事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)探究

王笑庸

摘? 要：當(dāng)前是信息化時代，在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中，也要進一步與時俱進，切實有效地推進信息化建設(shè)，針對各項檔案管理形式和內(nèi)容進行不斷的改進和完善，使其充分體現(xiàn)出信息化管理特征，以此使整體的人事檔案管理質(zhì)量和效率得到充分地提升，從而有效推進事業(yè)單位人事檔案管理工作成效得到切實呈現(xiàn)。基于此，該文重點探討和分析事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的作用、存在的問題以及具體的實施策略等相關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 人事檔案管理? 信息化建設(shè)? 實施策略

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（a）-0031-03

Information Construction of Personnel Archives Management in Public Institutions

WANG? Xiaoyong

（Institute of Microbiology，Heilongjiang Academy of Sciences，Harbin，Heilongjiang Province，150010? China）

Abstract： In the current information age， in the process of personnel file management of public institutions， we should further advance with the times， effectively promote the information construction， and constantly improve and perfect the forms and contents of various file management to fully reflect the characteristics of information management， so as to fully improve the quality and efficiency of overall personnel file management And the effectiveness of promoting the personnel file management of public institutions has been effectively presented. Based on this， this paper focuses on discussing and analyzing the function， existing problems and specific implementation strategies of the informatization construction of personnel file management in public institutions.

Key Words： Public institutions; Personnel file management; Information construction; Implementation strategy

當(dāng)前，在我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中，其至關(guān)重要的發(fā)展和改革目標(biāo)就是充分實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在具體的檔案管理中所包括的內(nèi)容特別廣泛，相關(guān)情況比較復(fù)雜，因此，在信息化時代背景下，要結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際情況，有針對性地引用先進的信息化技術(shù)，以此為檔案管理人員提供極大的便利，從而真正意義上提升事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量。

1? 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1.1 使管理成本得到充分節(jié)約

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，必須針對人事檔案進行切實有效的保管，具備單獨的房間進行存放，房間要有防火、防潮、防破壞等相關(guān)功能，并著重做好定期清點和整理等工作，而一系列相關(guān)環(huán)節(jié)中如果某一個方面出現(xiàn)問題，就有可能對人事檔案的管理造成破壞，使其面臨丟失或者損壞的風(fēng)險。對此，充分實現(xiàn)信息化管理，使人事檔案充分實現(xiàn)電子化，這樣可以使管理成本得到充分節(jié)省，降低各方面的成本支出，進一步提高檔案信息的保管質(zhì)量和效率，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使其有效存儲在網(wǎng)絡(luò)上面，可以確保其安全性和穩(wěn)定性。

1.2 使相應(yīng)的管理漏洞得到充分彌補

在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)的人事檔案通過電腦軟件和人工的方式聯(lián)合作用，共同控制，利用更科學(xué)合理的軟件，確保人事檔案的管理更加嚴(yán)謹(jǐn)周密，使相應(yīng)的審批程序更加嚴(yán)格科學(xué)，規(guī)避相對應(yīng)的漏洞或者不足。充分實現(xiàn)人事檔案管理信息化，這樣能夠避免人員操作的弊端，使管理更加規(guī)范化，起到切實的制約作用。除此之外，電腦日志針對每一個操作人員的修改或者更新情況進行記錄，如果存在不法事件，相關(guān)責(zé)任人可以被有效追究，使管理漏洞有效降低，進一步確保人事檔案管理質(zhì)量得到充分完善。

1.3 更利于人事檔案的查找，提升其利用率

在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，相應(yīng)的軟件和電腦等具備十分便捷的查詢功能，操作的過程中查詢速度特別快，而且相應(yīng)的查詢信息更全面細(xì)致，充分降低遺漏問題。針對具體的操作人員而言，可以充分利用搜索功能進行相對應(yīng)的精準(zhǔn)查找，通過身份證號、職位、工作單位等關(guān)鍵詞進行精準(zhǔn)定位，明確查詢、智能查找可以使工作速度和質(zhì)量得到顯著提升，從而進一步提升人事檔案管理的工作效率，使人事檔案的利用率得到充分提升。

1.4 充分確保各單位之間的人事檔案資源實現(xiàn)有效共享、快速傳遞

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，各個事業(yè)單位之間的交流更加頻繁，人員流動越來越多，在這樣的情況下，使人事檔案的轉(zhuǎn)移和變更工作等有效實現(xiàn)信息化管理，能夠充分確保人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化查詢，傳輸更加方便，有效實現(xiàn)人事檔案資源信息共享，這樣可以確保不同單位之間的人事檔案資源快速傳遞，使檔案資源的利用率充分提升。

