基于信息化技術(shù)的高校科研供應(yīng)商管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

摘? 要： 企業(yè)供應(yīng)商管理信息化如今已受到眾多學(xué)者的關(guān)注和研究，但高校科研專業(yè)類型較多、供應(yīng)階段復(fù)雜，企業(yè)供應(yīng)商管理信息化研究無法對其適用，也沒有相關(guān)文獻(xiàn)研究指導(dǎo)。本文針對高校科研在供應(yīng)商管理中存在的幾類問題，提出了一種高校科研供應(yīng)商管理系統(tǒng)軟件平臺設(shè)計(jì)，該設(shè)計(jì)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)供應(yīng)商的錄入、評審、篩選、評選、跟蹤、結(jié)果分析評判等整體信息庫的建設(shè)，還引入了輔助決策、自動(dòng)判定等輔助功能，進(jìn)一步提升了供應(yīng)商管理的工作效率。

關(guān)鍵詞： 高校科研;供應(yīng)商管理;供應(yīng)商整體信息庫建設(shè);輔助決策;自動(dòng)判定

中圖分類號： TP302.1? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A? ? DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2020.10.049

本文著錄格式：王戰(zhàn). 基于信息化技術(shù)的高校科研供應(yīng)商管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究[J]. 軟件，2020，41（10）：191193

【Abstract】： Nowadays， the informatization of enterprise supplier management has attracted the attention and research of many scholars. But there are many types of scientific research majors in universities， and the supply stage is complex. So， the informatization of enterprise supplier managemen research cannot be applied to the universities， and there is no relevant literature research guidance. Based on the problems of scientific research in universities that exist in the supplier management， the author of this paper puts forward a supplier of college scientific research management system software platform design， that not only can achieve the supplier's entry， review， screening， selection， track and result analysis to judge the overall information database construction， also introduces the auxiliary decision-making， auxiliary functions such as automatic judgement to further enhance the efficiency of the supplier management.

【Key words】： University scientific research; Supplier management; Supplier overall information base construction; Support decision making; Automatically determine

0? 引言

高等院校科學(xué)研究的專業(yè)類型多，技術(shù)密集，且涵蓋了設(shè)計(jì)、研究、試制、開發(fā)、生產(chǎn)等諸多階段，供應(yīng)商管理工作的重點(diǎn)與一般企業(yè)自然也是不盡相同[1-4]。因此，作為高校科研管理部門，將控制不同類型和階段的供應(yīng)商錄入、評審、篩選、評選、跟蹤、結(jié)果分析評判等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)作為重點(diǎn)，不僅有利于提高各級科研采購工作效率和質(zhì)量效益，更是實(shí)現(xiàn)高校科研管理良性循環(huán)的重要手段。

利用信息化技術(shù)對供應(yīng)商進(jìn)行管理，可加強(qiáng)高校與外部供應(yīng)商、高校內(nèi)部各項(xiàng)目組、高校機(jī)關(guān)與項(xiàng)目組之間的信息傳遞，很好地加速了各環(huán)節(jié)的溝通效率[5]。

因此，實(shí)現(xiàn)高校科研供應(yīng)商管理的信息化是一項(xiàng)當(dāng)前急需解決的難題。

1? 供應(yīng)商管理在科研項(xiàng)目管理中的地位

項(xiàng)目管理是指在項(xiàng)目運(yùn)行中管理人員使用系統(tǒng)的思維和其他特定的手段知識，保證項(xiàng)目在有限的資源條件下，完成或超過預(yù)定需求的過程。其中的先期策劃、進(jìn)度規(guī)劃和運(yùn)行維護(hù)等環(huán)節(jié)可對項(xiàng)目的全周期進(jìn)行有效管理和控制，保證了項(xiàng)目的進(jìn)展。

項(xiàng)目采購管理和項(xiàng)目質(zhì)量管理是高校科研項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目采購管理中，管理人員需要對項(xiàng)目整體采購情況、項(xiàng)目進(jìn)展情況以及項(xiàng)目外部供應(yīng)商情況進(jìn)行管理和監(jiān)督;而項(xiàng)目質(zhì)量管理，則需要管理人員對項(xiàng)目的建設(shè)、完成情況進(jìn)行管理，并綜合管理記錄和專家意見實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的整體評價(jià)。

