高校教學秘書對教學管理工作的認識與思考

劉 媛，陳 明，李 僉，付冬梅，劉冰南

（大連工業(yè)大學生物工程學院，遼寧 大連 116034）

教學工作是高校建設工作中的核心。教育部在四川成都召開的新時代全國高等學校本科教育工作會議中提出堅持“以本為本”，推進“四個回歸”，即特別強調(diào)了高校回歸本科教育的重要性。教育教學機制的良好運行是人才培養(yǎng)順利進行的保障，同時教學管理工作又是維護教學秩序，提高教學質(zhì)量的根本。高校教學管理隊伍是由學校教務部門各科室管理人員和二級學院教學管理人員組成的。其中，教學秘書是基層的教學管理人員，隸屬于二級學院，是連接教務處與學院、學院與師生之間的橋梁，在教學管理活動中起著必不可少的作用。在工程教育專業(yè)認證背景下，教學秘書只有根據(jù)自己的工作特點，明確崗位職責，不斷改進工作方法和途徑，才能推進教學管理改革的實施，為優(yōu)異的教學質(zhì)量提供保障。

一、高校教學秘書工作職責與特點

（一）工作職責

教學秘書的工作事項細致而煩瑣，關聯(lián)到很多具體的人和事。主要工作職責包括：教學計劃和教學運行的管理，學生學籍與成績的管理，教學檔案的管理，各類競賽的組織和管理以及各類考試安排，等等，工作內(nèi)容多樣化、復雜化。

（二）工作特點

1.全面管理的綜合性。教學秘書的工作范圍涵蓋了學院教學工作的各個方面，不僅要協(xié)助教學院長做好日常教學把關，還要為教師的教學活動提供服務，更要為每個學生從入學到畢業(yè)的各個階段做好組織和管理工作。

2.下達通知的及時性。教學秘書在工作中需要及時傳達教務處下達的各項通知和任務，并組織教師和學生及時開展各項工作，才能保證教學環(huán)節(jié)的有序進行。時效性是教學秘書必須注意和堅持的原則。

3.上報材料的準確性。教務處要求學院上報的各類材料都有嚴格的時間要求，教學秘書要做到細致、準確地完成上報工作，容不得半點差錯。

4.溝通服務的協(xié)調(diào)性。教學秘書的工作不僅常常需要與教務處、學生處等職能部門打交道，還要與學院師生進行聯(lián)絡。注意溝通對象，懂得溝通方式，是順利進行各項工作的前提，教學秘書必須學會借助有效的溝通手段，善于協(xié)調(diào)，得到他人的理解與支持，建立起彼此協(xié)作、共同進步的和諧關系。

二、高校教學秘書工作改進途徑

怎樣使教學管理工作高效有序地進行，如何保障教學質(zhì)量，是作為一名高校教學秘書值得思考和探究的。筆者結合自身實際工作內(nèi)容，提出以下幾點改進教學管理工作的途徑。

（一）不斷提高自身素質(zhì)能力

作為高校教學秘書，要有提高自身素質(zhì)能力的意識。首先，工作中，要善于與其他教學秘書探討交流，總結他人經(jīng)驗，彌補自身不足，共同提高業(yè)務水平。其次，要及時領會教學文件精神和關注教學動態(tài)，收集有關教學改革與教學建設方面的新觀點、新理念，革新自身的知識素養(yǎng)。最后，要充分利用每次培訓、外出參觀學習的機會，學習優(yōu)秀的教學管理經(jīng)驗，以適應形勢的發(fā)展需要。

（二）增強創(chuàng)新意識

高校教學秘書工作內(nèi)容繁復冗雜，工作對象千變?nèi)f化，若想保證工作順利開展，就需要教學秘書具有創(chuàng)新意識和理念，不能因循守舊，要不斷汲取前言內(nèi)容，不斷更新教學管理理念，在自己的工作崗位上有所創(chuàng)新和突破。

