RPA 在集團公司財務領域的應用及品牌優勢

文/李泳琪 （江西財經大學）

一、研究背景

近年，RPA（機器人流程自動化）大獲集團公司財務管理部門的歡迎。機器人相較于人類具備以下優勢：機器人可以全天候運行、犯錯率極低、更容易上手新任務、利于監控機器人的工作進度而且機器人的運行速度是人類的五倍。值得關注的是，財務機器人不僅能夠在一年內收回公司因雇傭帶來的管理成本，還可以削減20%-80%的企業開支。被替代的人工操作的工作量和復雜度越高，企業開支節省越顯著。

牛津大學相關領域的科研人員預測，未來的10～20 年內，47% 的工作將自動化、機械化。其優點在于：精準度更高；成本大幅降低；技術投資回收期短；由于每個步驟可被監控和記錄，因此風險更低。

二、公司財務部門工作現狀及存在的問題

（一）公司財務部門工作普遍存在的問題

1.工作繁瑣，簡單工作耗時長

在日常工作中，財務人員每天大量時間都投身于繁瑣單一的基礎工作，比如會計憑證錄制、銀行對賬、增值稅驗證等。這些基礎業務需要大量財務人員手工工作，耗時較長且工作創造的價值低。員工難以從簡單重復性的業務中提升綜合素質，公司的產能因此也很難有效地提升。而業務大量增長要求每個員工能有更高效的工作效率和更強的工作能力，但財務人員因受制于基礎業務，工作效率低下，企業通常采用勞動力集中的戰略。這有可能造成公司的人力成本高，或者由于人力缺失而無限制加班帶來員工滿意度下降。由此可見，簡單繁瑣的財務工作難以實現財務管理工作的本質，即產值最大化、利潤最大化、企業價值最大化、股東財富及相關方利益最大化的愿景。

2.跨崗位溝通效率低、成本高

財務工作通常會涉及很多跨崗位溝通的工作，并且財務的處理結果要及時的傳遞給業務前端或是銷售環節，以便及時與客戶溝通反饋。其中包括了保險公司保費的收取、滿期、理賠支付；外部結算支付渠道以及暢通情況等。此外，跨崗位溝通工作還包括同信息技術人員及時溝通，確保線上財務工作高效運轉。

而這一系列跨崗位工作給財務工作人員帶來了跨崗位的溝通要求，但跨崗位溝通本身的要求極高，需要部門之間有較好的協調性以及方便快捷的線上平臺溝通交流。

3.財務人員的綜合素質難以適應業務變化的需要

近年來，集團公司財務管理逐步將業務從線下轉移到線上，IT 賦能不斷加深，財務管理模式和新興技術的結合持續創新。一方面，新的財務管理系統有效提高了財務管理效率；另一方面，該系統對新技術的應用卻沒有將其功能發揮得淋漓盡致。如今，科技深刻地影響到財務管理的每一個環節，如何通過科技手段提高勞動生產力和工作效率，降低運營風險并改善客戶體驗，這給財務人員提出了一個難題。但財務人員常常花大量時間應付繁瑣的重復性的基礎工作，難以抽出時間站在公司經營的戰略高度思考如何應對潮流進行財務管理創新，從而加快適應公司業務變化和拓展的步伐；另一方面財務從業人員對于基礎性事務的手工處理存在低準確性的問題，這阻礙了公司財務工作質量的提升。

（二）集團公司財務工作存在的問題

1.分公司財務制度差異影響效率

各公司在支付審批、財務報銷、流動資金、固定資產、應收賬款等管控制度上的差異，阻礙了集團整體的財務管控。與此同時，分公司存在大量決策性的事項，由于沒有健全的規章制度，鑒于謹慎性原則，公司財務會全部上報給集團總部財務審批，這會增加集團公司財務部門處理大量不同的財務事項的壓力，由此可能造成集團公司財務部門工作效率低下、準確度不高的問題。

2.核算不規范增加了合并財務報表的壓力

由于業務內容的差異，且集團公司沒有統一規劃財務軟件中的會計科目，也缺乏成文的會計政策和賬務處理規范，各個分公司財務部門會較隨意地處理會計核算。由此導致各公司五花八門地設置了會計科目，會計科目核算的內容因此不盡相同。

不同公司的財務對于編制分錄、內部往來記賬、工程臺賬都有不同的處理，給集團公司帶來了合并財務報表的難度。即使完成了財務報表的合并，其真實性與合理性也有待考究。

3.缺乏監管擴大了經營漏洞

對內對外而言，公司都缺乏完善的規范流程和監管。從公司內部的原材料的購買、產品生產、完成銷售、收回貨款；到公司外部投資、投資資金的收回。工作不能層層把關、審核監督，資金流、物流也不能全面準確反映集團公司的運行情況，公司內控制度不完善，同時缺乏有效監督，由此擴大了公司存在的經營漏洞。

三、RPA 及其在財務領域的應用

（一）RPA 的發展現狀

企業機構在運用RPA 所要面臨的的首要任務是提高生產價值和改善客戶體驗。德勤公司調查發現，95%的公司財務部門表明RPA 提高了公司生產力，94%的公司財務部門表明RPA 極大減少了企業財務成本，93%的企業表明在運用流程機器人后，提高了公司合規率。同時，超過80%的企業機構表明在應用或擴展RPA 中員工更加快樂。

據報道，所有關鍵的自動化利益相關者都支持流程機器人戰略，IT 部門的支持逐年大幅提升。在2017 年時，31%的受訪者對IT 是持有“支持”或“高度支持”的態度。2018 年，超過一半的受訪者表示IT 對其戰略的態度表示“支持”或“高度支持”。高層管理人員，首席財務官和首席執行官等領導者的支持也都有所增加，而高層管理人員的支持仍然很高。

