檔案管理工作創新對策研究

摘要：隨著科學技術的發展，科學技術得到了廣泛的應用，借助于科學技術手段組織和開展檔案管理工作，可謂極為方便和快捷。科學技術的發展和應用在一定程度上解決了檔案管理中的一些難題，大大提高了檔案管理人員的工作效率。但是，在檔案管理方面，由于信息技術的應用還處于起步階段，在應用過程中還會遇到各種問題。

關鍵詞：檔案管理;創新;對策

創新是新時期檔案管理工作的必然要求。隨著我國各項事業的發展，檔案管理面臨著各種新的形勢和問題。作為檔案工作者，要在文化發展的大環境下，積極更新工作觀念，創新工作方法，堅持解放思想，與時俱進，提高檔案工作效率。

一、檔案管理的重要性

提高檔案管理水平，可以大大提高檔案資料開發利用的效率。檔案包含著許多有價值的信息內容，對國家和社會都起著非常重要的作用。如果我們不充分利用這部分資源，那將是極大的浪費。在科學管理檔案的基礎上，使檔案材料具有“鮮活”、“新”的特點，有效地保證了檔案材料價值的發揮。檔案管理就是利用科學、合理的方法，把從外部收集到的文件和資料整理起來，根據實際需要提取出來。檔案管理是項目結束后的最后一個環節。保持數據的完整性和恢復活動的真實情況是一項關鍵工作。有效地開展檔案管理活動，一方面可以使管理者首次掌握檔案管理單位的整體運行情況，為科學決策提供準確依據;另一方面，也可以使社會媒體了解檔案管理單位的具體工作，發揮宣傳、教育和檔案管理的作用。

二、當前檔案管理方面存在的問題

1.管理軟件不統一

在我國，在區域經濟發展的水平不平衡等因素的影響和制約下，檔案管理部門使用的檔案管理軟件存在一些差異，使得檔案管理部門無法進行一鍵式作業。此外，由于各檔案管理部門管理軟件不統一，增加了檔案管理部門的管理難度，難以實現檔案管理軟件的通用性。

2.檔案管理網站不統一

對于各地檔案管理部門來說，在建立檔案信息網站時，沒有實行網站建設形式的統一、標準化管理，各檔案管理部門一般按照自己的標準、理念建立檔案信息數據庫，導致后期檔案管理工作難以進行統一管理，增加了整個檔案管理的難度。

3.檔案信息被入侵

在計算機網絡時代，計算機網絡雖然提高了文件管理的方便性，但網絡黑客和病毒的出現增加了文件信息的隱蔽性，使文件信息容易受到入侵、重要的文件信息泄露和丟失，并在一定程度上降低了文件信息的安全性。

4.工作人員的素質低

信息時代，信息技術在檔案管理工作中的應用，顛覆了傳統的檔案管理方式，同時要求檔案管理人員提高自身素質，熟練掌握和靈活運用計算機，能夠解決一些較為困難的技術問題。但是，從實際情況看，許多檔案工作者并不具備這些技能，不愿改變自己的狀態，缺乏學習意識，這種行為會在一定程度上制約檔案管理的進步，也容易使檔案管理工作中出現一些問題。

三、加強檔案管理的具體措施

1.開展檔案管理信息化建設

信息時代，檔案管理部門檔案管理工作的組織與發展需要加強檔案管理工作的信息化建設，最終實現檔案信息共享，實現檔案信息的統一管理，最大限度地發掘檔案信息的價值。實現檔案管理信息化，一方面需要借助先進技術手段實現檔案資源的自動化管理，對檔案信息進行分類和整理，實現檔案信息的自動識別。另一方面，充分利用互聯網平臺實現檔案信息共享，挖掘檔案信息的價值。

2.促進建立檔案信息數據庫問題的信息

在開展檔案信息化建設時，必須對檔案數據庫制定統一的規章制度。一方面，統一檔案管理系統的格式，包括字段數量、字段格式、數的原則應該統一，這樣才能做好檔案管理信息工作，才能適應各級檔案管理人員的工作。一方面，它是檔案管理思想的統一。在建立檔案數據庫時，必須分析檔案的實際情況，對檔案管理作出前瞻性判斷，確保數據庫適應檔案的發展，提高數據庫的可靠性，提高檔案信息的質量，并將高質量的檔案信息資源納入檔案數據庫。通過開展上述工作，可以保證檔案信息的統一性和合理性，提高檔案數據庫的質量，提高檔案管理質量，促進信息共享。

3.提高檔案管理的安全性

要保證檔案信息的安全，一方面要提高檔案信息存儲的安全性，防止非法進入數據庫。在這種情況下，我們需要技術人員加強安全工作，打破外部因素的干擾，確保檔案存儲的安全。另一方面，應加強檔案使用過程中的安全性，采取識別、實名記錄、跟蹤、讀取等安全措施，分析檔案信息用戶及其檢索信息，嚴格把關，最大限度地保證檔案信函和信息使用的安全性和可靠性。

4.培養檔案管理人才

在組織和實施檔案管理時，職能部門要加強日常培訓，幫助檔案工作者提高職業培訓和檔案管理技能，積極鼓勵檔案管理人員（包括兼職管理人員）學習信息技術和網絡安全知識，并采取措施（提高入庫門檻、報酬、有償培訓、免費培訓等）激發檔案管理人員學習的積極性和主動性。在信息化時代，加強檔案管理信息化，實現檔案信息共享，人才是基礎，人才也是檔案管理信息化的關鍵。

四、結語

綜上所述，檔案管理的創新屬于現代管理理念和手段的應用，其主要目的是使檔案材料發揮更大的價值，產生更大的社會效益。因此，檔案工作者作為檔案創新的主體，應進一步更新自己的觀念，不斷的對檔案管理創新方式進行研究，提高檔案管理效果，以確保檔案管理的持續健康發展。

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作者簡介：臧芬芬（1983—），女，山東濟寧人，濟寧市任城區計劃生育協會，研究方向：檔案管理。