供應(yīng)商管理正是項(xiàng)目采購管理和項(xiàng)目質(zhì)量管理的交叉點(diǎn)，因此對供應(yīng)商管理實(shí)施信息化是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理信息化的重中之重。

2? 供應(yīng)商管理軟件平臺的設(shè)計(jì)思路

根據(jù)科研項(xiàng)目供應(yīng)商管理的環(huán)節(jié)流程[6]和質(zhì)量管理要求[7]，軟件平臺設(shè)計(jì)如下：

（1）入庫申請：供應(yīng)商由項(xiàng)目組代理申請加入名錄，需要實(shí)現(xiàn)的功能是供應(yīng)商信息錄入;

（2）準(zhǔn)入評價(jià)：對首次申請入庫的供應(yīng)商進(jìn)行考察，需要實(shí)現(xiàn)的功能是預(yù)審和人工復(fù)核;

（3）名錄生成：匯總發(fā)布初建名錄，需要實(shí)現(xiàn)的功能是領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和供應(yīng)商信息（包括入庫時(shí)間）;

（4）名錄使用：生成名錄后的日常運(yùn)行，需要實(shí)現(xiàn)的功能是項(xiàng)目供應(yīng)商選擇;

（5）績效監(jiān)督評價(jià)：對名錄實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，控制名錄長期運(yùn)行產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，需要實(shí)現(xiàn)的功能是供應(yīng)商績效監(jiān)視和抽取供應(yīng)商調(diào)查;

（6）臨時(shí)供應(yīng)商管理：管理特殊需求項(xiàng)目的臨時(shí)申請供應(yīng)商，需要實(shí)現(xiàn)的功能是臨時(shí)供應(yīng)商入庫維護(hù);

（7）名錄更新：綜合績效監(jiān)督評價(jià)、供應(yīng)商調(diào)查和臨時(shí)供應(yīng)商管理的結(jié)果更新名錄，需要實(shí)現(xiàn)的功能是供應(yīng)商更新和供應(yīng)商移除。

高校各專業(yè)項(xiàng)目組可根據(jù)各自領(lǐng)域需求在名錄使用等環(huán)節(jié)利用信息化優(yōu)勢優(yōu)選合適供應(yīng)商。同時(shí)，該軟件設(shè)計(jì)將每個(gè)步驟形成獨(dú)立模塊，以滿足系統(tǒng)的可擴(kuò)展性[8]和高校科研整體平臺建設(shè)的大趨勢。

3? 供應(yīng)商管理軟件平臺的設(shè)計(jì)方法

供應(yīng)商管理作為平臺的核心功能，主要實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商從入庫到更新的整體管理：

3.1? 供應(yīng)商信息錄入

3.1.1? 信息錄入角色

平臺提供兩種供應(yīng)商信息錄入角色：

（1）平臺管理員：由平臺設(shè)置的管理員錄入供應(yīng)商信息;

（2）項(xiàng)目組：平臺會為各項(xiàng)目組分配管理用戶，各項(xiàng)目組通過賬號登錄，可錄入供應(yīng)商信息。

3.1.2? 信息導(dǎo)入流程

（1）供應(yīng)商根據(jù)學(xué)校提供的文件模板填寫單位基本信息，同時(shí)一并提供資質(zhì)證明文件（支持PNG/JPG掃描圖片）至信息錄入人員;

（2）信息錄入人員首先將供應(yīng)商單位基本信息模板上傳至系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)讀取信息后，形成供應(yīng)商單位基本信息數(shù)據(jù)，并展示給錄入人員進(jìn)行校驗(yàn)，如無問題，進(jìn)入下一步;

