化工材料采購過程中存在的問題及控制措施

呂明磊

【摘? 要】論文對材料采購過程中的幾點問題作了梳理，從公司內部的管理角度對采購部門的工作執行進行了分析，將基層人員在過程中的素質、職能的問題影響作了闡述，把管理流程和采購計劃等方面出現的內部問題作了解釋，提出了控制采購過程的幾大措施，將業務數據的處理、變更計劃的實施作了管理分析，把執行管理的材料采購以及材料管理進行了具體闡述。

【Abstract】This paper combs some problems in the process of material purchasing， analyzes the work execution of purchasing department from the perspective of internal management of the company， expounds the influence of the quality and function of grass-roots personnel in the process， explains the internal problems appeared in management process and purchasing plan， puts forward some measures to control the purchasing process， analyzes the processing of business data and the implementation of change plan， and expounds the material purchasing and material management of execution management.

【關鍵詞】化工材料;材料采購過程;控制

【Keywords】chemical materials; material purchasing process; control

【中圖分類號】F253.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0127-02

1 引言

材料采購是影響供銷工作的重要環節，針對采購過程進行管理等方面的整體要求，使公司經手的原材料能夠滿足對外供應、對內加工的經營標準。結合具體過程將過程中存在的問題進行控制處理，依據公司對材料采購的財務管理進行對應工作流程的管理，將公司在執行管理、采購材料等方面的工作進行分析，使公司的材料問題能基于管理制度得到控制。

2 采購過程中存在的問題

2.1 流程管理方面的不規范

公司對于采購的管理通常與財務掛鉤，根據資金條件進行需求材料的采買，主要依靠員工的采買經驗和對材料的熟悉程度，保證采購質量以及數量、價位的合理性。員工在采購過程中通常會選擇較為熟悉的合作商，使實地考察、簽訂合同等重要的工作內容得到簡化。當公司內部出現材料問題，也會優先與合作商進行材料質檢內容的及時溝通。部分公司確實存在對流程管理的不重視，使不規范的流程影響了員工在采購過程中的判斷，使員工的工作過于依賴某些環節，不能對采購材料的使用和管理盡到義務。

2.2 采購部門的員工職能混亂

公司業務往來較多時，員工需要承擔相對多的工作任務，將與任務相關的數據內容進行核對。實質上財務數據是公司較為機密的核心內容，包含了公司平日的流水數據和材料數據，應當由專人進行數據的核對、上傳等方面工作，使管理人員得到的數據結論相對準確。而員工的職能混亂使原本負責采購的基層人員，能夠接觸到與財會相關的數據工作，增加了采購部門原本的工作量以及工作細節，也使財務工作者需要對所屬的工作內容進行二次核查，嚴重影響了材料采購的嚴謹性和安全性。

2.3 采購計劃的多次變動

公司制定的采購計劃都是結合上季度的財務報告，和目前的客戶數量所制定。在實施計劃的過程中，很可能由于臨時的材料需求，需要對采購計劃進行多次變動。這樣的變動會誘發公司賬面資金的流動問題，使公司在執行管理方面出現員工難以控制的資金缺口，導致員工洽淡的項目合作不能及時得到財務支持[1]。合作商會因為公司采購計劃的變動，對公司完成合作訂單、供應材料的基本能力產生疑慮。而公司會由于不能滿足最新的客戶需求，錯失一部分合作機會。

2.4 材料管理人員的素質偏低

公司的材料管理主要是對物料進行管理，需要將物料的種類、數量、存放位置等細節進行了解，使材料的采購能基于管理環境進行數量、質量等方面的確認，確保材料在公司的存放和使用能夠符合合作標準。材料管理的方式會直接影響采購材料的存放質量，對應人員的素質偏低則會導致材料采購出現一系列問題，不能得到現有庫存、材料位置等存放條件的準確信息，使采購過程不能根據公司材料的實際狀況，進行最接近公司供銷條件的客戶洽談。

3 材料采購過程的控制措施

3.1 優化公司內部的流程管理

將材料采購進行計劃制定、人員結構、實施計劃、修正計劃等重要流程的優化管理，使采購過程能夠在公司的監督和指揮下運行，使員工執行管理的具體流程存在一定的規范作用。將采購部門進行管理人員和基層人員的結構設置，使結構中的管理人員能夠依據對人員的管理，了解到員工日常生活中的執行問題，并通過處理員工問題達到管理采購過程的效果，使基層人員能夠通過對材料的管理，將管理意見落實到采購過程的各個細節中，在遇到資金、質量等影響合作的具體問題時，能請示上級或者以溝通形式滿足客戶需求，使公司能從內部管理找到影響業務發展的各方面因素[2]。根據員工與合作商之間的洽談條件，對采購過程進行員工工作內容的流程要求，使員工處理材料問題能夠依照公司內部的管理模式，避免將公司的內部信息和質檢標準全部外漏，也減少員工對合作人員的依賴性、問題判斷的不準確性。

