當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問題與對策探討

張惜靜

摘 要： 學(xué)校檔案是用于記錄學(xué)校各個(gè)方面的過往事件，在學(xué)校的管理與發(fā)展過程中占據(jù)著十分重要的地位，它不僅是學(xué)校財(cái)富的一個(gè)組成部分，對國家與社會(huì)而言，也是一份十分珍貴的歷史遺產(chǎn)。在學(xué)校整體工作的開展過程中，檔案管理往往能夠成為衡量一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)特色、管理水平、文化積淀及發(fā)展軌跡的最有效依據(jù)。因此，只有對學(xué)校檔案管理工作引起高度重視，才能在促進(jìn)學(xué)校建設(shè)、推動(dòng)學(xué)校科學(xué)發(fā)展、加快教學(xué)改革進(jìn)程、開展科學(xué)研究和提高教學(xué)水平等方面取得豐碩的成果。

關(guān)鍵詞： 學(xué)校檔案管理;存在問題;對策探討

【中圖分類號】G272???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.280

引言：教育是保證我國社會(huì)發(fā)展的根本源泉，在教育工作的開展過程當(dāng)中，檔案管理作為其中最主要的構(gòu)成部分，做好相關(guān)的檔案管理工作可以有效的提高學(xué)校的教學(xué)水平，幫助教學(xué)的穩(wěn)定性。此外學(xué)校的檔案管理在一定程度上也決定了學(xué)校的實(shí)際管理水平，在日常的工作和教育過程當(dāng)中學(xué)校需要不斷完善自身的檔案管理模式，利用檔案管理資源幫助學(xué)校發(fā)展。

1 當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問題

近段時(shí)間以來，雖然學(xué)校檔案工作的受關(guān)注程度正在不斷提高，但同期凸顯出的問題還是比較多的，具體包括以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案管理有待加強(qiáng)

從當(dāng)前學(xué)校檔案管理的情況來看，在教育事業(yè)的發(fā)展過程中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理起到促進(jìn)性的作用，檔案管理建設(shè)完全化仍需努力，檔案意識(shí)也有待進(jìn)一步提高。

1.2 檔案基礎(chǔ)建設(shè)嚴(yán)重滯后

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，國家對教育的投入明顯比過去增加了不少，為學(xué)校辦學(xué)條件的改善提供了有力支撐，但由于區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展嚴(yán)重失衡，部分地區(qū)的學(xué)校在檔案室建設(shè)方面仍就顯得十分乏力。

1.3 管理制度沒有的得到貫徹落實(shí)

一些學(xué)校在檔案管理“軟件”建設(shè)方面跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐，檔案工作發(fā)展計(jì)劃仍是一片空白，檔案管理工作缺乏有效規(guī)范，檔案工作人員在其位卻不謀其職的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，關(guān)于文書處理，檔案收集、保管到利用等制度也是如此，部分學(xué)校確實(shí)在建立與之相關(guān)的制度，但基本也都是形式主義、應(yīng)付檢查罷了，沒有對應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行看管，即便是執(zhí)行起來也無法有效根治此類現(xiàn)象。

1.4 檔案人員的整體素質(zhì)較低

學(xué)校檔案管理人員以其他部門人員兼職居多，專職人員的占比較少，且不談專業(yè)背景如何，在整體素質(zhì)方面就很成問題。因?yàn)楣ぷ魅蝿?wù)重，大部分時(shí)間都花在了主業(yè)上，導(dǎo)致他們鉆研業(yè)務(wù)的時(shí)間少之又少，專業(yè)技能水平也提不起來。在這個(gè)隊(duì)伍當(dāng)中，又是年齡大、缺乏創(chuàng)新意識(shí)、學(xué)歷不高且知識(shí)層面較淺的成員居多，對檔案工作難以處理到位。因?yàn)闄n案管理人員專業(yè)基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)不足，而且相應(yīng)機(jī)關(guān)對于員工培訓(xùn)力度不足，培訓(xùn)重視程度不足，并沒有制定相應(yīng)的方案和制度，導(dǎo)致方案管理出現(xiàn)問題，對于檔案的管理只是局限于檔案的儲(chǔ)存，對于檔案的歸類和使用存在較大的問題，而且很多學(xué)校檔案管理培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案培訓(xùn)，僅僅按照自己的方法去管理和培訓(xùn)，使用老一套的模式，這樣非但不能提高員工的學(xué)校檔案管理能力，而且會(huì)導(dǎo)致檔案室沒有正確歸類的檔案較多，導(dǎo)致無法正確快速查詢出檔案的出處，出現(xiàn)積累了太多的檔案資料。使檔案資料歸集出現(xiàn)問題，這樣制約著我國的學(xué)校檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致查閱檔案資料的時(shí)候較為困難，并不能快速查出檔案放置的位置所在。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，管理檔案部門應(yīng)該制定一個(gè)全面的制度，用于部門內(nèi)部人員參考傳閱和遵守。

