探討計算機信息管理的辦公自動化

王曉偉

摘? 要：在當下社會經濟發展的過程中，計算機應用技術應用層面的渠道越來越多，計算機信息技術的應用方式和方法也越來越多。在目前，計算機管理應用越來越多地出現在企事業單位的管理過程中，文章通過對企事業經營活動的管理來探究計算機信息管理辦公自動化的相關應用。

關鍵詞：計算機信息管理;辦公自動化;研究

引言

在相當一部分時間內，計算機應用技術的發展都極大促進著社會生產力的發展和科技的進步，計算機的應用已經涉足到人類生活的方方面面，在當下，關于計算機的管理和應用還存在著很多不合理的情況，需要在實際應用過程中，進一步提高計算機管理的實際應用水平和應用效率。對于企事業管理來說，計算機管理的科學性和必要性是很重要的，所以在這個層面而言，尋找計算機管理辦公系統的自動化的方法至關重要。

一、計算機技術在辦公自動化中的應用情況

1.1處理各種文件材料

在進行辦公自動化的日程工作中，作為企事業單位，會有大數據庫的鏈接，因此，辦公自動化每天都要進行大量的辦公數據的處理，辦公自動化應用在計算機技術中只是進行簡單的錄入數據以后，計算機系統就可以按照既定好的流程對數據進行自動的處理和統計，而且能夠通過圖表的形式呈現出來。對于辦公軟件的處理是對企業日常工作很重要的一部分。企業在日常辦公中會有很多文件材料需要保存，處理與發送。在傳統的層面進行紙質化的保存已經在當下不怎么適用了。就比如對于財務部門來說，在過去，財務部門每天進行數據處理的方式就是進行手工記賬，因此，每到了企業年終總結或者是發放工資的時候就會形成很繁忙的局面。如今應用辦公自動化的計算機技術后，對于財務管理中的各類型數據報表，只是需要預先在辦公系統中錄入好相關的信息和數據處理流程，生成處理系統，財務只需要在系統中錄入需要錄入的數據，就可以生成這類型數據的財務報表。通常在日常辦公中的軟件有word、excel這兩種，excel工作表可以實現對于數據的整理和匯編，對于數據的記錄和保存。Word作為文字處理保存發揮著重要的作用。企業人員還可以通過word中的強大的信息處理系統來實現對每一個層面數據處理的不同狀態的要求。

1.2創建信息發布和內部聯系平臺

在進行公司的正常運營中，需要通過辦公軟件來實現公司和外界的聯系。而為了實現公司辦公的信息傳輸安全性和保密性，公司一般會對其運營所用的軟件進行選擇或者是建設自己的信息發布和管理平臺。一般公司在進行自己平臺的信息系統構建時會選擇linus系統來進行操作。在這個平臺上，公司的各種通知以及事項都可以承載。而且這個信息平臺一定是共享化的平臺，這個共享是雙方的，一方面，員工能夠通過這個平臺獲取到企業和公司的各種信息，另一方面，企業在這個平臺上也能夠收集和管理到每一個員工。

二、計算機技術應用在辦公自動化中的意義

2.1提高了工作效率，實現了資源共享

在現階段來說，進行辦公軟件的自動化管理對個人可以提高其工作的效率。因為在進行日常辦公的過程中，需要有很多的文字和材料進行處理和書寫，所以應用辦公自動化的系統實現了更為便利的辦公處理和辦公應用方式，在節約材料和減少成本的情況下實現了無紙化辦公。而且對于錄入計算機系統的材料數據，能夠進行便利地修改。還有一個層面就是，無紙化的自動化辦公，應用計算機處理數據，在一定程度上減少了墨盒以及辦公紙張的耗材，對于打印機等這些硬件設備的損耗也降到了比較低的程度。

2.2拓展了辦公區域，改善了辦公環境

自動化的辦公系統，采用開放式的辦公環境，公司人員通過在辦公系統中操作，完成公司和企業規定的任務和安排。便利了在現實生活中的交流，在一定程度上減少了辦公而造成的緊張的壓力。讓辦公人員能夠以一個放松的心情方式進行相應的工作。還有一個層面就是通過辦公系統的自動化使得辦公區域不僅僅局限在公司里，實現了辦公區域的無限制。這種無限制的辦公環境，對于員工的工作效率的提升是有巨大的保證的。員工在有效的完成工作后，工作成果也能得到及時地展示，整個企業的辦公效率也就實現了最大化。而且信息和數據做到了及時的傳送，避免了因為距離的問題導致的成本上升或者是因為時效性的問題導致的管理層出現問題。

三、辦公自動化中計算機技術應用的要求

3.1提高辦公人員的專業素養和操作能力

計算機技術的發展和應用的程度也決定著專業人員的素養需要更高程度的提升。在現實中很多情況是相關企業的管理人員對于企業辦公軟件的并沒有足夠的熟悉度，在實際的操作過程中不能夠較好的對相關計算機的技術實現適應，所以這就更要求企業要對相關的專業人員進行相關的培訓，提升專業人員的專業素質和操作能力。還有一個層面說就是企業要針對性的引進計算機專業方面的人才，保證企業的安全用網和企業建立的信息發布渠道不被破壞，確保企業用網的安全。

3.2加強網絡安全建設

對于這個層面來說在，重要的就是構建自己的辦公自動化的工作模式，這是很重要的，也是確保網絡安全的必要基礎。通過計算機自動化的應用，實現企業辦公的自動化，在這個過程中需要構建企業自身的網絡安全保障，從防火墻的設置到對整個企業辦公軟件和數據庫的保護，都是需要實現的層面。還有就是要逐步完善辦公自動化體系，這也是構建安全網絡的必要階段。相關企業的領導要充分重視辦公自動化的發展進度，加大投資力度進行辦公硬件設備的改進。還有就是要選擇自己企業和公司適用的辦公系統。這對于其發展是很重要的，如果貿然選擇一款辦公系統，不僅做不到與公司的制度相匹配，反而會使得辦公系統和人員安排相沖突，對公司的正常運轉造成不必要的影響。因此，要結合自身的實際情況，根據公司的規模，公司的發展方向來選擇適合自身的辦公產品。

四、結束語

在當下，計算機管理技術的應用在辦公中已經具有了很成熟的應用。辦公自動化能夠實現在節約成本的前提下提高員工的工作效率，還能夠使得企業決策層能夠便利高效的實現對企業的管理。在指揮調度的基礎上實現了決策的有效施行。在未來辦公系統的發展中，這種智能化和自動化的發展思路也必將對辦公方式產生深刻的影響和變革。

參考文獻

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