一種基于JAVA的資源共享管理系統

朱皖蘇 錢誠 劉彩霞 齊紅濤

摘 要：目前公司知識資料種類繁雜，形式多樣，具體資料類型包括可研報告、QC資料、規章規范、企業標準、青創賽活動材料、會議材料、項目資料、臺賬資料、個人收集材料等等，以word、PPT、PDF、圖片等多種表現形式。資料基本上是各部門分別管理，雜亂無序，且基本上是采取個人存儲保管，難以集中和共享，相互之間通過郵件、QQ、微信等方式傳遞，實際應用中存在查找不方便，難以共享，容易丟失等現象，給日常工作帶來了極大的不便。

關鍵詞：資源共享；創新課題；移動應用

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）24-0018-02

1 引言

目前公司資料種類繁雜，形式多樣，具體資料類型包括可研報告、QC資料、規章規范、企業標準、青創賽活動材料、會議材料、項目資料、臺賬資料、個人收集材料等等，以word、PPT、PDF、圖片等多種表現形式。資料基本上是各部門分別管理，雜亂無序，且基本上是采取個人存儲保管，難以集中和共享，相互之間通過郵件、QQ、微信等方式傳遞，實際應用中存在查找不方便，難以共享，容易丟失等現象，給日常工作帶來了極大的不便。

因此，迫切希望通過開發一款工具能讓人員在系統中分享知識資源和想法，為公司創新項目，提供資料來源。

具體需求如下：

1.1 創建資源共享平臺

資料共享，公司員工能夠在平臺中分享成功的典型經驗、知識、文檔等。

資料審核，管理員對上傳的資料具有審核權限，只有通過審核的材料，才能在平臺上共享，嚴格控制資料的質量。

1.2 資料關聯和版本控制

對同一類別或同一主題的資料進行自動關聯，對同一名稱資料不同版本進行跟蹤登記，在資料檢索結果時一并提示相關聯資料或同一資料的不同版本信息。

1.3 資料備份與下載控制

對系統上傳的所有資料進行可靠備份，確保資料及其信息不會出現物理丟失。對通過系統檢索下載的資料進行日志記錄和查閱。

1.4 資料應用

提供對所有資料信息的檢索應用，可根據資料名稱關鍵字進行模糊查詢快速檢索，可根據資料分類進行分類檢索，可根據檢索結果和瀏覽權限對資料進行瀏覽和下載。

1.5 針對關鍵問題進行專題管理

搜索過濾高質量的問題的想法，形成專題，邀請專家進行評審和提相關意見，并對進行修改完善。

1.6 及時跟進創新進度

公司團委及時跟蹤攻關興趣小組的進展情況，給予幫助和指導，并將有價值的項目推薦給相應部門科技團隊。

1.7 注冊信息管理

平臺提供自由注冊功能，注冊時需要填寫手機號，姓名，身份證等相關信息。

2 工具原理及功能

資源共享管理系統分為移動端和后臺管理端。移動端主要實現資源共享管理、資料檢索、專題發布管理、系統管理等功能。

系統管理端主要維護基礎配置信息。

為滿足系統應用需求，將APP功能設計為知識資源共享管理、資料檢索、專題發布管理、系統管理四個模塊。如圖1所示。

2.1 知識共享管理

按照知識知識資料分類可上傳各類知識知識資料，在上傳知識知識資料時需一并錄入知識知識資料相關，不同分類知識知識資料其維護信息不同，上傳知識知識資料時自動記錄上傳時間和上傳人，不同分類知識知識資料其維護信息如下：

（1）規章規范及標準：知識知識資料名稱、發布單位、發布日期。（2）文件：文件名稱、發文單位、發文日期、文號。（3）內部工作報告及材料：知識知識資料名稱、知識知識資料類別、編寫年月、編寫部門、編寫人、專題。（4）個人收集知識知識資料：知識知識資料名稱、知識知識資料類別、收集人、收集日期。

2.2 專題發布管理

2.2.1 問題管理

員工可以進行提問和回答問題，員工可以邀人回答自己提的問題，可以對自己提的問題進行補充和修改。同時，如果發現不合適或自己感興趣問題，員工也可以評論。

2.2.2 重點課題管理

通過嚴格的專題評審流程，實現將普通專題轉換成重點課題，同時轉換成重點課題的專題，自動設置負責人和小組成員，并通知相關人員準備材料，包括可研報告、技術報告等文檔，最終為科技項目提供專題來源。如圖2所示。

3 資料檢索

資料檢索模塊主要提供對各類資料的快速檢索和分類檢索，以及對檢索結果的瀏覽及下載。

3.1 快速檢索

快速檢索提供通過關鍵字進行模糊與精確搜索，關鍵詞可包括分類、資料名稱、發布單位、發布年月、主題詞等，對于出現關鍵字的的檢索內容用列表按照發布時間順序列出，用戶可以雙擊瀏覽資料內容。

3.2 分類檢索

提供對資料按照規章規范及標準、文件、內部工作報告、個人收集資料等分類導航檢索。對某些分類提供按特定的類別進行查詢，系統建立多維度導航樹，比如按照發布部門、資料類別、專題、時間等。

3.3 臺賬資料檢索

用列表列出各市縣設備臺賬的統計資料、明細資料，選擇某項可瀏覽具體內容。

3.4 資料瀏覽下載

在通過某種方式對資料庫進行檢索后，選擇某項檢索結果，可瀏覽資料內容，也可將資料下載到本地。資料瀏覽時將檢查用戶是否具備瀏覽權限，如當前用戶未獲授權，則不能對資料內容進行瀏覽和下載。

4 系統管理

系統管理主要提供對使用系統的部門員工及其操作權限進行設置。

4.1 部門及人員維護

提供對市縣公司部門樹的維護，以及在基于部門樹維護使用本系統的管理人員信息。

4.2 系統權限管理

提供對不同角色分配系統操作權限功能。

5 結語

建立一個集中部署、分級管理的知識資料一體化管理平臺，實現對公司所使用的規章規范、可研報告、QC資料、企業標準、各類文件、各類內部報告、會議材料、項目資料、臺賬資料等資料進行統一歸檔，覆蓋公司各部門，提供快速檢索、分類檢索等靈活多樣的查找方式，快速方便找到所需的資料，實現公司知識資料一體化應用，能有效地推進知識資料管理體系建設。同時通過系統的使用，公司員工能夠在平臺中同時可以自由提出自己的問題和想法，與所有有興趣的人一起攻克課題，最終為科技項目提供專題來源。

參考文獻

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