大型鋼鐵企業辦公用品信息化管理模式探析
——以首鋼京唐公司為例

崔文娟

（首鋼京唐鋼鐵聯合有限責任公司，河北 唐山市 063200）

一、辦公用品手工管理模式的現狀和存在的問題

1.現狀

首鋼京唐公司占地約30平方公里，正式職工約1萬人，各部門之間相距較遠，但業務上卻具有緊密的聯系。公司辦公用品主要包括：辦公家具、辦公設備、辦公耗材和文具等。原有的管理模式為費用總額管控、實物三級管理及手工登記臺賬的粗放型管理模式。費用總額管控即費用實行總額控制，具體指辦公室根據計財部下發的年度費用指標，并結合各單位人數及實際需求分配費用，通過對各部門按年度費用總額進行控制，保證費用不超標。實物三級管理指辦公室作為歸口管理部門及一級管理機構，依據《辦公用品管理辦法》相關規定，組織各單位二級管理機構——綜合辦公室按需提報計劃、采購、驗收入庫、發放、使用、維修、報廢等；各單位綜合辦公室再組織三級管理機構——各作業區按需提報計劃、發放領用等。

2.存在的問題

原有的手工管理模式在滿足專業管理基本需要的同時，還存在著一定的問題。

（1）耗人耗時耗力

辦公室在按照各單位計劃手工分揀以及為各單位分發辦公耗材和文具時，分發數量容易出錯；有時還需二次核對，且各單位須找人找車到指定地點進行裝卸及二次分發。

（2）賬物不符

各單位根據采購報告或需求計劃手工登記臺賬，對品種、數量、狀態、使用部門等缺少詳細的記錄；職工的入離調轉易導致手工臺賬更新不及時，記錄不準確。

（3）庫存積壓，資源浪費

因各部門存檔的都是紙質臺賬，既不方便保存，又不方便查詢，且容易丟失，不利于辦公室掌握各部門的實際庫存情況；難以有效協調各部門辦公用品，部分辦公用品長期在庫房堆積，形成無效庫存，導致資源嚴重浪費。

二、辦公用品管理模式分析與選擇

為了解決辦公用品手工管理模式的弊端，進一步促進辦公用品標準化、精細化管理，首鋼京唐公司在對管理現狀及存在的問題進行分析的基礎上，通過頭腦風暴初步確立了以下幾種辦公用品管理模式。

1.現金模式

根據制度規定及辦公用品實際使用情況確定每個人的辦公用品費用標準，隨工資一并發放。

2.超市自選模式

首先，確定職工個人費用標準并充值虛擬貨幣。辦公室根據年度費用指標及各部門人數確定職工個人辦公用品費用標準，為職工配發的一卡通充值固定的虛擬貨幣。其次，確定超市作為采購和銷售辦公用品的主體單位。由廠內各超市將辦公用品納入經營范圍，負責自采及出售。此外，確定職工超市自選及刷卡結算的領用方式。各單位職工需要辦公用品時，可派代表持卡前往超市挑選辦公用品，以刷卡方式領用，扣除一卡通內的虛擬貨幣。最后，辦公室定期根據后臺刷卡金額進行監督及結算。

3.自動售貨機自選模式

首先，將所有的辦公用品按自用和公用性質進行分類，將體積較小、價格較低、自用的辦公用品通過自動售貨機售賣，體積較大、價格較高、公用的辦公用品依然采取原來的二級庫存管理模式由專人發放。其次，由供應商根據辦公用品形狀各異、大小不一的特點免費設計專門的自動售貨機，擺放在各作業部、餐廳等人員比較集中的地方，進行售賣和定期補貨和維修。最后，由辦公室根據后臺售賣數據進行結賬。

4.信息化管理模式

開發辦公用品管理系統，與現有的采購供應鏈系統對接，實現線上提報需求計劃、采購、供應商直送各部門、收貨入庫、庫存管理、領用發放、辦公用品查詢和報表等功能，真正做到賬物相符，以節約人力、物力及合理利用資源。

