推進檔案信息化建設提升檔案管理水平

李超

【摘? 要】隨著信息技術的快速發展，企事業單位的檔案管理模式也在不斷改進和優化。其中，檔案的信息化管理愈發凸顯出其重要地位，提升檔案管理工作的效率能在極大程度上為企事業單位提供更多、更有價值的信息。論文針對檔案信息化建設提出了其必要性以及相關問題的解決策略。

【Abstract】With the rapid development of information technology， the archives management mode of enterprises and institutions is also constantly improving and optimizing. Among them， the informatization management of archives increasingly highlights its important position. Improving the efficiency of archives management work can provide enterprises and institutions with a larger amount and more valuable information to a great extent. The paper puts forward the necessity of archives informatization construction and the solving strategies to its related problems.

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;策略

【Keywords】archives management; informatization construction; strategies

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0027-02

1 引言

檔案信息是一種非常重要的信息材料，隨著社會對于人力資源的愈加重視，檔案管理也受到了越來越多人的關注。為了能夠更好地適應社會的發展趨勢和行業的相關服務需求，將信息技術融入檔案管理的工作方式中，實現檔案的信息化管理已經逐漸成為檔案管理工作的發展趨勢。將檔案信息進行有效整合利用，可以提高資源的共享性，也能夠大幅度提升企事業單位的工作效率。

2 檔案信息化建設的必要性

隨著社會的不斷進步和發展，信息技術以及互聯網已經在各行各業中得到了廣泛的應用。在這個技術革新的時代，檔案管理相關工作也要做到與時俱進，緊跟時代的潮流，將互聯網以及信息技術等手段有機融入檔案管理的日常工作中，從而實現檔案管理工作效率的提升。一方面，檔案信息化建設是電子文件科學管理的一項必然要求。有利于電子文件資料的科學妥善管理，是確保其他相關工作順利開展的基本前提，也是檔案管理相關工作人員需要注意和思考的問題。另一方面，檔案信息化建設也是知識資產管理所需要的必然條件。對于檔案管理部門來說，知識資產是眾多資產中較為重要的內容，同時，也對檔案管理后續相關工作的開展起到了十分重要的作用[1]。因此，檔案管理相關人員必須正確認識自身工作的重要性，在保證工作質量的前提下對傳統的工作方式進行優化改革，使之符合現階段社會的發展潮流和實際需要，進而推動行業的持久發展。

3 檔案信息化建設的意義

3.1 提高工作效能

將互聯網以及信息技術融入檔案管理的工作中，進行檔案管理的信息化建設，不僅能夠為相關工作提供先進的技術支持和長遠的發展環境，而且能夠最大限度地提升檔案管理工作的效能。將檔案管理工作進行模式上的創新改革，完善硬件設施及相關管理系統，不僅能夠提升檔案管理的效率、轉變檔案管理的職能、使檔案信息管理更具科學性，而且還能夠有效促進資源的共建共享。在相關法律條例允許的范圍內，企事業單位內部各部門或是與其他相關單位可以通過局域網等平臺加強溝通合作，以便能夠更好地實現信息的相互交流以及資源的共享，從而達到提升檔案信息管理效能的目的，更好地為企事業單位服務。

3.2 降低工作強度

互聯網等信息技術的出現為人們的工作和生活都帶來了極大的便利，對于檔案管理工作來說，其也提供了一種新的工作模式，從而在一定程度上緩解了行業人員的工作強度。在日常的工作中，行業工作人員可以通過網絡系統平臺、網盤存儲或數字化錄入等方式，有效克服傳統模式中人工錄入、紙媒管理等方式的弊端，進而更為便捷有效地實行數字化信息管理，促使檔案信息資源在采集、存儲、管理、使用、備份以及共享和查閱等方面的優勢逐漸凸顯[2]。

3.3 推動行業發展

社會的不斷進步和發展也推進著各行各業的優化改革。檔案管理這種傳統職業中，科學合理的信息化建設是體現單位服務職能和管理水平的一個重要方面。對于單位公共決策的實施以及相關服務活動的開展來說，檔案信息資源是特別重要的參考素材。因此，為了實現行業的可持續發展，檔案管理相關工作人員有必要將信息化技術手段融入日常工作中，積極創新并優化工作方法，大力推進檔案信息化建設。

