人事檔案管理中存在的不足與優化策略研究

李玉嬌

（中海油能源發展股份有限公司采油服務分公司，天津 300130）

人事檔案的作用與價值主要體現在兩方面，一是人事檔案詳細記錄了個人多方面的信息，組織可以通過人事檔案了解工作人員的個人經歷以及相關信息，進而對工作人員的能力、品德等有基本的了解，便于合理安排工作崗位，做到人盡其才，最大限度挖掘人力資源的價值；二是個人轉崗、離職以及退休等需要以人事檔案作為憑證，與個人切身利益息息相關。目前，從人事檔案管理的現狀來看，主要存在的問題包括重視程度不足、檔案材料造假、檔案審核不到位以及檔案利用效率低下等，基于此，有必要對此進行深入分析，以解決這些問題，促進人事檔案管理制度的完善。

一、人事檔案管理中存在的不足

1.對人事檔案管理重視程度不足

首先，是個人對人事檔案重視程度不足，在填寫相關材料時具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導致檔案信息失真，給后續一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機構缺乏對材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失，現階段，勞動人口流動性較強，參與的社會活動類型多樣化，這導致人事檔案的材料收集難度增加[1]，并且相關材料形成部門缺乏材料意識，在填寫材料時不規范或者審核不嚴格，給人事檔案管理造成了一定的困難；再次，是負責檔案管理的工作人員管理意識薄弱，認為只要確保人事檔案不損壞、不丟失、不泄密即可，在實際工作過程中敷衍了事，對于如何科學管理人事檔案以及充分發揮人事檔案作用缺乏關注與了解；最后，是領導者對人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認識到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調整等方面的作用，對人事檔案管理工作缺乏關注，對于實際工作狀況缺乏了解，導致人事檔案管理工作沒有發揮出相應的作用。

2.人事檔案資料質量不高

人事檔案資料質量不高具體表現為檔案資料的真實性難以得到保障，存在檔案材料造假的情況；材料檔案的完整性難以得到有效保障，存在檔案材料遺漏的情況。具體來說，導致人事檔案資料質量不高的原因有以下幾方面：一是人事檔案材料的收集工作過于被動化，人事檔案管理機構往往是被動收集檔案材料，只有本人遞交或者其他部門轉遞時才能收集到相關資料，在平時工作中沒有落實好檔案材料收集工作[2]。這就導致在限期審核或者檔案檢查時，往往在倉促之間收集或者補充相關檔案材料，難以嚴格執行檔案材料審核程序，使得一些虛假材料被歸入檔案當中，對后續人事檔案利用造成一定的影響，包括職級評定、干部選拔任命、薪資調整等。甚至于部分別有用心之人會利用虛假材料蒙騙組織，謀取不正當利益，造成了極為惡劣的影響；二是相關材料歸檔不及時，人事檔案管理人員在接收到本人提交或者其他部門轉遞的材料時不及時進行處理，造成檔案材料積壓，應當歸檔的材料沒有及時歸檔，導致人事檔案中部分材料缺失，造成了嚴重后果。

3.人事檔案審核不嚴格

要充分確保人事檔案的真實性，就必須要在材料歸檔時嚴格執行審核程序，剔除其中虛假的材料，尤其是年齡、工齡、入黨時間、學歷、工作經歷、職稱以及任職情況等重要信息，對于原始材料依據必須要加強審核。然而現實情況是人事檔案管理工作人員在工作過程中敷衍了事，審核檔案材料時違反審核程序或者簡化審核程序，對于疑似虛假的材料沒有進行嚴格審核，導致人事檔案的真實性難以得到有效保障，對于后續人員選拔、崗位、待遇調整等工作造成了嚴重影響。

4.人事檔案利用率較低

人事檔案與其他類型的檔案不同，其本身具有一定的特殊性，保密性要求較高，要調閱人事檔案需要進行審批，限制性條件較多，這就導致人事檔案整體利用率較低。在大部分情況下，為保障人事檔案安全以及防止信息泄露，人事檔案不允許外帶，這在一定程度上限制人事檔案的利用，除了在人事任命、崗位調整、職稱評定、定資以及退休等事務中用到人事檔案外，其余時間人事檔案都被嚴密保管[3]。此外，人事檔案中多為中遠期的材料，所記錄的信息與本人的實際情況存在一定的脫節，缺乏本人近期情況的記錄，難以全面反映本人的情況，這也是人事檔案利用率較低的重要原因。