（3）平臺根據(jù)供應(yīng)商填寫的相關(guān)信息，讀取出供應(yīng)商申報(bào)的供應(yīng)商類別和級別，根據(jù)類別和級別，從系統(tǒng)中調(diào)取出相應(yīng)需要具備的資質(zhì)證書類型，信息錄入人員根據(jù)提示，比對供應(yīng)商提供的證書級別，并上傳相應(yīng)的資質(zhì)文件。此時(shí)，如果供應(yīng)商提供的證書數(shù)量或等級不符合要求，則此供應(yīng)商信息在平臺中為“待完善”狀態(tài)，無法繼續(xù)下一步操作;如果上傳文件都符合相應(yīng)要求，上傳成功后，平臺提示信息維護(hù)成功，供應(yīng)商信息將進(jìn)入“供應(yīng)商預(yù)審”階段。

3.2? 供應(yīng)商預(yù)審和人工復(fù)核

3.2.1? 供應(yīng)商預(yù)審

根據(jù)錄入人員上傳的供應(yīng)商信息，系統(tǒng)將進(jìn)行基本準(zhǔn)入的評判：如果信息完備，則信息進(jìn)入人工準(zhǔn)入階段;如果信息不完備，則將供應(yīng)商信息退回“待完善”狀態(tài)，信息錄入人員可以直接看到待完善狀態(tài)的供應(yīng)商信息。

3.2.2? 人工復(fù)核

人工復(fù)核工作由平臺分配的角色為專家的人員進(jìn)行平臺線上復(fù)核。

復(fù)核工作可根據(jù)類別、級別設(shè)置不同的專家，每種類別和級別可以設(shè)置多個(gè)專家。

通過平臺準(zhǔn)入預(yù)審的信息，進(jìn)入人工準(zhǔn)入評價(jià)階段，平臺會在左側(cè)顯示供應(yīng)商所申請的類別和級別所需要的文件內(nèi)容列表，在右側(cè)顯示相關(guān)信息。當(dāng)專家選擇左側(cè)的列表后，右側(cè)即可展示已上傳的內(nèi)容，以方便直接比照。

3.2.3? 人工復(fù)核結(jié)果

各專家復(fù)核完成后，提交相應(yīng)的復(fù)核意見。

系統(tǒng)根據(jù)全部專家的復(fù)核意見，匯總并生成該供應(yīng)商的《入庫評價(jià)表單》（PDF文件），表單中包含供應(yīng)商的單位基本信息、各類資質(zhì)文件內(nèi)容和全部專家的復(fù)核意見。

如果專家中有不同意的情況，則供應(yīng)商信息直接打回“待完善”狀態(tài)，信息錄入人員可閱讀《入庫評價(jià)表單》并根據(jù)具體評價(jià)，重新要求供應(yīng)商準(zhǔn)備材料。

如果專家全部同意，則供應(yīng)商信息進(jìn)入“待批準(zhǔn)”狀態(tài)。

3.3? 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和供應(yīng)商信息

3.3.1? 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

管理人員可下載狀態(tài)為“待批準(zhǔn)”供應(yīng)商的《入庫評價(jià)表單》，文件下載打印后由單位領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)并批準(zhǔn)發(fā)布。此時(shí)，管理人員可將供應(yīng)商提交入庫，提交時(shí)，需要上傳領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的文件復(fù)印件（PNG或JPG格式）。

3.3.2? 供應(yīng)商信息

（1）入庫時(shí)間

管理人員可設(shè)置每年供應(yīng)商入庫的時(shí)間段，在時(shí)間段內(nèi)，可進(jìn)行供應(yīng)商入庫的操作。時(shí)間截止后，各供應(yīng)商只可通過臨時(shí)供應(yīng)商方法進(jìn)行入庫操作。

（2）生成名錄

每年入庫時(shí)間截止后或有臨時(shí)供應(yīng)商入庫后，操作人員可重新生成《名錄》。既可根據(jù)類別和等級生成不同類型供應(yīng)商名錄，也可生成總名錄。

