信息時代事業單位檔案管理工作創新

張曉芬

摘 要： 隨著信息技術應用的不斷深入，事業單位傳統檔案管理方法嚴重滯后，與新時期事業單位對信息資源的需求不相適應，這也是檔案管理創新的根本原因。基于此，要將信息化作為檔案管理發展的方向，以期更好地服務于事業單位的長遠發展。

關鍵詞： 信息時代;事業單位;檔案管理;創新

【中圖分類號】G275.2???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.282

引言：隨著改革開放的不斷深入，并進行到制度化的層面，對大多單位的管理都更加的嚴格。基于此，本文主要分析信息化時代背景之下，在設備完善和軟件升級的基礎之上，創新管理理念，創新事業單位檔案管理的具體途徑，從而促進檔案管理水平的不斷提升，并運用數據化的檔案管理方式，提高檔案資源的利用效率。

1 事業單位做好檔案管理工作的意義

1.1 有助于推動小康社會建設

隨著社會經濟的不斷發展，我國社會主義事業得到了長足發展，從而加大了事業單位檔案整理的工作量，而在這種情況下，對事業單位的檔案管理工作進行合理的提升，可以有效加強事業單位的經濟發展，在新時代背景下，通過提升檔案管理可以促進事業單位的發展。事業單位的發展推動了社會經濟的發展，社會經濟的不斷提升推動了我國小康社會的發展。同時，加強檔案管理有助于企業文化資源的充分使用。

1.2 深化落實科學發展觀

在事業單位中，檔案中的資料包括事業單位員工的工資情況，所以加強檔案管理，可以有效保障檔案資料的真實性，從而避免給員工錯發工資的情況出現。在我國現階段的小康社會發展中，科學發展觀是極為重要的，科學發展觀簡單來說，就是科學的指導思想，科學發展是發展小康社會的前提，科學發展觀的內容主要是對我國社會市場經濟發展利益的平衡，主要針對的是加強工作的管理，而加強檔案管理可以有效加強企業中的工作管理，所以加強檔案管理有助于我國深化落實科學發展觀。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作缺乏重視

在新形勢下，越來越多的事業單位意識到了檔案管理的重要性，并且將檔案管理當成重要的工作內容，但是，仍有一部分事業單位并沒有對檔案管理工作給予高度重視，將更多的注意放在單位的主營業務上，對于檔案管理工作缺乏重視。加之，管理人員常常默默無聞，長期難以引起人們的關注，漸漸的檔案管理工作就會被相關的領導和管理層所忽視。事業單位的檔案管理工作是一項非常復雜的工作，檔案從收集到最終的歸檔往往需要花費較長的時間，并且涉及的人員非常多，在短時間內也難以取得一定的成就，事業單位的檔案管理工作一般很難做出顯著的功績，這也導致人們很容易忽視事業檔案的管理工作。

2.2 信息化管理水平比較落后

當前，我國已經全面進入了信息化時代，很多領域和行業都已經充分利用先進的信息技術來促進行業的改革和升級。事業單位雖然也將一些現代化的技術和手段融入到了檔案管理工作中，對檔案管理的信息化建設給予比較高的重視，希望通過先進的技術和手段來提升檔案管理的效率和質量。但是，依然有部分的事業單位在檔案管理的信息化建設方面比較落后，雖然引入了計算機來收集和保存檔案，但是，卻沒有充分利用先進的大數據技術、云計算等來實現檔案數據和信息的收集、分析和管理，建立的網絡檔案管理系統信息化水平不高。另外，也有部分事業單位的信息化設備比較落后，導致人們在使用時出現各種卡頓、癱瘓現象，嚴重影響了人們的使用體驗，對于檔案管理工作人員來說也增加了檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。

2.3 事業單位檔案管理制度不夠完善，缺乏信息的有效利用

在我國事業單位的實際發展中，檔案管理時常會發生混亂的情況，而造成這種情況的主要原因是在檔案管理中沒有對檔案管理制定有依據的制度，這就使得員工對檔案的整理工作難度加大。事業單位在進行檔案管理時對原有的制度未有效執行，使得少數制度沒有實際的管理效果，在事業單位的檔案管理中，經常會發現相關管理人員在檔案外借時雖然會做好記錄，但是對檔案并沒有過多的管理，超出檔案借閱時間，沒有采取措施取回檔案。在對檔案進行管理時，沒有明確對職業等級進行劃分，也缺少對員工的激勵政策，長時間發展會消磨掉員工的工作積極性，導致開展檔案管理時缺乏認知。除此之外，在社會的不斷發展中，信息量也在不斷增加，如果不及時更新政策，就會加大檔案管理人員的工作量，從而導致檔案管理問題出現。

3 信息時代下如何促進事業單位檔案管理工作的創新

3.1 依托信息化手段強化檔案服務范疇的擴展

從影響力角度分析，信息時代帶給社會的是高效與便捷。事業單位的檔案管理在引入信息技術之后，管理效率的提升以及管理的便捷性都有了質的改變。因此，事業單位需要緊跟時代發展步伐，正視信息技術的影響力，將其作為手段，全面推動改革與創新，加快推進檔案信息化建設。

3.2 提升檔案管理人員的數字化應用水平

第一，提高檔案工作人員素質。很多事業單位都缺乏數字化的管理人才，尤其是在檔案管理的過程中，無法應用先進的信息管理設備和信息管理軟件來對檔案管理數據進行科學分類、科學查詢。為了更好地解決這個問題，只有提高相關工作人員的素質才能夠建立起完善的檔案處理體系。事業單位要從檔案管理的復雜性入手進行科學的分析，對檔案管理人員提出更高的要求，從而幫助他們在日常生活當中成科學的檔案處理工作習慣，注重積累經驗和工作能力提升。

第二，開展系統性培訓。在事業單位內部通過文化宣傳和知識講座等方式，幫助檔案管理人員認識到數字化檔案管理工作的重要性。可以采用經常性的培訓學習活動，幫助檔案工作人員認識到數字化檔案管理工作對于提升自己工作效率的價值。

結語：綜上所述，在社會的不斷發展中，事業單位對于檔案管理工作的創新是必然的，只有提升了事業單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業單位的發展。想提升事業單位檔案管理工作，應該讓檔案管理工作與現代科技發展相連接，充分利用現代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質來強化檔案管理工作。

參考文獻

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