信息時代辦公室檔案管理創新策略

摘要：信息化時代社會環境下，各個領域工作形式發生了巨大變化，尤其是資料管理等與信息相關的領域。而檔案管理工作在單位中起著重要的作用。基于此，本文主要圍繞辦公室檔案管理進行探討，闡述其特點，并提出實現信息時代辦公室檔案管理創新策略。

關鍵詞：信息時代;辦公室;檔案管理;創新策略

前言：信息化時代下各種先進技術和設備條件，為傳統辦公室檔案管理工作進行改革提供了良好的條件，為單位創新發展提供更加強大助力。因此，必須提升對新時期條件下辦公室檔案管理認知，并加快改革，在此過程中，需要辦公室檔案管理人員掌握檔案管理工作要點，了解信息化時代條件下辦公室檔案管理工作的特征，然后提出各種創新檔案管理工作方式，構建辦公室檔案管理工作新途徑。

一、信息化時代辦公室檔案管理工作分析

（一）辦公室檔案管理信息化概述

辦公室檔案管理信息化，指的是利用相應信息技術進行資料接收、采集和保存等工作，同時還應對檔案信息資源進行其他管理和應用方式開發，這種建立于信息技術基礎上的辦公室檔案管理方式，突破了傳統紙質實物記錄方式限制，建立了信息時代下數字化管理方式。

（二）辦公室檔案管理及其信息化特點

辦公室檔案管理及其信息化特點，主要有以下表現：

一是管理工作形式逐漸向信息化方面發展。信息化背景下，傳統檔案管理方式愈加難以滿足實際管理需求，而網絡技術在人們日常生活、工作以及學習中的滲透，使得辦公室檔案管理中可使用更加先進設備與設施，而信息化建設相關技術與設備的使用，使得傳統檔案管理方式逐漸轉變為信息化檔案管理，同時在開展檔案管理工作中，圍繞單位制定的檔案管理制度，開展辦公室檔案信息化管理工作[1]。

二是信息化檔案管理在應用方面發展迅速。檔案信息化建設快速推進，不僅提升了管理數字化與網絡化程度，而且為辦公室檔案管理改革與創新打下了堅實基礎。傳統辦公室檔案管理使用中存在明顯限制，而在紙質檔案開始由電子檔案替代后，能夠提供更加精確和準確信息，并為檔案信息查詢和使用提供了方便，極大提升了檔案管理效率。

三是辦公室信息化檔案管理可提供多樣化服務。單位的檔案資料，由傳統紙質形式開始向電子形式轉變后，使得檔案管理形式愈加多樣化，極大提升了檔案管理工作開展的便捷性，同時也提升了檔案管理人員工作熱情，減少了檔案管理人員的工作強度。與此同時，利用信息化時代下各種設備條件，使得傳統實物管理形式開始向信息化技術管理方向邁進，采用電子檔案替代實物檔案的資料信息儲存形式，為加快辦公室檔案管理多樣化提供了支持。

二、信息時代辦公室檔案管理工作創新策略

（一）采用先進管理理念與科學管理模式

信息化時代條件下，傳統辦公室檔案管理理念和方式，已經難以繼續為單位快速提供信息支持發揮更強作用。因此，必須對傳統管理思想和方式進行改進和創新，提升辦公室檔案管理信息化程度。一方面，應結合信息時代背景下各種先進技術和設備條件，為辦公室檔案管理工作開展提供強有力的硬件支持，加快推進檔案管理方式由傳統方式向信息化管理方向轉變。另一方面，應吸收相關單位先進的檔案管理經驗和思想，并結合自身情況進行適當調整，對以往辦公室檔案管理理念進行創新，確保辦公室檔案管理工作與新時期社會發展相符合。

（二）加強辦公室檔案管理人員創新能力

辦公室檔案管理人員是推動檔案管理工作進行的主要力量與核心力量，且檔案管理人員素質水平關系到整體檔案管理工作質量。因此，在進行辦公室檔案管理工作信息化建設中，應加強檔案管理人員的創新能力，提升其技術能力和素質水平。首先，加強辦公室檔案管理人員專業素質提升，為辦公室檔案管理人員提供熟悉檔案管理專業技術的機會，并要求其在檔案管理中掌握管理學和圖書館學等方面知識與能力。其次，由于信息化時代條件下，檔案管理中主要采用電子信息管理系統，這就需要辦公室檔案管理人員熟練掌握計算機系統操作方式。在進行外部人才招聘中，應提升對人才在計算機方面的要求標準，并對內部檔案管理人員進行計算機方面的能力培訓，幫助其更好掌握和適應現代化信息管理工作。再次，對檔案管理人員工作理念進行創新，幫助其突破傳統思維方式限制，認識新時期各種先進技術和設備在檔案管理工作開展中的作用，轉變其在檔案管理方面思維方式，促使其主動接受并學習利用計算機進行檔案管理方式。最后，提升辦公室檔案管理工作者思想覺悟，使其認識到檔案管理對單位發展的重要性，并認識到自身良好素質水平和對先進技術設備掌握能力，對提升檔案管理工作效率和質量具有重要性，使辦公室檔案管理人員積極主動參與到檔案管理信息化建設中，并不斷進行自我能力提升，以便更好的服務于信息化條件下檔案管理工作。

（三）創新辦公室檔案管理系統

信息時代條件下，在進行辦公室檔案管理工作創新中，需要建立用于辦公室檔案管理的系統，為開展檔案管理工作提供軟件條件，以便更好的發揮信息技術作用，同時需要對檔案管理系統進行創新，確保其符合相關單位新時期發展需要。創新辦公室檔案管理工作中，首先應及早完成檔案錄入和重新編排工作，并根據管理內容適當對檔案管理環節進行簡化。其次利用新時期信息化手段，制定新型檔案管理制度，以此提升檔案管理工作效率，并保證檔案管理信息準確性。最后對相應檔案管理系統進行完善，加強檔案自動分類和管理設計，并增強檔案系統對錄入信息錯誤標記能力，及時對所有文件進行分類、保存和備份處理。

結論：為更好應對信息化時代條件下辦公室檔案管理新形勢，提升檔案管理效率，增強檔案管理水平，應重視對現代化各種先進技術利用，實現辦公室檔案管理信息化途徑，并在檔案管理工作開展中，從管理理念入手，做好辦公室檔案管理人員創新工作模式，加快實現檔案管理信息化建設，并通過引進科學管理方式，加快實現辦公室檔案管理工作創新，更好的發揮辦公室檔案工作的價值。

參考文獻

[1]張藝瑋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].建筑工程技術與設計，2020，23（2）：3840.

作者簡介：姓名：吳自嬡（出生年份月：1971年3月），性別：女，民族：漢族，籍貫：廣西欽州，職稱：館員，學歷：本科。 ?單位所在的省市和郵編：廣西省欽州市，郵編：535000