3.4? 項(xiàng)目供應(yīng)商選擇

名錄生成后，可為項(xiàng)目分配供應(yīng)商，操作人員可根據(jù)供應(yīng)商類別（單選）、供應(yīng)商級別（多選）和其他相關(guān)條件，選擇出適合項(xiàng)目的供應(yīng)商名單，之后，按要求的供應(yīng)商數(shù)量，可對名單進(jìn)行隨機(jī)抽取或手動(dòng)指定操作。系統(tǒng)還可根據(jù)項(xiàng)目的類型來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的供應(yīng)商選擇操作。

3.5? 績效監(jiān)視和抽取供應(yīng)商調(diào)查

3.5.1? 績效監(jiān)視

（1）里程碑監(jiān)視

在項(xiàng)目的整體管理過程中，系統(tǒng)會在每個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)到達(dá)前對項(xiàng)目組進(jìn)行提醒。此時(shí)，供應(yīng)商需要向項(xiàng)目組提供里程碑節(jié)點(diǎn)所需的相關(guān)文檔，由項(xiàng)目組提交系統(tǒng)。如果到期未提交，系統(tǒng)則會將此項(xiàng)設(shè)置為“未完成項(xiàng)”或“延后完成項(xiàng)”，項(xiàng)目完成后，系統(tǒng)會對全部里程碑監(jiān)視情況進(jìn)行匯總。

（2）延期和未完成處理

如果項(xiàng)目受到外部原因的影響而導(dǎo)致項(xiàng)目延期，項(xiàng)目組成員可以在系統(tǒng)里申請“項(xiàng)目延期”或“里程碑節(jié)點(diǎn)”延期，經(jīng)相關(guān)審核人員審核，可實(shí)現(xiàn)延期操作，這種信息共享的做法可有效避免錯(cuò)誤監(jiān)視產(chǎn)生的不良影響。

如項(xiàng)目已經(jīng)產(chǎn)生延期，也可以由項(xiàng)目組提交申請，審核通過后，變更顯示為正常延期。

3.5.2? 抽取供應(yīng)商調(diào)查

《名錄》管理人員可在任意時(shí)間隨機(jī)抽取平臺中正在進(jìn)行的項(xiàng)目。將項(xiàng)目的運(yùn)行情況、里程碑情況和供應(yīng)商情況調(diào)取出來，對項(xiàng)目和供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果也可提交至平臺。

3.6? 臨時(shí)供應(yīng)商入庫維護(hù)

部分項(xiàng)目可能由于技術(shù)的特殊性和供應(yīng)商的特殊性，會有臨時(shí)供應(yīng)商入庫。此時(shí)，需要項(xiàng)目組進(jìn)行臨時(shí)供應(yīng)商入庫維護(hù)。

首先，項(xiàng)目組需發(fā)送申請，說明項(xiàng)目和臨時(shí)供應(yīng)商的情況，由相關(guān)管理人員逐級審批。審批通過后，項(xiàng)目組實(shí)施上述供應(yīng)商信息錄入的全部流程。最后，軟件平臺將重新生成名錄。

3.7? 名錄更新

3.7.1? 供應(yīng)商更新

當(dāng)供應(yīng)商需要升級或降級時(shí)，項(xiàng)目組人員可提交申請并上傳對應(yīng)的資質(zhì)文件（PNG或JPG文件）由管理人員根據(jù)申請類型選擇升級或降級。最后，平臺將重新生成名錄。

3.7.2? 供應(yīng)商移除

與項(xiàng)目組和專家協(xié)商后，管理人員可對績效監(jiān)視和調(diào)查較差的供應(yīng)商提出移除名錄的申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將供應(yīng)商移除。

4? 結(jié)論

針對高校供應(yīng)商管理情況復(fù)雜的問題，本文提出了一種新的供應(yīng)商管理軟件平臺設(shè)計(jì)方法。以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商管理的各環(huán)節(jié)流程為目標(biāo)，融入軟件設(shè)計(jì)理念，保證設(shè)計(jì)的實(shí)用性和可行性。本文的設(shè)計(jì)方法將用于實(shí)際的供應(yīng)商管理，在運(yùn)用過程中，作者會根據(jù)暴露的問題改善平臺細(xì)節(jié)，并進(jìn)行后續(xù)研究。

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