2? 目前我國事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的主要問題

2.1 人事檔案管理信息化理念相對比較保守落后

在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新意識，信息化管理理念不強，缺乏應(yīng)有的認(rèn)知和接受程度，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有高度重視信息化建設(shè)，各個部門之間缺乏應(yīng)有的信息溝通和交流，人事檔案資源信息共享程度不高，這對于人事檔案管理信息化建設(shè)各項工作的推進造成嚴(yán)重阻礙。另外，并沒有及時更新管理理念和管理方法，信息化的應(yīng)用程度不高，很多人員缺乏應(yīng)有的信息化建設(shè)理念和意識，往往不求更新，未能有效創(chuàng)新人事檔案的管理方式和方法，由此導(dǎo)致信息化建設(shè)沒有呈現(xiàn)出應(yīng)有的效益。

2.2 人事檔案利用質(zhì)量偏弱

在實踐中可以看出，很多事業(yè)單位對于人事檔案的利用效果并沒有充分重視，人事檔案的利用質(zhì)量比較弱，存在比較典型的重保管、輕利用的問題，通過信息化的方式設(shè)置了重重的阻礙和權(quán)限，由此使得人事檔案的實用性和高效性大打折扣。相關(guān)人事檔案的利用往往以被動的形式呈現(xiàn)，往往只有具備權(quán)限的人員才能針對個人信息進行查詢，盡管這體現(xiàn)出保密性，但是其作用和現(xiàn)實意義無法呈現(xiàn)，由此導(dǎo)致人事檔案利用率無法提升。

3? 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的實施策略

3.1 結(jié)合實際情況，更科學(xué)合理地制定出系統(tǒng)完善的信息化管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中，其信息化建設(shè)的基本前提就是通過更科學(xué)合理的管理方式，使人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和管理系統(tǒng)得到真正意義上的確立，并在實踐的過程中對其進行不斷的完善和優(yōu)化。在相關(guān)人事檔案管理工作推進之前，要針對傳統(tǒng)的工作管理理念進行有效突破，進一步貫徹落實相應(yīng)的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，從而充分確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的各項工作平穩(wěn)有序地推進，并呈現(xiàn)出應(yīng)有的效益。

3.2 針對人事檔案管理，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進行不斷的加強

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須配備與之相對應(yīng)的更健全、更優(yōu)化的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備，進一步結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的管理條件，經(jīng)濟條件和信息化數(shù)據(jù)規(guī)模等，針對計算機設(shè)備和文件進行不斷的優(yōu)化和完善。

除此之外，要建立相對應(yīng)的管理制度和設(shè)施管理流程，如果環(huán)境允許，要針對計算機服務(wù)器和相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施進行轉(zhuǎn)型升級，使其實現(xiàn)創(chuàng)新和優(yōu)化，以此充分確保人事檔案信息能夠在傳輸和存儲的過程中更安全、更穩(wěn)定，充分體現(xiàn)其應(yīng)用價值，同時要針對人事檔案的存儲方法進行信息化升級。例如，可以在人事檔案室計算機裝備上安裝新型的信息刻錄儀，這樣能夠針對信息資源和文件進行及時有效的存儲和管理。同時，要對其進行切實有效的檢修維護工作，確保軟硬件設(shè)備能夠得到及時有效的檢查和管理，不斷更新升級修補遺漏的信息，確保防火墻能夠保持在時刻開啟的狀態(tài)，不斷升級殺毒軟件定期查殺，確保信息的絕對安全。

3.3 進一步加強對人事檔案信息化管理人才的引進和培養(yǎng)

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須具備相應(yīng)的專業(yè)化人才，對人事檔案管理人才進行不斷的引進和培養(yǎng)，以此為事業(yè)單位當(dāng)管理工作提供相應(yīng)的人力資源，這樣才能使工作成效得到更大程度的提升。在信息化建設(shè)過程中，要著重做好管理人才的專業(yè)化培養(yǎng)力度，使其信息化操作技能得到全面提升，確保管理技能顯著增強。

與此同時，進一步加大管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)力度，使從業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)進一步優(yōu)化，吸引更多、更高質(zhì)量的人才從事人事檔案信息化建設(shè)管理，以此確保人事檔案的信息化建設(shè)能夠得到有效實行。

4? 結(jié)語

在新時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作要與時俱進，充分實現(xiàn)信息化建設(shè)，針對管理方法和管理模式等進行不斷的優(yōu)化，體現(xiàn)出信息化管理的優(yōu)勢和價值，針對各項實施策略進行有效執(zhí)行，著重加大落實的力度，以此充分確保事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質(zhì)量全面提升。

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