2 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)

在檔案工作方面，首先要獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在學(xué)校工作日程中新增檔案管理這一項(xiàng)內(nèi)容，并組織教職工隊(duì)伍學(xué)習(xí)《檔案法》，加大宣傳力度。根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，讓領(lǐng)導(dǎo)起好帶頭作用，在貫徹落實(shí)《檔案法》過程中為廣大教職工樹立起榜樣。

2.2 健全制度，規(guī)范管理

建立健全檔案管理工作制度，實(shí)行規(guī)范化管理，是檔案工作得以順利開展的基礎(chǔ)所在。各科室要做到職責(zé)明確，堅(jiān)持歸檔有范圍、庫房管理有依據(jù)、借閱按規(guī)定進(jìn)行、立卷有標(biāo)準(zhǔn)等，同時(shí)要有目的性的進(jìn)行開發(fā)和利用，只有處理好每一個(gè)細(xì)節(jié)問題，檔案管理工作的開展才能起到實(shí)際作用。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理都是使用紙質(zhì)的檔案管理方式，這樣不但容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)老化破損，甚至丟失，很難實(shí)現(xiàn)永久長期保存。而且紙質(zhì)模式的檔案管理方式，在使用和查找的時(shí)候較為困難。提高檔案的管理工作，使用互聯(lián)網(wǎng)的模式，各部門完善檔案的資料管理，不但可以保留現(xiàn)有檔案的保存機(jī)制，還可以更加快速，準(zhǔn)確的提高檢索效率，從而提高學(xué)校檔案的管理效率，讓檔案管理工作更加的快捷。

2.3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)，增強(qiáng)能力

檔案工作人員的素質(zhì)是決定檔案管理工作質(zhì)量與工作水平的首要因素。除了要加強(qiáng)職業(yè)道德與政治思想教育以外，讓檔案工作人員樹立起“愛檔如珍、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的思想觀念也十分重要。加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)建設(shè)，不能僅限于業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)理論學(xué)習(xí)這兩個(gè)方面，在建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔優(yōu)秀人才擔(dān)任檔案管理人員上也要多加重視。

2.4 穩(wěn)定隊(duì)伍，改善條件

通過一系列措施的實(shí)行，打造一支素質(zhì)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案工作隊(duì)伍，同時(shí)要注重加強(qiáng)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，盡可能減少人員的變動(dòng)次數(shù)。專職檔案干部是專業(yè)人員的一個(gè)組成部分，應(yīng)當(dāng)享有與教學(xué)人員、科研人員以及圖書管理人員的同等待遇，不允許輕易易人的情況發(fā)生。檔案部門的開銷，由學(xué)校統(tǒng)一分配，要及時(shí)把相應(yīng)的資金發(fā)放下來。

3 總結(jié)

本文以學(xué)校為對象，探討加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，完善學(xué)校資料和信息的完善程度可以有效的提高我國的學(xué)校管理水平，完善和提升學(xué)校檔案管理的相應(yīng)措施和方式，制定科學(xué)化，全面化的學(xué)校檔案管理方式和制度。我國目前信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，信息科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，建設(shè)好學(xué)校檔案管理工作不但提高我國建筑文化的完整性，提高我國學(xué)校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，還能推動(dòng)我國建筑文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義，因此，本文就從我國學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了全面的分析，對于出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的解決措施和解決方案。

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