4 檔案信息化建設存在的問題及解決策略

4.1 意識不足

雖然檔案管理工作中有大量的信息數據等需要處理，但是由于人們受傳統的固有模式影響較深，也就使得大部分工作人員仍采用人工書寫或人工整理的方式進行工作。一旦要對其實施信息化建設，就要對工作的要求以及崗位人數等進行較大幅度的調整，從而使得相關人員不愿接納工作方式的變革。出現這種情況的原因通常是因為相關從業人員并沒有認識到檔案信息化建設的優勢。通過對互聯網信息技術的合理使用，可以使檔案管理中冗雜的工作變得清晰明了，從而大幅度地提升工作效率和工作質量。同時，對于行業管理模式的優化和完善也是極為有利的。在如今的信息時代中，過于堅守老舊的東西勢必會被時代所淘汰。因此，這要求相關單位以及部門針對檔案的信息化建設進行積極的宣傳、引導，并幫助從業人員打破傳統觀念，樹立正確的信息化建設目標，鼓勵工作人員積極開展檔案信息化建設工作。相關單位的管理人員要重視檔案管理的信息化建設，科學合理地配置檔案管理的工作人員，同時，也要加大對相關設備以及技術的引進力度，嚴格規定相關工作程序，提升工作的管理水平。單位也要根據自身的實際情況進行系統調研，科學合理地制定相關管理目標和管理辦法，從而使得檔案信息化建設能夠順利進行。

4.2 人才短缺

與其他行業相同，檔案信息化建設是無法離開專業人才的支持的。只有人才的相互配合，才能夠有效地進行檔案資源的維護和整合，以及履行配合各方面的信息需求等工作職責。由于我國相關改革措施的出臺和實施，使得檔案相關工作面臨著新的機遇和挑戰，因此，高素質人才團隊的建設對于檔案工作的平穩進行是十分有必要的。通常來說，檔案信息化建設中需要的不僅僅是檔案管理專業人才，更需要的是兼具信息技術知識和檔案專業知識的復合型人才。然而，從目前的實際情況來看，我國目前雖然互聯網等信息技術發展迅猛，各行業中尖端人才數量呈遞增趨勢，但上述人才往往大多集中于航空、電信等領域[3]。由于檔案工作的職業發展限制或受其他一些因素的影響，使得該行業的復合型人才相對較少，這在一定程度上制約甚至是阻礙了檔案信息化建設的進程以及檔案行業的可持續發展。由此可見，在技術和資金得到保證的基礎上，單位要注重對檔案管理復合型人才的培養，進一步精簡優化人員結構，可以利用內部競聘或對外人才招聘等形式，選聘檔案管理專業能力較高且同時具備信息技術能力的人員，讓更多具有較強責任心、具備檔案專業素養和綜合素質較高的人才加入檔案管理的行列中，并要注意加強對其進行行業相關技能的培訓，打造高素質的檔案管理人員團隊。

4.3 管理存在安全隱患

從目前情況來看，對于數據的安全保障更多的是依賴于相關技術和設備的升級。然而，由于僅從技術角度處理檔案是存在安全問題的，而且并沒有辦法可以長期、全面地保護數據，同時，一旦出現問題也會引發系統排查難、安全隱患解決難的問題。加之，如果不能及時地完善相關數據庫的保護方案，僅僅是從技術上改進是沒有辦法從源頭防止或者降低互聯網犯罪等問題發生的概率的。

檔案信息化建設的最大優勢是網絡，但同時最大的漏洞也是網絡。由于當代網絡環境較為復雜，在檔案管理的工作過程中會受到不同病毒或垃圾信息等因素的影響。這也就要求檔案管理工作人員格外重視檔案信息化的安全建設。首先，相關工作人員要樹立信息安全意識，嚴格按照相關工作標準執行工作內容，定時檢查檔案信息，一旦發現問題要及時采取有效措施進行處理，并且要及時上報，最大限度地降低不利因素的影響。其次，主動學習新型技術，并合理將新技術運用到工作中，以此提高檔案信息化建設的安全水平。為了加強防火墻等安全體系的構建，要定期殺毒檢查檔案管理系統，并且可以增設訪問權限、身份認證等。最后，為了防止資料丟失找回難的問題發生，對于相關資料要進行備份保存。

5 結語

綜上所述，檔案的信息化建設為整個行業帶來了機遇和挑戰，檔案管理服務水平的提升和管理模式的優化已經成為時代的必然要求。因此，相關單位和部門要根據實際情況，有針對性地制定管理措施，從而促進檔案信息化的建設，更好地提高工作效能和推進行業發展。

【參考文獻】

【1】王翠萍.推進檔案數字化建設 提升檔案科學管理水平[J].蘭臺世界，2018（S1）：79-80.

【2】高子靜.推動電力企業檔案信息化建設 促進檔案開發利用[J].檔案學研究，2017（S2）：33-36.

【3】胡傳久，劉軼男.提升檔案管理信息化建設質量策略[J].智庫時代，2018，145（29）：109+121.