提供了有力的支撐。對電力工程檔案管理信息化建設實施統一管理，使檔案管理工作更加規范化，從而從整體上提高了檔案信息化管理的水平。