3.2 將員工職能進行細致分化

通過了解員工主要負責的業務工作，將員工職能進行采購過程中的結構分化，為財務數據和材料數據的處理分別配置專業人員，使材料采購的具體數據能夠得到專業分析，公司的財務情況能在采購業務中得到體現，減少業務數量變動對員工工作的影響。針對基層人員與財務工作的接觸內容，將財務部門分為考勤統計、數據處理、財務管理等幾大職位，讓基層人員始終受財務部門的細致管理，并使業務數據始終服務于材料采購的各個階段。明確基層人員在采購過程中起到的積極作用，了解他們對公司管理的想法和建議，結合業務需求而不是通過員工互相分擔壓力的方式，來處理職能混亂所誘發的采購相關問題。以員工職能進行工作責任的細致劃分，避免員工對采購過程的消極態度和推諉現象，使員工能基于采購計劃執行管理，將自身業務能力的展示與公司未來的長遠發展進行聯系。結合采購過程中的數據產生，對材料的采購計劃進行合理性調查，對不能完成的計劃內容進行原因、流程等方面說明，使材料采購能夠考慮到現實問題。

3.3 認真對待采購計劃的實施

員工對于采購計劃的完成，是基于對材料質量和數量的具體要求，是在服從公司管理和執行管理條件的前提下。公司要認真對待采購計劃從指定到實施的階段內容，使計劃的實施能夠有利于公司今后業務的發展，保證材料采購能有規定內容、標準文件的管理約束，及時向上反映比較強烈的客戶需求，使采購計劃的實施過程能夠貼近用戶市場。結合計劃變動對公司采購產生的具體影響，將采購計劃進行材料數量、價位等方面的細致要求，使員工在實施過程中能將具體的變動內容進行詳細記錄，通過對變動數據的分析進行采購計劃的具體變動[3]，使員工能基于不同時間的計劃內容，將采購過程的對應工作能夠進行任務量、準確數據的一一核對，通過既定流程申請資金完成超出計劃的客戶需求。要求員工在采購過程中認真對待各項工作，根據采購計劃的制定材料和供應數據，將實施計劃的具體任務量進行數據記錄，方便員工在核對工作中了解業務需求，將變動數據進行顏色、字體等方面的特殊標記。針對采購過程中的計劃實施，進行具體進度的每日上報和認真核對，將公司庫存中的材料內容進行點查，使計劃外的變更需求能得到公司內部的物質支持。

3.4 提升材料管理的人員素質

材料采購需要考慮到對整體過程的管理，依據供銷工作對材料管理的真實需求，將對材料的管理進行必要的人員素質要求。公司應當根據合作商對于材料的具體需求，將重點材料的采購與管理材料的種類進行分析，引進化工專業或材料專業的管理人才，培養員工的管理意識和對材料性能的敏感程度，使人員能基于專業素養進行材料管理相關的工作，對材料采購進行質量、性能等方面的專業建議。不定期對人員進行日常標準的工作考核，在材料存放于公司倉庫或合作階段作為樣本展示時，實行對采購人員的專業知識培訓，把材料管理作為采購過程中的重要內容，協調管理材料和執行管理方面的員工職能，使采購過程中的相關人員具備良好的職業素質。根據人員對采購材料的識別和熟悉過程，將對人員的培訓進行公司內部所有范圍的實行，使公司的人員素質能基于工作協同得到提升。

4 結語

材料采購要基于與外界的合作進行內部管理，針對存在問題開展對員工工作的要求、對材料存放的管理，使供銷工作的開展得到資金、數據等條件的支持。根據流程、職能等方面的問題對公司內部進行分析，將職位、結構等方面影響員工工作的因素進行調節，進行全過程的采購管理和執行要求，依據合作商對公司業務的具體看法，將采購過程進行計劃實施、人員素質等方面處理。

【參考文獻】

【1】張劍，申志峰，于喜志.試探石化行業物資采購管理存在的問題及建議[J].環球市場信息導報，2018（9）：15.

【2】姜振新.淺談石油化工企業物資采購過程質量控制節點存在問題及改進措施[J].化工管理，2018（30）：10-11.

【3】劉作華.制造企業境外原材料采購存在的問題及對策[J].會計師，2018（01）：71-72.