高職院校合并背景下的檔案管理探析：機遇、挑戰(zhàn)與對策

廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院 黃麗萍

隨著教育、教學體制改革的深入發(fā)展,以優(yōu)化教育資源配置、提高辦學質(zhì)量與辦學層次為目的的高職院校合并建校成為高校改革的重要模式之一[1]。2019年《政府工作報告》指出國家和政府將制定更多優(yōu)惠政策支持職業(yè)院校合并和擴招，高職高專合并建校成為優(yōu)化教育資源配置的重要方式和發(fā)展趨勢。在此背景下，如何把握檔案管理工作的新機遇、積極應(yīng)對新挑戰(zhàn)成為重要研究課題。

一、高職院校合并為檔案工作帶來的機遇

高職院校合并建校能優(yōu)化學科布局，實現(xiàn)優(yōu)勢互補、促進資源共享、增強學校競爭力，合并后的高職院校擁有更充足的人、財、物資源，為檔案管理工作發(fā)展帶來諸多新機遇。

（一）豐富檔案館藏資源

合并后的高職院校，檔案館藏資源也相應(yīng)整合重組，館藏資源更加多元、廣泛、多樣，高職院校合并后檔案資源進一步豐富主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是檔案數(shù)量，以廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院為例，該校于2011年由廣西衛(wèi)生管理干部學院、廣西藥科學校、廣西婦幼保健院附屬衛(wèi)生學校合并組建。合并前檔案室藏量為4000卷，學校合并后原附屬各校的檔案管理部門經(jīng)過系統(tǒng)整合梳理，檔案室藏量達7200卷，且合并后學校每年新形成需歸檔的文件達到2000件，充實了學校檔案館藏資源。二是檔案種類，合并后各校的館藏檔案資源整合在一起，極大豐富了檔案的種類，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，電子檔案、照片檔案、實物檔案等多種載體的檔案極大豐富高職院校的館藏資源，為高職院校開展檔案編研、檔案開發(fā)利用、檔案服務(wù)工作、建設(shè)數(shù)字檔案館等提供了館藏基礎(chǔ)。

（二）引入檔案管理新技術(shù)

高職院校合并的辦校模式助推學校綜合實力穩(wěn)步提升，使云計算、云存儲、數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)的引入成為可能。以廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院為例，2011年合并建校后學校規(guī)模進一步擴大，檔案數(shù)量呈指數(shù)上升，為解決傳統(tǒng)檔案管理模式與檔案業(yè)務(wù)量激增之間的矛盾，學院檔案室適時引入信息技術(shù)以提升檔案管理水平。一是更新檔案管理系統(tǒng)，將OA與檔案系統(tǒng)掛接，依托信息系統(tǒng)對檔案實施全過程管理，實現(xiàn)了文件在線歸檔和即時歸檔；二是開展檔案網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，開通網(wǎng)絡(luò)查檔通道，為全校師生提供線上查檔服務(wù)，在計算機技術(shù)、信息技術(shù)的支持下，學校檔案服務(wù)工作效率極大提升，初步實現(xiàn)了檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

（三）升級檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學校檔案的專門機構(gòu)，應(yīng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施，原各校一般辦學規(guī)模較小、場地有限，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施通常不完備[2]。合并建校后，隨著檔案數(shù)量、種類增加，倒逼檔案部門不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施，配備符合檔案管理要求的檔案庫房、聲像、電子等特殊載體檔案的安全保管設(shè)施，配置檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備升級。

二、高職院校合并后檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

高職院校合并涉及到院校局部和全局的關(guān)系調(diào)整、教學體制改革等多方面問題，各校長期發(fā)展凝練、沉淀的教育理念與管理體制，需要經(jīng)過較長磨合期方可相互適應(yīng)實現(xiàn)統(tǒng)一，學校宏觀層面的整合難題給檔案工作提出新挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理體制差異

檔案管理體制是指單位在檔案機構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系和管理權(quán)限劃分方面形成的規(guī)范的體系、制度、方法和形式的總稱。學校的類別、層次與規(guī)模決定了其檔案管理組織方式和組織結(jié)構(gòu)，不同學校在長期的教學實踐工作中形成了形式各異的檔案管理體制，原各校的檔案管理要求和水平、管理權(quán)限的設(shè)置均有所差異，學校合并后檔案管理部門組織機構(gòu)重新調(diào)整和劃分[3]，各校檔案管理部門在整合過程中需要克服重重困難，方可求同存異形成統(tǒng)一的檔案管理體制。

（二）檔案管理理念沖突

高職高專院校具有專業(yè)性較強、側(cè)重職業(yè)技術(shù)教育等鮮明特點，原各校辦學宗旨、教學性質(zhì)與發(fā)展特點差別明顯，加之建校時間長短，隸屬關(guān)系各異等原因，原各校教育理念、發(fā)展思路和核心價值不盡相同，受此影響而衍生出不同的檔案管理理念。理論指導(dǎo)實踐，管理理念差異派生出不同的檔案管理方法和檔案職能分工，受檔案管理理念沖突的影響，合并后的高職院校統(tǒng)一檔案管理發(fā)展目標和文化存在一定困難。

