數字化時代高校檔案管理的創新與優化模式分析

周曉峰

（寶雞職業技術學院，陜西寶雞 721013）

數字化時代的到來，使人們的工作、生活、學習方式都發生了重大轉變。對于高校來說，目前在檔案管理上會存在著工作效率低下、檔案管理人員缺乏必要的信息化能力等等問題，使得檔案管理工作繁瑣而又艱難。為此，為了能夠順應信息化、數字化時代發展的需要，高校在檔案管理方面應該進行創新與優化，通過進行管理模式的優化升級，充分運用信息化手段，使得檔案管理可以更加便捷，同時也促進高校檔案管理水平的進一步提高，促進高校檔案管理信息化水平的提升。

1 數字化時代高校檔案管理現狀

1.1 缺乏對檔案信息化管理的重視程度

通過對目前高校進行檔案管理的現狀進行了解發現，大多數高校并沒有充分認識到在數字化時代，對檔案實施信息化管理的重要性，往往仍然采取著傳統的檔案管理方式。部分高校會認為檔案管理的信息化水平與高校自身發展并沒有產生很大關聯，認為檔案管理并不是學校管理工作的重點。對于高校的領導者來說，由于其對檔案管理缺乏正確的認識，沒有意識到進行信息化的檔案管理會對學校的發展起到積極的促進作用，為此在實施開展檔案管理工作時，高校也并沒有因為數字化時代、信息化時代的影響而改變傳統的檔案管理模式。恰恰是因為缺乏對檔案信息化管理的重視程度，進而導致目前高校在檔案管理上仍然處于效率低下的狀態，并不能緊跟時代、社會發展的趨勢，進行檔案管理模式的優化。

1.2 檔案管理工作者信息化工作能力有限

對于在數字化時代下高校的檔案管理工作來說，為了能夠真正意義上使得檔案管理能夠順應數字化時代發展的需求實現信息化，那么檔案管理工作者的工作能力以及信息化水平就顯得至關重要。但是，通過對目前高效檔案管理工作者的信息化能力進行調查發現：大多數的檔案管理工作者的年齡都是在40-50歲之間，相比于年輕教師來說，其在信息化軟件以及先進辦公設備的使用上反應速度以及適應能力都相對來說較弱，并不能快速、靈活地運用一些現代化、先進的辦公軟件。由于檔案管理者工作缺乏必要的信息化技能以及運用現代化設備的能力，使得高校的檔案管理工作很難真正意義上實現信息化，很難順應數字化時代發展的需求。

2 數字化時代高校檔案管理模式創新與優化對策

2.1 加強監察與審核

為了使高校能夠實現檔案管理模式的創新，為此就需要從觀念上出發提升對檔案管理的重視程度。為了能夠保證高校檔案的安全與檔案管理的有序性，需要加強內外部的監察與審核。為此，一方面可以通過采取校企合作的方式，企業通過提供給高校一定數量的技術人員專門負責學校的檔案管理維護以及計算機操作等工作，以確保高校檔案信息不會被泄露。同時高校為企業推薦其所需要的人才，例如通過校園招聘會以及為企業提供學校的人才信息等方式，使得企業能夠在高校招到適合公司的人才，從而提升了企業招聘的有效性。由此，通過校企合作的方式，一方面提升了企業招聘的效率，另一方面也可以為高校引進專門的技術人員，進而保證學校的信息安全。而另一方面，為了能夠保證學校檔案信息不被泄露，除了校企合作之外，也需要通過政府等部門的力量，政府應該加強對學校校園網絡的監督與管理，同時也加強對校外技術人員的監督，確保學校內外部沒有信息安全隱患，從而通過學校、企業、政府三方的共同努力來促進高校檔案管理模式的優化與創新。

2.2 創建信息化檔案管理平臺

對于進行檔案管理模式的優化與創新來說，進行信息化檔案管理平臺的創建是至關重要的。第一，高校應該加大對檔案管理的資金、技術投入力度，通過運用校園網等方式，在互聯網上進行高校檔案管理主頁的設計與創建。通過創建出獨立的檔案管理主頁，進而可以使得各大高校之間形成檔案信息資源的共享。第二，為了能夠實現檔案管理模式的創新，高校應該運用專業的計算機技術進行信息化檔案管理軟件的設計，通過設立軟件，可以在軟件當中進行檔案信息的收集以及歸檔，從而大大提升了檔案管理的工作效率。例如運用大數據技術與云計算就可以進行檔案管理數據平臺的搭建，同時也可以實現檔案的收集、歸檔等等工作，實現了檔案管理模式的創新。第三，需要加強對檔案管理工作者的培訓，通過為其提供專門的檔案管理信息化處理方式等方面的培訓，提升其信息化檔案管理的工作能力，除此之外，也可以適當為檔案管理工作者提供一些福利制度，從而提升其提高自身工作能力的積極性，進而可以很好地提升檔案管理的工作效率，使得高校檔案管理工作更加順利、可持續地開展。

3 結論

在數字化時代這一背景下，實現高校檔案管理工作模式的創新，一方面是促進高校檔案管理工作更加順利開展下去的需要，另一方面也是順應信息化社會發展的需求。為此，高校應該轉變傳統的檔案管理模式，通過加強三方監察與審核、構建出信息化檔案管理平臺以及軟件等方式，實現檔案管理模式的創新與優化。