信息技術在事業單位檔案管理中的應用

張麗

摘要：事業單位的工作主要面向于社會方面的各個組織，如教育組織、衛生組織以及文化組織等。從社會穩定運行以及貢獻的角度上看，事業單位所發揮的作用至關重要，比如在信息的管理工作上，事業單位可根據相關領域的信息反饋進行整理、歸納，進而通過檔案形式反映相關信息。在社會公眾的服務工作中，通過信息化的工作模式，還可在一定程度上改善工作的實施效率，一方面可以更好地為公眾提供信息查詢、管理工作，另一方面可促進事業單位在整體的工作運營上實現更好的發展。

關鍵詞：信息技術；事業單位；檔案管理

引言

信息技術在社會生產以及商業應用等方面已得到普遍的應用，并以其技術性促進了工作流程的優化。檔案管理工作在以往的工作流程中，往往因其信息載體（紙質）的特殊性，導致在實際的工作中存在一定的繁瑣情況。對此，在當前的檔案管理工作的實施過程中應重視信息化技術的應用，面對業務量持續增長、涉及的業務領域不斷拓展，需在工作手段以及管理模式上進行創新，如在檔案歸納與分類的工作中，通過信息化技術的智能分類與歸納系統的應用，使該工作流程的效率得到一定提升，進而實現檔案管理工作的創新。

一、信息技術與事業單位檔案管理的概述

1.信息技術的內涵

在社會發展以及工作體制改革的不斷完善與細化，事業單位的工作也逐漸呈現多樣化、復雜化以及精細化。對此，信息技術在此過程中的應用具有了一定必要性，從其技術的角度上看，其通過信息化的手段以及高效的信息傳遞功能，使得事業單位在工作中降低了紙質文件的管理工作、人力支出以及財力支出等。

2.檔案管理的內涵

檔案管理的信息主體為社會公眾及其活動的流程信息[1]。工作管理的原則主要為：保證信息的真實性、價值性以及管理工作完整性等。其對于后續的社會發展工作具有提供參考、資料管理以及信息收集等基本工作職能，使管理工作等類型可以在檔案管理的基礎上進行資料參考，進而及時發現工作流程中存在的不同，進而采取相應的措施實現更好的管理。

3.應用信息技術的意義

信息技術作為當代技術發展的顯著特點，其在檔案管理中的應用不僅可以實現工作流程的簡化、高效化以及質量化，還可在后續的檔案調用中提供快捷的查找方式。其技術的特點主要為：工作流程管理的信息化、檔案分類的科學化以及檔案查找的高效化等。另外，其音頻技術和視頻技術還可豐富檔案內容的收集與管理形式。

二、事業單位檔案管理存在的不足分析

1.安全意識方面存在不足

信息技術主要建立在互聯網技術的應用基礎上，其一方面實現了檔案管理以及共享的高效化，另一方面也加大了檔案管理的工作風險[2]。信息技術對于技術的應用具有較高的要求，而在互聯網中存在較多的不確定因素，如病毒、黑客攻擊等。由于信息化的檔案管理在實際的應用中還存在安全觀念的認知不足、信息安全防護不全面以及信息技術應用水平低等情況，導致信息技術在實際的應用中存在一定不足。

2.管理制度存在不足

在部分事業單位的檔案管理工作中，其工作制度以及管理制度等還處于早期工作的模式[3]。對于現階段應用的信息技術存在一定的不匹配性，導致信息技術在應用上缺乏有效管理，進而使得工作的開展以及相關管理工作存在一定不足。比如具體工作中信息技術的應用方向不明確，以及信息管理人員缺乏良好的工作評價機制等。

3.人才供給、培養存在不足

信息技術在當代以逐漸應用至社會工作的各個方面，對于事業單位的檔案管理工作而言，其工作流程與信息技術還需專業上培訓以及磨合，但實際情況中，部分事業單位存在人才供給以及專業培訓等方面的不足，對于檔案管理工作高效實施、高效進行存在一定限制。從檔案管理工作的高效化建設角度上看，事業單位方面需要加強人才的培養以及工作前的技術與專業知識的磨合工作。

4.工作流程設置存在不足

事業單位的工作內容主要涉及科學領域、文化領域以及衛生領域等。作為國有資產資助建設形成的社會組織，其在社會經濟發展、改革的背景下，涉及的業務內容、數量呈現逐漸增長的趨勢。在種類及數量較大的檔案管理工作中，以往的檔案管理和工作開展模式主要為紙質載體和人力工作形式。紙質載體在工作中不僅存在易破損、易丟失等情況且工作流程主要以人力進行傳遞，從而在一定程度上限制了工作效率的提升，同時在材料以及人力方面的資金支出也較大，不利于整體的事業單位經濟運營。部分事業單位在工作形式以及信息載體的選用上，仍采用“舊版”的檔案管理形式，不僅影響社會調查工作、服務工作的高效展開，也影響自身的工作運營情況等。對此，需要結合信息化技術進行合理運用，由此在一定程度上改善工作實施效率及載體便利性。