（三）全宗合并管理問題

全宗是由特定來源單位在履行職能過程中形成的歷史文件有機體，全宗設(shè)置條件有三：一是能夠獨立行使職權(quán)；二是設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位；三是設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員。在檔案管理過程中須遵循同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不可混雜的原則。原各校在合并前各為一個獨立的立檔單位，在教學實踐管理工作中形成的所有文件作為一個全宗進行規(guī)范管理，各校合并組建為新學校后[4]，將作為新的全宗進行管理，原各校不同全宗號的檔案匯集，并校初期新舊全宗的文件整理等問題增加了檔案管理工作的難度。

（四）檔案集中管理難題

《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）規(guī)定：“因?qū)W校分立或合并，其檔案應(yīng)本著集中管理、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一校或合并后的學校檔案部門統(tǒng)一保存[5]。”高職院校合并通常是將學科性質(zhì)相近而非地緣相近的院校組建在一起，原各校校址往往分布在不同地方分為幾個不同校區(qū)，一方面合并過程中部門調(diào)整、辦公室搬遷等原因容易造成未歸檔文件材料的散失，另一方面合并后每年形成的檔案由于分布在不同校區(qū)，給檔案集中管理帶來困難。

三、高職院校合并背景下檔案管理提升對策

高職院校合并背景下檔案工作有機遇也有挑戰(zhàn)，高職院校可以通過完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理思維和管理理念，優(yōu)化檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)，加快檔案信息化建設(shè)進程等方式提升檔案管理水平。

（一）健全檔案管理制度體系

檔案管理制度的重要性主要體現(xiàn)于其指導(dǎo)性和約束性，能夠明確檔案管理機構(gòu)及職責，構(gòu)建起合并院校不同校區(qū)的多層級檔案管理體系，統(tǒng)一檔案管理模式，使之規(guī)范化、標準化。并校后的檔案管理制度體系內(nèi)容應(yīng)包括學校檔案歸檔范圍和保管期限、檔案分類大綱及整理辦法、機構(gòu)設(shè)置與檔案人員管理制度、庫房與設(shè)備管理制度、檔案接收、安全保密、查閱利用、鑒定與銷毀等制度，通過制度來實現(xiàn)檔案管理模式的規(guī)范統(tǒng)一，促進全面落實合并后高職院校各校區(qū)檔案工作的同步布置、檢查、總結(jié)和驗收，以建立健全學校檔案管理制度的方式來破解高職院校合并初期的全宗管理、檔案集中管理等問題。

（二）創(chuàng)新檔案管理理念

合并后的高職院校應(yīng)充分把握發(fā)展新機遇，應(yīng)與時俱進，運用互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)思維來指導(dǎo)職業(yè)類院校檔案工作發(fā)展規(guī)劃，深入研究高職院校檔案館發(fā)展戰(zhàn)略，在“收—管—用”等重要環(huán)節(jié)融入新理念。一是創(chuàng)新檔案收集理念，變被動接收為主動征集，擴大檔案收集范圍和形式[6]，尤其注重收集反映高職院校合并過程的文件材料以及富有高職類院校教育特色的檔案；二是創(chuàng)新檔案管理理念，利用云存儲、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)時代檔案管理模式；三是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，創(chuàng)新個性化檔案利用、專題檔案利用模式，開展線上檔案利用服務(wù)等，不斷改進檔案服務(wù)方式和服務(wù)策略。

（三）優(yōu)化檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)時代的到來對傳統(tǒng)檔案工作的管理模式與思維方式帶來顛覆性影響，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、“互聯(lián)網(wǎng)+”、區(qū)塊鏈等新技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理人員的知識儲備和業(yè)務(wù)能力已經(jīng)很難勝任信息時代、大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作。一方面，合并后的高職院校要趁勢優(yōu)化檔案人才結(jié)構(gòu)，人才隊伍應(yīng)包括制定政策的檔案管理人員、精通檔案信息技術(shù)的檔案技術(shù)人員、熟悉檔案各項工作流程的檔案業(yè)務(wù)人員[7]。另一方面，定期組織培訓，優(yōu)化檔案人才隊伍知識結(jié)構(gòu)，積極組織檔案部門人員參與檔案局、教學系統(tǒng)舉辦的各類檔案工作專項學習，不斷提升檔案工作者的業(yè)務(wù)能力水平，與時俱進更新檔案知識儲備。

（四）加快檔案信息化建設(shè)進程

高職院校合并背景下的學校辦校綜合實力穩(wěn)步提升，信息化建設(shè)步伐不斷加速，并校后的檔案管理部門應(yīng)抓住發(fā)展機遇，將檔案工作納入學校電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃范疇中，加快檔案信息化建設(shè)。一方面，開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作，實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加強電子文檔的管理[8]；另一方面，建立檔案資源共建共享機制，借助信息技術(shù)構(gòu)建檔案信息共享平臺，利用大數(shù)據(jù)、云存儲等先進數(shù)字技術(shù)，通過應(yīng)用統(tǒng)一標準的技術(shù)規(guī)范，創(chuàng)新檔案管理手段，實現(xiàn)檔案資源整合，不斷提高檔案服務(wù)效率。