二、加強人事檔案管理的優化策略

1.提高對人事檔案管理的重視程度

人事檔案涉及組織領導者、檔案管理機構以及本人三方主體，因此，要重點強化組織領導者、檔案管理機構以及本人的檔案意識，提高其對于人事檔案的重視程度，全面認識檔案的作用與價值。首先，組織領導要高度關注人事檔案管理工作，適時了解人事檔案管理工作的現狀，積極指導相關工作人員履行自身職責，切實有效落實人事檔案管理的各項工作。同時組織領導者要為人事檔案管理工作提供基本保障，包括人員培訓、資金投入、設施完善等，為人事檔案管理工作提供必要的物質基礎[4]；其次，檔案管理機構要轉變思想觀念，高度重視人事檔案管理工作，平時要加強對工作人員業務能力、思想政治素養的培訓，建立一支具有責任心、業務能力強、政治思想素質過硬的人事檔案管理隊伍；最后，人事檔案所有者要摒棄舊思想，深刻認識人事檔案對于個人前途以及發展的影響，積極了解相關政策以及規定，支持配合檔案管理人員的工作，提供真實有效的個人信息。

2.完善人事檔案管理機制

針對人事檔案材料質量不高的問題，檔案管理機構要深入分析背后的原因，從而完善人事檔案管理制度，以保障人事檔案的真實性。首先，在人事檔案材料收集方面，要制定明確的工作流程，除了本人提交以及其他部門轉遞以外，檔案管理機構在平時工作中要及時了解檔案材料歸檔情況，對于缺少的材料要及時督促本人或者相關部門提交，增強工作的主動性，避免事到臨頭才倉促收集相關材料；其次，要建立嚴格的歸檔制度，接收到相關材料后要及時做好歸檔工作，避免材料積壓，導致材料丟失，要及時將相關材料補充到人事檔案中，以確保人事檔案的完整性。

3.強化人事檔案審核制度

人事檔案是人事任命、崗位調整、職稱評定、定資以及退休等事務的重要依據，其重要性不言而喻，保障人事檔案真實性與完整性是利用人事檔案的必要前提，因此，必須要強化人事檔案的審核制度。首先，要建立材料審核機制，檔案管理機構要從材料收集以及歸檔環節加強審核，避免隨意或者盲目收集材料，要確保檔案材料的規范性，從源頭上剔除虛假材料，確保人事檔案可以客觀地反映本人的真實情況，從而為后續相關工作的開展奠定基礎；其次，要構建人事檔案審核的常態機制，鑒于人事檔案材料丟失、造假等問題的頻繁發生，有必要構建人事檔案審核的常態機制，將檔案審核工作落實在實際工作當中，做好“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”制度，全面落實任前檔案審核機制[5]，將過去的后期挽回轉變為早期預防，嚴懲人事檔案造假的行為責任人，保障人事檔案的客觀性與充分性，避免人員選聘決策不當；最后，要加強人事檔案監管力度，人事檔案涉及到多個部門單位，因此，必須要強化監管力度，定期對人事檔案管理工作進行檢查，確保各項工作有序開展。

4.提高人事檔案利用率

人事檔案利用率偏低的原因除了人事檔案的保密性要求外，關鍵在于目前的人事檔案以紙質檔案為主，這就導致檔案調閱、轉出、轉入等手續比較繁瑣，需要耗費一定的時間、精力，基于此，應加強人事檔案管理信息化建設，以現代化技術手段提高人事檔案利用效率[6]。目前，數字化檔案以及其他各項輔助技術都發展成熟，完全具備信息化建設的基礎條件，因此，人事檔案管理機構可以嘗試采用信息化手段，建立人事檔案數據庫，利用信息化手段完成檔案材料的收集、整理、歸檔以及查詢等工作，這樣不僅可以顯著提升人事檔案管理效率，同時也能提高人事檔案的利用率。此外，數字化檔案也更便于保存，可以有效降低人事檔案管理成本，并且也可以杜絕檔案材料涂改造假，切實保障檔案材料真實有效。

三、結語

綜上所述，現階段隨著人事檔案管理中存在的問題不斷凸顯，已經嚴重影響了人事檔案的利用價值，因此，必須要積極轉變思想觀念，并落實于行動，重點解決當下存在的問題，保障人事檔案的公信力，充分發揮其作用。