超過90%的受訪企業（已實施或正在擴展人技術）認為，流程機器人已達到或超過了他們對提高生產率，改進合規性和實施成本的期望。鑒于其結果，流程機器人得到了整個企業的支持。

（二） RPA 的優勢

1.改善客戶和員工體驗

RPA 可幫助企業改善客戶服務體驗。在許多情況下，流程機器人縮短了處理時間，提高了準確性和及時性，這意味著企業可以以更好，更一致的方式提供服務。在改善客戶服務體驗的同時，RPA 可以提升員工體驗。財務機器人可以幫助人類進行一些簡單、重復性較高的工作，從而將人類從繁瑣單一的工作中解放出來。某日本電信公司高級總經理提出，“分析表明，我們的銷售團隊花費50%的時間在行政任務上。 流程機器人是重新分配這項工作并改善客戶服務的推動者。 減少工作量只是一個中期結果，并不是目標。”

2.提高財務數據質量和業務處理效率

RPA 徹底改變了原始的工作模式，也讓人們對機器人的印象大有改觀，作為一種全新的技術手段，它不同于以往的工作模式，也不同于以往的實體機器人，它是一種虛擬的機器人，它通過虛擬的勞動力處理公司的財務業務，這可以進一步提高財務數據的質量和業務處理效率，同時輔助公司有效地改善財務管理，推動財務信息化的變革，保障企業財務管理工作的高效運行。

如今，很多企業開始利用RPA技術實現財務或稅務自動化。其中，一個很明顯的優勢是大幅縮短了人工勞動力的時長。比如，人工開發票通常耗時兩分鐘，但在RPA 技術的輔助下，僅僅在數秒之內就可以完成，只需要人工換紙的時間，所以整體來說可以節約80%～90%的時間。第二，RPA 極大程度地提高了工作質量，數據的可靠性接近100%。第三，RPA 技術標準化了企業流程，讓企業的業務保持統一。

3.規范化管理

RPA 的應用是基于既定的業務規則，因此，它要求企業規范管理業務。同時，規范化管理也進一步促進業務數據的準確性。RPA 的應用為全量業務數據稽核審計提供了可能，借助RPA 的稽核與審計，企業可以在較短時間內發現業務的問題，并采取合理的解決方案，提高財務管理的科學性與時效性，促進企業經濟活動的規范化。

4.提升財務信息化水平

借助RPA，企業可以集成各業務系統，構建完備的信息化系統；調整企業的資源投入，改善財務工作的結構，為財務管理的科學發展夯實基礎。在現代信息技術發展的助力下，財務風險管控能力、資源配置能力、決策支持能力、協同服務能力與價值創造能力都可以進一步加強。

安永稅務及企業咨詢部合伙人夏俊女士介紹，“在對接外部系統（如稅務局）的過程中，RPA 可以將來自不同數據源的數據進行自動采集、整合、計算處理，并自動導入目標系統，最終自動完成整體的申報表流程。除此之外，那些對成本歸集要求比較高或者需要從不同的數據源收集數據的領域，比如稅務發票的開具都可以用上RPA。”

（三）財務機器人給集團公司財務部門帶來的變化

1.改變財務工作人員工作職能

財務部門的工作人員在引入財務機器人后，將有更多的時間和精力更加專注于有價值的分析工作。

財務部門工作人員從原來數據的運輸、執行記賬、生成財務報告、內部控制和財務系統的操作等一系列基礎、重復的財務工作中解脫出來，轉而關注于需要判斷或例外情況下的任務和對產出報告進行解釋和說明等高價值的任務上。

2.優化財務會計部的業務流程

對大多集團公司的財務部門而言，客戶的財務會計部每月需從各分行及子公司催收獲取該月報表，經過手工匯總及合并抵消處理，完成編制該月的集團合并財務報告。

集團公司在引入財務機器人輔助財務工作后，財務部門工作的業務流程發生極大的變化。通過系統導出并根據規則完成公司相關業務的財務數據的處理和計算后，機器人實時監控收件箱，收集各子公司報送的月報文件并發出催收提醒。之后，機器人對子公司報送數據進行匯總，并根據抵消規則生成合并抵消分錄。最后，機器人將根據生成的數據，產出當月財務報告。

3.提高財務工作效率

某國有銀行在引入德勤財務機器人后，財務機器人輔助財務部門完成自動化匯總及合并抵消和財務報表的全自動生成等13500 余項操作；同時，財務機器人幫助公司降低人力成本，把工作重心轉移到更高附加值的工作上，幫助公司FTE節約了0.469；財務機器人也起到了縮短財務報告生成周期，幫助集團公司及時發現和響應異常情況，幫助該銀行效率提升了近98.7%。

四、結論

RPA 及相關技術的發展必然取代財務行業內大部分低端勞動力，而相關從業者或多或少要經歷此技術改革陣痛期。但在未來的很長一段時間內，人類在需要創造力、協作力的工作上仍然具有顯著優勢。關鍵是要適應新潮流，提升快速學習能力并不斷學習新知識，尤其是更新自己在數據分析方面的能力，以立于不敗之地。

同時，業財一體化是財務智能化、自動化后的必然趨勢，業務與財務的分析、管控的緊密結合能夠為企業帶來更好發展。故拓寬視野、積極進行跨界學習，努力將自己變為復合型人才也是相關從業者的絕佳選擇。