三、應用信息技術改善檔案管理的思路及應用方案

1.樹立信息化工作思維及觀念

以往事業單位的檔案管理工作在實施過程中主要以紙質及人力管理為主的方式進行。此種信息載體及工作形式不僅效率較低，且在檔案內容的管理上具有一定難度。對此，在信息化時代發展的背景下，事業單位需要緊跟時代步伐建立新時代工作思維及觀念，通過觀念及思維引導的方式，對檔案管理工作進行相應改良，如檔案內容采用信息化載體進行傳遞與儲存，減少管理工作的繁瑣性，還可通過信息化結構的建設，使檔案管理部門在人員上得到一定程度精簡，從而降低材料費用以及人力費用的支出等。

2.健全安全防護措施

信息技術在檔案管理的工作中，其安全性是基本的工作要求，同時也是基礎的工作保障，通過加強信息安全方面的建設才可在良好的工作基礎上，保障檔案管理工作的順利及有效進行。對此，在信息技術的應用中需要加強防火墻以及密碼方面的安全工作，由此降低病毒侵入以及黑客攻擊等風險。最后，在工作的實施流程上還應重視“分類歸檔”的指導觀念，進而在該觀念引導的基礎上，提升心思技術的應用質量。另外，國家以及政府方面需要提供相應的技術支持以及資金支持，由此為事業單位的信息安全工作提供有效的保障。

3.保證良好的人才供給及專業培訓

人才作為驅動工作高效進行的重要力量，事業單位在新時期的社會發展過程中以及信息技術普及的基礎上，不僅需要重視人才方面的選拔工作，還需重視實際工作崗位中的專業技能培訓。對此，事業單位需要根據實際的工作特點以及崗位需求，進行專項的工作技能培訓和人才的任用工作，進而在良好的人才基礎上保障檔案管理工作的實際工作水平。

4.健全管理制度的全面性

檔案管理工作在實際流程運行中，工作部門、人員以及流程等方面存在較多的不確定性，如工作中違反相關約定進行檔案管理等[4]。對此，事業單位在此方面上需要根據單位性質以及工作性質、流程等方面的因素，制定人員管理、工作流程管理以及科學的工作評價制度，由此從三方面保障檔案管理工作的有效進行。

5.提高軟件技術方面的應用

軟件技術作為信息技術方面的硬件支持，其在檔案管理工作中不僅可以改變以往的檔案管理方式，還可作為與互聯網連接與管理的主要渠道。事業單位在軟件技術等方面的建設工作，一方面需要建立專門的技術支持部門，另一方面需要注重軟件方面的完善工作，如更新、安全性能加強以及工作處理智能化等。此外，還需注重工作人員方面的軟件應用指導，由此保證軟件技術的實際應用。

6.應用云技術加強資料共享

云技術在社會工作中的應用已進入完善與全面推廣的階段，其技術特點不僅可以靠“云端”技術作為信息處理工作的有效支持，還可進一步拓展信息存儲的面積以及信息轉化速度，對于事業單位的檔案管理工作而言，其一方面可以通過技術手段提供良好的檔案信息處理數據庫，另一方面還可加快檔案信息的傳遞及處理工作效率。云技術主要通過互聯網智能算法及巨大的存儲量進行應用，其特性與日益增長的檔案信息、數量具有重要實施意義，如通過智能算法可加快檔案查找速度，提高工作工作的實施效率，同時還可通過巨大的信息存儲含量實施檔案內容管理，一定程度上為其工作內容及方式提供便捷途徑。

四、結語

本文根據信息技術的特點、應用方式，并結合實際的事業單位檔案管理工作情況進行了綜合的理論探究及應用分析，旨在促進其項目的工作可以在新時期的發展過程中可以通過信息技術的高效應用，提高實際的工作水平以及工作效率。■

參考文獻：

[1]孫青.試論信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].經濟研究導刊，2018（33）.

[2]周雪飛.淺析信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].明日風尚，2018（23）.

[3]馬潔.計算機信息技術在事業單位檔案資源管理中的應用與思考[J].辦公室業務，2018（9）.

[4]于春琳.事業單位檔案管理中融入信息技術的現實意義闡述[J].才智，2018（25）.