大學生檔案管理模式創新與實踐

朱 俊

（婁底市婁星區振翩小學 湖南 婁底 417000）

高校學生檔案記錄了學生在校期間的課程學習、成績考核、行為表現、獎懲和發展等各方面內容。這些資料與大學生的就業以及畢業后的職業發展和未來的發展道路有密切關系。需要加強對大學生檔案管理的創新，使其更好地在大學生未來發展道路中發揮作用[1]。

1 大學生檔案管理的意義

大學生是社會發展的中流砥柱，做好大學生檔案管理，對其未來的人生發展以及生活意義重大。檔案資料是學生整個學習和成長過程中的記錄，是各個單位招錄人才的基礎評價資料，特別是可以為學校培養特殊教育人才提供信息幫助，從而促進學校的各項事業發展。可以說，未來高校學生檔案管理水平高低將會直接影響學校的長遠規劃和未來發展水平。

學生檔案管理工作規范嚴謹，畢業后的調轉檔案才會更加方便容易。例如，學生畢業后把檔案從學校調轉回了老家，但是由于某些原因需要把檔案調轉到工作地點，最后檔案接收單位發現檔案里面缺少某些資料，需要回老家或者學校補齊，這在某種程度上反映了高校檔案管理工作的失職。規范開展學生檔案管理工作，無論是現在還是未來，都是對學生積極方便和有利的。

2 高校學生檔案管理的服務功能

2.1 憑證依據功能。在當今社會，有的人嘗試用偽造的文憑、偽造的學歷和偽造的檔案材料來裝飾自己，達到自己的目的。因此，在招錄畢業生時，用人單位非常重視畢業生檔案材料的真實性。通過學生檔案信息，進而了解學生的基本信息和在校期間的表現情況，檔案資料為企業提供了重要的參考依據。檔案資料不僅是就業的重要參考，同時也是社會評價和認可的重要參考依據[2]。

2.2 參考評價功能。對于用人單位來說，為了做到招錄賢才，盡可能的全面、準確地了解將要錄聘用的人員，檔案中學生的思想表現、業務水平、個人素質、獎懲情況、學業成績等都是重要的參考依據，了解學生在大學期間的表現，有助于對學生進行較為全面和客觀的評價[3]。特別是對于那些在學校表現特別優秀的學生，可以用這些充實自己的求職資料，從而在激烈的就業競爭中更具優勢和說服力。

2.3 促進發展功能。檔案作為大學生成長和發展過程的真實記錄，也是大學生成長和發展的重要依據。作為學生成長過程的信息資料，有利于學生形成自我評價和自我反思的發展模式。同時通過檔案信息的記錄，可以激勵學生朝著正面、積極的方向發展，不斷提高自己的價值，讓自己的檔案更加充分優秀。

2.4 權益保障功能。對于畢業生而言，無論是在落戶、買房、工資調整、職稱審查，還是工作調動、入黨以及退休，檔案都是最重要的一項信息資料，不可缺少。此外，參加公考、申請福利補貼以及進行繼續學習教育時也需要使用人事檔案。因此，檔案對于每個人都扮演著非常重要的角色，而且是不可缺少的角色。

3 大學生檔案管理模式創新與實踐

傳統的大學生檔案管理由于資金投入較少，硬件以及軟件設施不完善，信息化水平較低，不能在網上進行操作和進行事務性解決與管理，影響了檔案的服務水平，使檔案管理難度提升。因此，無論是高校檔案管理部門還是社會人力資源保障局，都必須積極創新大學生檔案管理模式，提高檔案管理水平，使其更好地服務學生、服務大家，更好地便利其工作生活。

3.1 加強教育培訓。首先，必須從檔案管理人員開始，加強宣傳和教育，提高他們的專業水平及責任心，畢竟檔案是伴隨人們一生的重要信息資料，在開展檔案管理工作中，必須提高工作人員的責任意識，嚴格規范他們的工作標準，并經常組織開展思想教育、技術培訓和績效考核，并完善文件管理模式，提高崗位準入標準，制定具體嚴格的考核制度，為大學生檔案管理工作打下堅實的人才基礎。

另外，教育和培訓不僅從檔案管理員開始，而且還需要從大學生開始。比如，很多學生畢業后不知道自己的檔案信息以及報到證的重要作用，造成報到證丟失無法報到，甚至是檔案丟失或者閑置在人才市場等情況。還有一種情況是，不知道應該把檔案調回原籍還是工作單位。高校沒有進行必要的檔案教育，致使很多學生畢業后把檔案調回原籍，后又因為工作或者其他原因，把檔案重新調回工作地，造成很多麻煩和問題。

3.2 加強制度的制定與執行。首先，成立獨立的檔案管理部門，由專人進行管理。比如高校可以以不同的專業、不同的年級和班級為單位進行檔案管理，分層分級進行管理，把責任落實到具體人，提高負責人的責任意識，保證工作快捷、便利。其次，建立明確的管理制度，規定各級學生檔案的歸檔時間、歸檔程序、歸檔負責人及其職責。在學生進入大學時，要認真檢查檔案材料，若檔案中缺少相關材料和信息，及時進行補充，維護學生檔案的完整性，同時根據學生的學習和活動情況及時更新學生檔案，保持檔案的及時性。最后，制定存檔標準。存檔標準應該統一又不失靈活性。堅持依據工作標準和規則辦事，可以減少和避免問題的發生，但是特殊情況需特殊處理。

3.3 充實完善大學生檔案信息。大學生的檔案材料信息必須健全、充實和完善，不僅要能反映他們的成績，而且還包括思想狀況等。

當前大學生檔案中信息類型相對簡單，不能反映和表現學生的德、智、體、美、勞的全面發展。大學生檔案內容不能僅限于對學生學習成績的反映，還應注意學生的能力、優勢和潛能的體現，主要包括創新、志愿服務、合作等。同時，在大學檔案管理過程中，還應注意學生的心理健康狀況，每年定期對學生進行心理健康調查，以形成學生心理健康報告，并將其存檔添加到檔案中，形成心理檔案。

3.4 推動檔案的全面信息化管理。網絡信息技術為文件管理提供了新的管理途徑和思考方法，也提高了管理效率。而且線上操作方便快捷，省時省力。因此，高校和社會檔案管理機構都必須加快檔案管理的信息化進程，依靠網絡信息技術，提高文件管理效率，使人們在第一時間獲得最準確的文件信息和資料，并獲得最快的文件管理服務。

同時也可以利用多媒體技術、掃描技術處理檔案信息。對大學生檔案中的照片、作品、文字信息等進行數字化處理，形成電子文件，建立大學生檔案電子數據庫，以便實現檔案的信息化，提高工作效率。