淺談高職院校學生檔案與學生檔案意識

楊 玲

（南充職業技術學院綜合檔案室，四川南充 637131）

高職院校學生檔案是學生學習、生活、參與社會實踐活動的真實記錄，能真實反映學生的政治思想情況、學習情況、社會實踐狀況、家庭背景、社會關系等多方面的情況，它為用人單位選拔錄用人才提供重要依據。學生檔案是干部人事檔案的雛形，是干部人事檔案的基礎，它在學生升學、就業、出國、轉正定級、職稱評定、計算工齡、辦理社會保險等方面起著十分重要的憑證作用。因此，高職院校應充分利用學生在校便利，找出學生檔案管理中出現的問題，規范學生檔案，以此來增加學生檔案方面的知識，培養學生檔案意識。

1 高職院校學生檔案管理中出現的問題

高職院校學生檔案管理中有諸多問題，其中有些問題卻是由于教師、學生缺乏檔案意識造成的。

1.1 歸檔內容不完整，歸檔材料不規范

每年有很多學生被告之檔案內容不完整，需要回原學校補辦檔案，或者檔案材料不規范，需要重新處理。學生檔案材料問題往往體現在以下幾個方面：一是填寫材料時不認真，書寫潦草、字跡模糊不清；填寫內容不全、不準確；有的甚至隨意涂改填寫內容。二是書寫材料時使用的紙張隨意，草稿紙、信簽紙、作業本紙等很常見。三是使用圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、鉛筆書寫材料。四是張貼的照片出現脫落或模糊等。

1.2 畢業生不關注學生檔案的傳遞

根據統計我院綜合檔案室每年的檔案查閱利用記錄，因檔案丟失來補辦檔案的將近占整個查閱人數的一半。究其原因，相當一部分畢業生不知道畢業后檔案會轉走。有的雖然知道，但在填寫郵寄地址時疏忽錯填，或者根本不去關注自己的檔案。若干年后等需要利用檔案時才發現檔案已不知去向了，給自己工作和生活帶來很多麻煩。還有人認為檔案掉了也沒什么，回學校補就行了。但學校只能補一部分學籍檔案，而學生檔案遠不止這些。

1.3 畢業生棄檔現象嚴重

當今社會競爭激烈，高職院校畢業生就業領域擴展到社會的方方面面。多數畢業生進入私企、民企，或選擇自主創業等。許多自主創業學生認為檔案無用，放在學校，還是放在人才交流中心都無所謂；而那些已就業的學生，用人單位往往只看重畢業生的能力，不要求提供檔案。再加上畢業生工作不穩定，跳槽現象嚴重，傳遞檔案又很麻煩，甚至有的用人單位還用檔案來限制員工跳槽。導致很多畢業生選擇放棄或丟棄檔案。

2 培養大學生檔案意識的必要性

2.1 有助于推動檔案事業發展

大學生是未來社會的主力軍，他們文化層次高，畢業后將成為各行各業的中堅力量，他們具備良好的檔案意識，在工作、學習、生活中影響家人、朋友、同事，有助于向民眾普及檔案知識，對整個社會的檔案事業有很大推動作用。

2.2 有助于學生利用檔案維護自身的合法權益

檔案意識是大眾對檔案和檔案工作的的一種主觀判斷和印象，包含著對檔案性質和價值的認識和認同。大學生具備了良好的檔案意識，他們可以正確認識檔案的價值和作用，在需要的時候，他們可以迅速、主動地獲取、利用檔案，維護自身的合法權益。

2.3 有助于減輕學校檔案部門的工作壓力

隨著高職院校招生規模的不斷擴大，學生檔案的數量也在不斷增加，加上學生缺乏檔案意識，高職院校在管理學生檔案時遇到諸多問題，審核學生檔案內容是否完整；畢業生檔案的傳遞工作；分類保管畢業生放棄的檔案等，都需要耗費大量的人力、物力、財力。而讓大學生自主增強檔案意識，平時就注意檔案內容的填寫、收集和管理，就能為學院檔案工作節約大量人力物力。

3 培養學生檔案意識的有效途徑

3.1 抓住學生入學、畢業兩個關鍵期，豐富學生檔案基礎知識

3.1.1 抓住新生入學教育，培養學生檔案意識。新生入校之初是對他們進行教育的最佳時期。新生剛入校，對校園充滿新鮮感，再者學生檔案與他們有密切的關系，他們會更加重視，更容易接受所學內容。此時可以通過以下幾種方式進行：發放學生檔案知識讀本；舉辦學生檔案知識講座；輔導員組織班會活動宣講學生檔案知識方面的內容。

對于新生還一個非常重要的時機，就是新生填寫入學登記表等各類表格的時候，讓學生了解檔案的保存對檔案紙張規格、質量的要求，不得使用草稿紙、作業本紙，書寫材料用筆的要求，告之學生不能使用圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、鉛筆書寫，填寫各類表格時要注意書寫工整，填寫時要仔細，不要漏填、錯填，填寫信息要準確無誤。以此規范學生檔案，讓學生了解一些檔案知識。

3.1.2 對畢業生進行檔案知識教育。大學畢業生既是學生檔案的形成者，也是檔案的利用者。他們步入社會后進入社會各行各業，他們的檔案意識會影響身邊的領導、同事、家人。只有在學校給他們樹立檔案意識，他們走向社會后才會認同、支持、重視檔案。在學生離校之前，學生都忙著準備簡歷，謀求高職位、高薪酬，很容易忽視自己的檔案。高職院校檔案工作者可以抓住這個時機，舉辦畢業生專題講座，運用校園網、校園廣播、學生宣傳報、宣傳欄，講解宣傳學生檔案的作用、學生檔案的傳遞方式，學生丟棄檔的危害以及往屆畢業生丟棄檔后尋找檔案的艱辛例子，以此來警示畢業生重視自己的檔案。

3.2 充分利用各種形式宣傳檔案、檔案文化，培養學生檔案意識

3.2.1 充分利用網站如今，網絡在人們生活、工作、學習中發揮著十分重要的作用。人們熱衷于用網絡解決生活中各類問題，大學生更喜歡利用網絡關注學校的動態。檔案管理部門可以設立檔案網頁，通過網站及時發布檔案法規政策、工作動態、檔案新聞、檔案文化等，讓學生關注檔案，培養學生檔案意識。

3.2.2 利用重大節日活動學校每年都要舉行一些重大節日、活動，檔案管理部分應充分抓住這些機會，如每年的6.9國際檔案日。此外，檔案管理部門還應與學校宣傳部、學工部、團委等部門聯合，在校史、優秀校友等活動中以多種形式宣傳檔案，充分發揮檔案的魅力，展現檔案文化、檔案的作用，激發學生檔案意識。

3.2.3 充分發揮輔導員、任課教師的魅力 學生在校學習、生活，與之關系最密切、最親近的是輔導員、任課教師。他們的言行對學生的影響是潛移默化的。輔導員、任課教師在日常教育、教學中滲透檔案知識教育，對學生檔案意識的培養、形成有十分重要作用。

學生檔案意識的養成，不是一蹴而就的，需要一定的過程，不能局限于某種方式、某個時段，而應在一個持續的過程中運用多種方式宣傳教育，才能達到效果，才能讓學生在以后的學習、工作、生活中認同、支持、重視檔案，利用檔案工作，參與檔案工作，為后人留下寶貴資源。