經分析，前三種管理模式存在以下難點：（1）個人費用標準不好制定。由于崗位性質不同，使用辦公用品種類和費用不同，如果一刀切則會增加費用和成本。（2）職工自用和公用的辦公用品無法完全區分開，公用性質的辦公用品無人承擔和提供。（3）前三種管理模式只適合辦公耗材和文具，辦公家具和辦公設備管理模式不適用，依然存在一定的問題。

相反，信息化管理模式具有其他管理模式不具備的優勢：（1）成熟的開發團隊和開發經驗。前期有專業團隊新開發一套勞保系統，運行良好。（2）完整的線上采購渠道和專門的采購機構。辦公用品一律通過采購供應鏈系統提報計劃，經線上逐級審批后，由采購中心集中招投標及采購。通過信息化手段，可以嚴格管控辦公用品各環節，做到公開、透明，避免浪費；可以合理調配及管理辦公資源，進一步提高辦公用品使用率和職工工作效率[1]；可以更全面地對所有的辦公用品實現精細化管理。

三、辦公用品信息化管理系統開發與設計

經領導決策確定信息化管理模式后，牽頭部門第一時間召開辦公用品信息化管理項目啟動會，確定項目領導小組及工作小組成員，明確分工職責和完成時限，布置項目相關工作。項目推進過程詳見下圖。

下面就系統開發過程中的關鍵環節進行詳細的闡述。

1.需求調研及流程優化

需求調研[2]作為系統開發的第一步至關重要。在項目小組調研會上，首先由辦公室描述辦公用品專業管理現狀及業務流程，大家在了解業務的基礎上再結合公司實際集中討論，逐步改進并最終確定辦公用品管理業務流程圖，如下所示。

2.功能模塊開發與設計

根據需求清單和業務流程最終形成辦公用品管理系統各功能模塊[3]，系統功能結構圖[4]如下：

3.系統設計亮點

系統設計有以下亮點：（1）將辦公樓和辦公用房納入系統管理。辦公家具具有體積較大、安裝不便、不易挪動的特點，因此，在專業管理中，辦公家具以房間為載體進行管理，實現房變家具變。只有將辦公樓和辦公房間納入系統管理，才能做到辦公家具專業化管理。（2）辦公設備以人為載體進行管理，實現設備隨人走的管理要求，真正做到人物對應、賬物相符。（3）辦公耗材按照“總額管控，二級庫存，按需領用”原則進行管理，取消作業區級庫存，真正地為基層減負。（4）通過系統自動生成需求計劃，代替手工層層提報及匯總整理。首先，由各需求部門對系統中所有物料設置一個標準庫存；然后，通過系統提報計劃時，系統會根據公式“計劃量=標準庫存-實時庫存+調整量”自動生成計劃量。若有特殊調整，可直接通過修改調整量來改變計劃量。

四、結語

辦公用品專業管理是一項涉及范圍廣、工作內容繁瑣且復雜的工作。國有企業和行政單位對辦公用品的管理將會越來越嚴格，越來越重視，將傳統的手工管理模式升級為信息化管理模式[5]是大勢所趨，以實現辦公用品科學化、精細化專業管理。辦公用品管理系統的開發解決了很多問題，但是，若執行不力，依然達不到系統設計的初衷。

首鋼京唐公司從以下幾方面入手，以保障系統功能的真正實現。（1）加強培訓，提高認識，轉變意識。通過專業培訓，使職工從根本上認識到辦公用品管理系統的重要性，轉變粗放式管理的思維方式和工作模式，以適應現代化、信息化管理的需要。（2）重新修訂制度，保證制度與系統的一致。自系統上線后，各單位具體職責發生了較大的改變，必須結合系統功能，及時修訂《辦公用品管理辦法》，為后續業務的有序開展提供制度保障。（3）預留接口，不斷改進和完善系統。為了適應辦公用品專業管理的發展需要，系統設計中預留了多個接口，具備了一定的可擴展性，以保障業務和系統的一致性。