（三）各崗位人員相互協(xié)作

教學秘書的各項工作需要領導的大力支持以及教師和學生的配合，這樣才能得以順利開展。

1.教學秘書與系主任之間的相互協(xié)作。教學秘書可以與系主任協(xié)作共同服務于學院教師，以專業(yè)為單位，以系主任為主導來開展各項教學活動。教學秘書可將教務處下發(fā)給教師的通知及需要上報的材料傳達給各系主任，系主任負責向本專業(yè)教師傳達，并收集匯總材料，以專業(yè)為單位上報給教學秘書。例如，負責組織教師編寫教學大綱、收集實習材料、修訂培養(yǎng)方案、修訂專業(yè)教學計劃、分配教學任務等。這樣不僅大大提高了教學秘書的工作效率，簡化了工作量，還避免了單線聯(lián)系教師導致消息接收不及時，出現(xiàn)材料上報的遺漏。同時，教學秘書還可以與各系主任之間適當?shù)亻_展經(jīng)驗交流活動，系主任可將教師所提出的問題和建議反饋給教學秘書，共同研討和學習，使教學秘書再遇到此類問題時能夠采取更及時有效的方法解決，提高管理的時效性。

2.教學秘書與輔導員之間的相互協(xié)作。教學秘書與輔導員作為學生教學管理和日常管理中的基層工作者，二者的培養(yǎng)目標具有一致性。日常工作中，教學秘書把學生的成績和學分情況，特別是學業(yè)困難的學生情況及時反饋給輔導員，輔導員根據(jù)教學秘書提供的信息，有針對性地進行引導，幫助學生克服困難，順利完成學業(yè)。反之，輔導員經(jīng)常深入學生中間，最能了解學生的想法及在學業(yè)上所遇到的問題和困難，特別是涉及專業(yè)課設置、教學計劃、能力培養(yǎng)方面，輔導員將這些情況反饋給教學秘書，二者之間密切協(xié)作，可以更好地服務于高校的教學和管理。

三、工程教育專業(yè)認證背景下教學秘書工作新思路

工程教育專業(yè)認證在各高校的穩(wěn)步推進，使教學秘書的教學管理工作迎來了新挑戰(zhàn)，專業(yè)認證在教學管理、原始數(shù)據(jù)材料、過程性歸檔材料等方面提出的要求為教學秘書的工作帶來了有益啟示。筆者從自身工作出發(fā)，結合工程教育專業(yè)認證，提出幾點今后工作的新思路。

1.加強以學生為中心教學管理理念。工程教育專業(yè)認證的核心理念是“以學生為中心、產(chǎn)出導向和持續(xù)改進”，教學秘書作為學生的管理者和服務者，工作中應尊重學生的主體地位，保障學生的切身利益，把學生的發(fā)展和現(xiàn)實訴求作為教學管理工作的重心，時刻踐行“以學生為中心”的教學管理理念。

2.加強專業(yè)知識的學習。教學秘書要注重學習和掌握前沿的教學管理方法和教學評估知識等。在教育改革的浪潮下，教學秘書不能安于現(xiàn)狀、滿足于做好本職工作，要不斷拓寬自己的業(yè)務能力和管理水平，積極投身于教學改革事業(yè)中去。教學秘書的專業(yè)能力提升則需要高校組織相應的管理工作培訓，或在職培訓、參觀訪問等，以便其適應時代發(fā)展需求。

3.加強檔案意識。專業(yè)認證需要大量的支撐材料，教學活動原始記錄材料最能真實地反映教學運行狀況，是學院開展后續(xù)工作和專業(yè)認證檢查的重要內(nèi)容。教學秘書應自覺做好檔案管理，特別是要提倡原始痕跡的保留，過程做足了，佐證材料便很容易收集整理。同時對于材料的整理，不能僅停留在表面上，還要做好分類和編目，并應用現(xiàn)代化辦公技術，實現(xiàn)教學材料電子化和信息化。

四、總結

高校教學秘書的工作是教學管理工作的有力支撐點和著眼點，了解教學秘書的工作職責，找出工作中存在的問題并提出好的改進方法，有利于教學秘書更好地發(fā)揮其在教學管理工作中的作用。工程教育認證提出的新理念、新要求，為教學秘書的工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，只有緊跟教學改革形勢，夯實自身素質(zhì)能力，做勇于創(chuàng)新的實踐者和勤于拼搏的開拓者，才能成為教學管理的行家，為學校內(nèi)涵建設和整體實力的提升貢獻力量。